Cuando se trata de dar de baja activos fijos, especialmente activos que se amortizan con el tiempo, es habitual tener dudas sobre si darlos de baja o no.
Aunque el activo ya no sea útil, no existe autorización legal para darlo de baja. Esto sólo puede ocurrir cuando el activo se retira definitivamente del activos de la empresa. Mientras el activo no se dé físicamente de baja, debe permanecer registrado en el departamento de contabilidad.
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA AMORTIZACIÓN DEL INMOVILIZADO
El contribuyente debe probar el acto o hecho económico en el que se basan las anotaciones contables, de conformidad con la legislación mercantil y fiscal. El proceso de dar de baja un inmovilizado requiere la intervención de documentación hábil y adecuada, es decir, aunque no exista formalidad impuesta por la ley en cuanto a la enajenación del activo.
Es importante subrayar que toda amortización debe constar en un documento competente, como un informe policial, una factura de venta, una factura de donación, una chatarra, una donación en pago, etc.
Si por alguna razón la empresa no demuestra que el activo se ha dado de baja físicamente, el valor contable de la baja se considerará una pérdida de explotación que no es deducible a la hora de determinar el Beneficio Real y la Contribución Social sobre el Beneficio Neto.
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CONOZCA LOS MODELOS DE AMORTIZACIÓN DE INMOVILIZADO MÁS HABITUALES:
- Vender;
- Obsolescencia o desguace;
- Inexistencia física;
- Reclamaciones;
- Donación;
- Pago sustitutivo.
Hablemos un poco de cada uno de estos modelos:
Vender
La enajenación mediante venta es el modelo más común para dar de baja el inmovilizado, un procedimiento que debe llevarse a cabo utilizando todos los documentos que permitan probar y conocer el resultado real, ya se trate de la ganancia o la pérdida de la operación.
Obsolescencia o desguace
Para dar de baja un activo obsoleto o desechado, es imprescindible que la empresa disponga de un informe técnico que indique los motivos y datos que justifican la baja.
El registro contable de la baja de activos obsoletos o desechados actúa como un cargo en una cuenta derivada de la amortización acumulada, así como un abono en la cuenta de coste del activo, cuyas contrapartidas deben contabilizarse en una cuenta separada con el resultado del periodo que registrará el valor neto del activo dado de baja.
Inexistencia física
Cuando se finalizan los inventarios físicos del inmovilizado, es habitual encontrarse con excedentes contables, es decir, aquellos activos que existen en la contabilidad pero que aún no han sido objeto de un inventario físico.
Por lo tanto, el primer paso es asegurarse de que el activo en cuestión existe o no, y luego iniciar una investigación sobre el asunto.
Es importante mencionar que existen diversas probabilidades para este escenario, como activos extraviados o problemas con los procedimientos de desmovilización, por ejemplo, activos desechados que han sido víctimas de una eliminación inadecuada debido a la falta de comunicación a la persona responsable de los activos y, como resultado, no se ha llevado a cabo la amortización.
Además, los activos perdidos por valor superior a 1.200,00 RTP4T pueden amortizarse con la aprobación del consejo de administración.
Sin embargo, debe saber que en este caso será objeto de impugnación por parte de Hacienda, con la posibilidad de ser sancionado de acuerdo con lo establecido en la ley, como venta sin factura, beneficios indirectos, simulación u ocultación de los hechos, entre otros factores.
Se recomienda que el empresario siga estos tres pasos: Informe de investigación, Dictamen de la Sección de Activos y Aprobación del Consejo.
Reclamaciones
Tan pronto como exista una póliza de seguro para un activo concreto, el importe equivalente a la indemnización por la pérdida del inmovilizado material debe reconocerse como ingreso de explotación.
Este factor puede observarse en el ejemplo más común de todos, que es el de los vehículos, ya que el activo dañado se dará de baja como parte del activo, además de reconocerse en la cuenta de resultados.
Por otro lado, la indemnización recibida por la aseguradora se considerará el precio de venta del bien siniestrado, que deberá cargarse en una cuenta de deudores del activo circulante, además de abonarse en otra cuenta de ingresos de explotación del ejercicio.
Por lo tanto, tras realizar los registros contables, se calculará la plusvalía o minusvalía de la operación, y si hay plusvalía, el importe estará sujeto al Impuesto sobre la Renta y a la Contribución Social sobre el Beneficio Neto.
Mientras tanto, si la pérdida se materializa, será deducida por las empresas que opten por el Beneficio Real.
Por otro lado, si la empresa adquirió créditos del Impuesto sobre Circulación de Mercancías y Servicios (ICMS), Programa de Integración Social (PIS) y Contribución Social sobre los Beneficios Netos (CSLL), es importante saber que los saldos remanentes de los respectivos créditos deberán incluirse en el coste de adquisición del bien para calcular la plusvalía o minusvalía.
Donación para amortización de inmovilizado
Las donaciones están previstas en el artículo 13 de la Ley nº 9.249 de 1995, así como en el artículo 365 del RIR/99, y sólo son deducibles si se trata de donaciones benéficas.
Por ejemplo:
Inmovilizado 25.000,00
Amortización acumulada 20.000,00
Valor contable 5.000,00
D - Donación deducible (o no deducible) 5.000,00
D - Amortización acumulada 20.000,00
C- Inmovilizado 25.000,00
Pago sustitutivo
El pago en especie consiste en entregar un objeto en lugar de dinero como forma de pago, siempre que el acreedor esté de acuerdo.
Además, el tratamiento contable será el mismo que para una compraventa de inmovilizado, y la plusvalía o minusvalía deberá calcularse como de costumbre.
También es necesario corregir el valor del activo desde la fecha de adquisición hasta la fecha de venta, ya que lo mismo ocurre con el valor de la depreciación acumulada durante el mismo periodo para calcular el valor residual contable, que será el coste de venta del activo.
Esperamos que nuestro contenido haya contribuido a aclarar sus dudas sobre el tema.
En cualquier caso, estamos disposición a seguir hablando.
