Taxation for service providers: see how to pay less tax

Do you know how taxation works for service providers and what you can do to pay less tax? If you have any questions on the subject, you've come to the right place.

 

 

In this article CLM Controller will detail taxation for service providers who work as individuals and as legal entities. It's worth a look!

 

Ouça nosso podcast aonde Rodrigo e Bea compartilham dicas práticas para reduzir impostos de forma legal e estratégica.

 

 

Taxation for individual service providers

 

Prestadores de serviços que trabalham como pessoa física (sem constituir CNPJ) são tributados conforme a tabela progressiva do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF). As alíquotas vão aumentando conforme a faixa de renda, chegando até 27,5% no último escalão.

 

Veja a tabela mensal vigente do IRPF:

 

Calculation basis	Rate	Portion to be deducted
Up to 2,259.20	Exempt	Exempt
From 2,259.21 to 2,826.65	7.50%	R$ 169.44
From 2,826.66 to 3,751.05	15%	R$ 381.44
From 3,751.06 to 4,664.68	22.50%	R$ 662.66
Above 4,664.68	27.50%	R$ 896,00

 

Tabela 1: Tabela mensal do Imposto de Renda Pessoa Física aplicável em 2024

Note que valores mensais acima de R$4.664,68 estão sujeitos à alíquota máxima de 27,5%, com uma parcela fixa de R$896,00 a deduzir no cálculo do imposto.

Além do IRPF, o profissional autônomo normalmente precisa contribuir ao INSS como contribuinte individual e também está sujeito ao ISS (Service Tax) municipal (alíquota geralmente entre 2% e 5% sobre o valor do serviço). Por exemplo, um autônomo pode pagar cerca de 5% de ISS sobre seus serviços, dependendo da cidade, além do INSS mensal.

Essas obrigações, somadas ao Imposto de Renda, fazem com que atuar como pessoa física geralmente resulte em uma carga tributária elevada. Sem dúvida, essa não é a opção mais econômica quando o rendimento aumenta, pois as deduções são limitadas e as alíquotas progressivas do IRPF podem abocanhar uma fatia significativa do seu faturamento.

Exceção – MEI: Para prestadores de serviços com faturamento bem baixo, vale considerar a formalização como Individual Microentrepreneur (MEI), uma categoria simplificada dentro do Simples Nacional.

O MEI permite emitir CNPJ e pagar impostos fixos mensais (independentes do lucro) desde que o faturamento anual não exceda R$ 81.000,00.

Em 2024, o DAS-MEI de prestadores de serviços fica em torno de R$ 75,60 por mês, englobando 5% do salário-mínimo para o INSS e R$ 5,00 de ISS fixo. Ou seja, mesmo ganhando perto do limite anual (R$ 81 mil), o MEI pagará menos de R$ 1.000 em tributos no ano inteiro – uma carga efetiva abaixo de 1,5% do faturamento!

Para quem se enquadra nas regras do MEI (atividades permitidas e sem sócios), esta é a forma mais barata de tributação. Por outro lado, quem ultrapassa o limite do MEI ou exerce atividades não permitidas terá que partir para regimes tributários convencionais (como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

 

Taxation for service providers in Simples Nacional

 

 

O Simples Nacional is a tax regime that can be used by service providers who have a CNPJ and earn up to R$ 4.8 million a year.

Under this system, the contribution rate will take into account the annual turnover of the company providing services and the type of activity it carries out.

There are three possible annexes with rates for calculating taxes in the area of services. Check with our accountants to see which of the options your type of activity is taxed on.

 

Annex III

 

Track	Revenue in 12 months	Rate	Amount to be deducted
1ª	Up to 180,000.00	6.00%	--
2ª	From 180,000.01 to 360,000.00	11,20%	R$ 9,360.00
3ª	From 360,000.01 to 720,000.00	13,20%	R$ 17,640.00
4ª	From 720,000.01 to 1,800,000.00	16.00%	R$ 35.640,00
5ª	From 1,800,000.01 to 3,600,000.00	21.00%	R$ 125.640,00
6ª	From 3,600,000.01 to 4,800,000.00	33.00%	R$ 648.000,00

 

Annex IV

 

Track	Revenue in 12 months	Rate	Amount to be deducted
1ª	Up to 180,000.00	4.50%	-
2ª	From 180,000.01 to 360,000.00	9.00%	R$ 8,100.00
3ª	From 360,000.01 to 720,000.00	10,20%	R$ 12,420.00
4ª	From 720,000.01 to 1,800,000.00	14.00%	R$ 39.780,00
5ª	From 1,800,000.01 to 3,600,000.00	22.00%	R$ 183.780,00
6ª	From 3,600,000.01 to 4,800,000.00	33.00%	R$ 828.000,00

 

Annex V

 

Track	Revenue in 12 months	Rate	Amount to be deducted
1ª	Up to 180,000.00	15.50%	--
2ª	From 180,000.01 to 360,000.00	18.00%	R$ 4.500,00
3ª	From 360,000.01 to 720,000.00	19.50%	R$ 9.900,00
4ª	From 720,000.01 to 1,800,000.00	20.50%	R$ 17.100,00
5ª	From 1,800,000.01 to 3,600,000.00	23.00%	R$ 62.100,00
6ª	From 3,600,000.01 to 4,800,000.00	30.50%	R$ 540.000,00

 

Important: Ao contrário do que muitos pensam, nem sempre o Simples Nacional é a opção mais econômica para prestadores de serviços em qualquer situação.

Embora ele ofereça praticidade e, de fato, beneficie empresas de menor porte, conforme o faturamento e o tipo de serviço aumentam, a carga tributária do Simples pode se aproximar (ou até superar) a de outros regimes.

Por exemplo, atividades enquadradas no Anexo V, com faturamento alto e despesas baixas, podem acabar pagando uma porcentagem significativa da receita em impostos no Simples. Nesses casos, é fundamental avaliar alternativas como o Lucro Presumido – que veremos a seguir – onde a tributação pode ser menor a partir de certo patamar de receitas.

Rodrigo Ribeiro

 

 

Taxation for service providers under Presumed Profit

 

O Presumed Profit is a tax regime that can be used by service providers who have a CNPJ and earn up to R$ 78 million a year.

In addition, while in Simples Nacional taxes are paid in a single monthly payment, with rates that vary according to turnover.

In Presumed Profit, cada imposto é pago em sua própria guia e as alíquotas são fixas, ou seja, não variam com o crescimento do faturamento.

The basic list of Presumed Profit rates is as follows:

• IRPJ: 15%
• CSLL: 9%
• PIS: 0.65%
• COFINS: 3%
• ISS: 2% to 5%

At first, the IRPJ and CSLL rates may catch your eye, but they are not calculated on company turnover but on a percentage of it, i.e. the famous Presumed Profit.

Below we present two tables with the presumption rates, one for IRPJ and the other for CSLL.

 

IRPJ - Corporate Income Tax

 

Activities	Rate
Freight Transportation Service Real Estate Services Hospital Services Rural Services.	8 %
Transportation services (except freight) General Services (with gross revenue up to R$ 120,000/year)	16%
Professional Services Business Intermediation Services Property Management and Leasing Services - Services in general, for which no specific percentage has been set	32%

 

CSLL - Social Contribution on Net Profit;

 

Activities	Rate
Hospital Services Transportation Services	12%
Services in general, except hospital and transportation services	32%

 

Therefore, the highest effective rates of IRPJ and CSLL in Presumed Profit for service providers are respectively:

• IRPJ: 4.80%
• CSLL: 2.88%

That said, we can say that the final Presumed Profit rate for service providers can vary from 13.33% to 16.33% on turnover, distributed as follows:

• IRPJ: 4.80%
• CSLL: 2.88%
• PIS: 0.65%
• COFINS: 3%
• ISS: 2% to 5% (depending on municipal legislation).

There's no doubt about it, when it comes to taxation for service providers, the best way to save on paying taxes is to opt for the opening a CNPJ with the guidance of a specialized accounting firm.

 

Frequently Asked Questions

 

1. What is the best tax regime for service providers?

It depends on the activity and turnover. Simples Nacional is advantageous for companies with lower revenues and activities with reduced tax rates. Presumed Profit can be more economical for those with low profit margins and lean costs. Real Profit is ideal when there are tax losses or a high volume of deductible expenses.

2. How can a service provider legally pay less tax?

Through tax planningThis includes: choosing the right regime, reviewing CNAEs, taking advantage of credits, separating income by activity, and strategic tax frameworks. A complete diagnosis helps to find these opportunities.

3. Is it worth changing tax regimes over time?

Yes, as long as it's planned. Changes in the company's size, cost structure or legal changes may justify changing the regime. The decision should be based on comparative simulations carried out by a specialized accountant.

4. What common mistakes cause service providers to pay more tax than they should?

• Wrong choice of tax regime

• Outdated or inappropriate CNAE

• Lack of control over costs and deductible expenses

• Do not separate revenue by type of service

• Lack of updating with changes in legislation

 

Como Pagar Menos Impostos Legalmente: 4 Dicas Práticas

 

Mesmo dentro do regime escolhido, existem estratégias de tax planning que podem reduzir a carga de impostos legally, sem sonegação. Aqui vão quatro dicas essenciais para prestadores de serviços economizarem dentro da lei:

 

Escolha o regime tributário adequado

 

Fazer a opção correta entre Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real é a decisão mais importante. Leve em conta seu faturamento previsto, margem de lucro e tipo de atividade. O Simples é vantajoso para empresas menores e atividades com alíquota reduzida, enquanto o Lucro Presumido pode ser mais econômico para quem tem margens de lucro altas e poucos custos dedutíveis. Empresas com prejuízo fiscal ou muitas despesas dedutíveis podem se beneficiar do Lucro Real. Avalie periodicamente se o regime atual continua sendo a melhor opção.

 

Enquadre corretamente sua atividade e CNAE

 

Verifique se sua empresa está classificada no CNAE (Código de Atividade) mais favorável. Às vezes, uma mesma prestação de serviço pode se enquadrar em descrições diferentes – algumas com tributação menos onerosa. No Simples Nacional, por exemplo, atividades em certos anexos pagam bem menos imposto.

Se for possível enquadrar parte do seu serviço em um anexo com alíquota menor (ou separar as atividades em empresas distintas), isso pode reduzir a carga tributária. Sempre mantenha seu cadastro atualizado e em conformidade com a lei, mas explore enquadramentos lícitos mais vantajosos.

 

Aproveite incentivos e deduções fiscais

 

In Lucro Presumido e Lucro Real, fique atento a créditos e despesas dedutíveis. No Lucro Presumido, embora a base seja fixa, você pode deduzir do IRPJ/CSLL alguns incentivos (como patrocínio cultural via Lei Rouanet, por exemplo) ou usar créditos de PIS/COFINS se estiver no regime não-cumulativo (caso específico de algumas empresas).

In Real Profit, é fundamental contabilizar todas as despesas necessárias à atividade, pois elas reduzem o lucro tributável e, portanto, os impostos. Despesas com folha de pagamento, insumos, aluguel, viagens a trabalho, treinamento, entre outras, podem ser deduzidas conforme as regras fiscais – garantindo que você pague imposto apenas sobre o lucro real remanescente.

 

Faça um bom controle financeiro e acompanhe a legislação

 

Erros comuns que levam prestadores a pagar mais impostos incluem falhas de organização e desconhecimento legal. Mantenha um controle rigoroso do faturamento para não ultrapassar limites do seu regime (evitando desenquadramento surpresa do Simples, por exemplo). Tenha também controle dos custos e despesas – isso ajuda tanto a justificar deduções no Lucro Real quanto a avaliar se o lucro presumido condiz com sua realidade.

Separe receitas por tipo de serviço/produto, se sua empresa atua em atividades distintas, pois pode haver tratamentos tributários diferentes (como alíquotas de ISS ou anexos do Simples diferentes). Por fim, mantenha-se atualizado sobre mudanças na legislação tributária.

Leis e regulamentações fiscais mudam com frequência no Brasil; novas faixas de imposto de renda, atualização de limites do Simples, criação de incentivos ou alterações de alíquotas podem impactar diretamente seu negócio. Estar informado permite reagir rápido – seja aproveitando um benefício fiscal recente, seja adaptando-se para evitar penalidades.

Seguindo essas estratégias e contando com orientação profissional quando necessário, é possível reduzir significativamente o peso dos tributos no seu negócio de prestação de serviços, de forma 100% legal. O planejamento tributário, quando bem feito, identifica oportunidades de economia que muitas vezes passam despercebidas no dia a dia.

 

How does CLM Controller help service providers save money?

 

CLM carries out a complete diagnosis of the company's operations and tax structure, assessing the best regime, reviewing accounting procedures and proposing strategic adjustments. The aim is to reducing the tax burden with legal certainty and improving financial management.

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