¿Por qué formalizar su empresa?
Antes de comprender el proceso paso a paso de creación de una empresa, es importante destacar las ventajas de la formalización:
- Protección jurídica y reconocimiento del mercado
- Emisión de facturas
- Acceso a líneas de crédito y financiación
- Posibilidad de participar en licitaciones públicas
- Derechos de seguridad social como el INSS y las pensiones
- Facilidad para ampliar, contratar y crecer
Además, quienes operan de manera informal corren riesgos como las liquidaciones fiscales, las dificultades para asociarse comercialmente y las limitaciones para prestar servicios a empresas más grandes.
Documentos necesarios para abrir un negocio
Para abrir una empresa en Brasil, necesitará algunos documentos esenciales. Entre ellos figuran:
- DNI y CPF de los socios;
- Prueba de residencia de los socios;
- Estatutos registrados en la Junta de Comercio del Estado;
- Solicitud del CNPJ, obtenida en el sitio de la Receita Federal;
- Justificante de la dirección de la empresa, importante para expedir una licencia comercial.
Dependiendo de la actividad económica de la empresa, puede ser necesario obtener licencias especiales, como una licencia sanitaria (para empresas del sector alimentario o sanitario) o una licencia medioambiental (para empresas que tengan repercusiones sobre el medio ambiente).
Cómo elegir un régimen fiscal
Elegir el régimen fiscal adecuado es una de las decisiones más importantes para cualquier empresario. En Brasil hay tres opciones principales:
- Simples NacionalEste sistema está dirigido a microempresas y pequeñas empresas con un volumen de negocios anual de hasta 4,8 millones de R$. Unifica varios impuestos en un único pago mensual, lo que simplifica la gestión fiscal de la empresa.
- Beneficio presuntoEste régimen, adecuado para empresas con un volumen de negocios de hasta R$ 78 millones al año, se basa en una presunción de beneficios sobre los ingresos brutos. Se recomienda a empresas capaces de prever sus beneficios de forma estable.
- Beneficio realLo utilizan las empresas que facturan más de 78 millones de R$ al año o que operan en sectores específicos, como el financiero. La tributación se calcula sobre el beneficio real de la empresa, lo que puede resultar ventajoso para empresas con márgenes de beneficio más reducidos.
La elección correcta del régimen fiscal puede evitar una carga fiscal innecesariamente elevada y garantizar la salud financiera de la empresa a largo plazo.
La importancia del CNAE a la hora de crear una empresa
La CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas) es un código que define las actividades económicas que puede realizar una empresa. La elección correcta de la CNAE es fundamental, ya que afecta directamente a la carga fiscal de la empresa, además de determinar si la empresa puede encajar en el Simples Nacional, un régimen fiscal simplificado. La empresa puede elegir más de un CNAE, clasificando tanto las actividades principales como las secundarias. Esta clasificación también influye en la necesidad de obtener licencias especiales, como las sanitarias o medioambientales.
Libro electrónico
Planificación estratégica
Etapas de la creación de una empresa
Paso 1 - Defina el tipo de empresa que le conviene
El primer paso para crear una empresa desde cero es entender qué tipo jurídico se adapta mejor a su realidad. Existen diferentes tipos jurídicos en Brasil, y elegir el adecuado tendrá un impacto directo en el funcionamiento de su empresa.
MEI - Microempresario individual: El microempresario individual es ideal para los profesionales autónomos que empiezan y ganan hasta 81.000 R$ al año. Es la forma más sencilla de formalización.
Ventajas:
- Proceso de apertura gratuito y simplificado
- Bajos pagos mensuales fijos de impuestos
- Acceso a las prestaciones del INSS
- Posibilidad de emitir facturas
Sin embargo, no todas las actividades pueden ser MEI, y el empresario puede contratar a un máximo de 1 empleado. En otras palabras, no todas las empresas pueden entrar en esta categoría.
Atención: Si busca información sobre cómo abrir una empresa MEI, lo ideal es consultar a los CNAE autorizados.
Empresario Individual (EI): Este tipo de sociedad permite a un solo empresario formalizar la apertura de una empresa, es decir, no es necesario tener socios.
La EI tampoco tiene las limitaciones de la MEI, pero tiene la desventaja de no separar el patrimonio individual del empresario del patrimonio de la empresa, lo que significa que las deudas contraídas con la persona jurídica pueden cobrarse de la persona física.
Sociedade Limitada Unipessoal (SLU): Esta es actualmente la opción más adecuada para quienes desean abrir una empresa unipersonal, es decir, sin socios.
La gran ventaja de la SLU es la separación de activos, una característica que protege el patrimonio personal del empresario de las deudas de la empresa.
Sociedad Limitada (LTDA): Ideal para quien inicia un negocio con socios. Es el modelo más utilizado en Brasil, ya que permite la división de acciones y tiene una estructura flexible.
Al igual que las SLU, las sociedades de tipo LTDA protegen el patrimonio del empresario de posibles deudas de la empresa.
Paso 2 - Elegir el mejor régimen fiscal
Tras definir el tipo de empresa, el siguiente paso es elegir el régimen fiscal ideal para su negocio. Esto es esencial si quiere pagar menos impuestos y asegurarse de que su empresa cumple con las autoridades fiscales. Eche un vistazo a las opciones:
Simples Nacional:
Es el modelo más utilizado por las pequeñas empresas en Brasil. Reúne hasta 8 impuestos en un único formulario (DAS), con tipos progresivos en función del volumen de negocio.
- Facturación de hasta 4,8 millones de R$ al año
- Ideal para pequeñas empresas y proveedores de servicios
- Tasas efectivas de 4% a alrededor de 19,5%
- El marco puede variar en función del factor R (en la zona de servicio)
Cuando se trata de iniciar un negocio sencillo, Simples Nacional suele ser la opción más ventajosa.
Beneficio presunto:
Adecuado para empresas que no entran en el régimen Simples o tienen un elevado margen de beneficios.
- Facturación anual de hasta 78 millones de R$
- Tasas de IRPJ y CSLL fijado en el porcentaje estimado de beneficio
- Impuestos separados: PIS, COFINS, ISS, IRPJ, CSLL
- Puede ser ventajoso para los proveedores de servicios con bajos costes
Beneficio real:
Obligatorio para las empresas con un volumen de negocios superior a R$ 78 millones o actividades específicas (por ejemplo, instituciones financieras).
- Cálculo basado en el beneficio realmente obtenido
- Más burocrático, pero puede generar ahorros fiscales en determinados casos
- Ideal para empresas con márgenes bajos y un estricto control del gasto
La elección entre Beneficio presunto o Beneficio real debe hacerse con la ayuda de un contable para un análisis completo.
Paso 3 - Reunir los documentos necesarios
Ahora que conoce el tipo y el régimen, es el momento de reunir la documentación para formalizar su empresa.
Documentos e información del empresario:
- DNI y CPF
- Prueba de residencia
- Credencial de elector o certificado digital
- Prueba del estado civil
Documentos e información de la empresa:
- Dirección profesional (puede ser residencial en algunos casos)
- Nombre comercial y razón social
- Actividades realizadas (CNAE
- Capital social
Importante: Para aquellos que buscan cómo abrir un CNPJ o cómo crear una empresa, esta etapa requiere una atención especial. La elección del CNAE, por ejemplo, influye directamente en la fiscalidad.
Paso 4 - Inscripción en la Junta de Comercio y en el Servicio de Impuestos Internos
Con los documentos en la mano, el departamento de contabilidad hará los registros:
- Registro Mercantil - donde se constituirá formalmente su empresa
- Hacienda - expedición de la tarjeta CNPJ
- Ayuntamiento - para obtener una licencia comercial
- Vigilancia Sanitaria y Bomberos - si la actividad lo requiere
- Registro estatal - para empresas que venden productos (requiere IE)
Este proceso se conoce como crear una empresaEsto debe hacerse con la ayuda de una empresa de contabilidad fiable para evitar errores y retrasos.
Abrir una empresa en línea
La digitalización del proceso de creación de empresas en Brasil ha facilitado la vida a los emprendedores. El sistema Redesim, que integra varios organismos responsables del registro de empresas, permite que gran parte del proceso se realice en línea, como el registro en la Junta de Comercio y la obtención del CNPJ. Para las PYME, el proceso es totalmente en línea y puede completarse en pocas horas. Para empresas más grandes, sin embargo, el tiempo puede variar debido a la necesidad de aprobaciones adicionales, como licencias específicas.
La importancia del contrato social
Los estatutos son el documento que formaliza la creación de la empresa, estableciendo las normas de funcionamiento, las responsabilidades de los socios, el capital social y el reparto de beneficios. Es obligatorio para la mayoría de las empresas (excepto las IME) y debe registrarse en la Junta de Comercio del Estado donde vaya a tener su sede la empresa. Unos estatutos bien redactados evitan futuros conflictos entre los socios y garantizan que todos los aspectos de la empresa queden claros desde el principio.
Hoja de cálculo
Beneficio presunto
¿Cuánto cuesta crear una empresa en Brasil?
Una pregunta muy común entre los nuevos empresarios es cuánto cuesta abrir un negocio. La verdad es que los costes pueden variar según la ciudad, el tipo de actividad y la estructura deseada. Sin embargo, es posible hacer una lista de las principales partidas implicadas:
Gastos de registro obligatorio
- Tasa de la Junta de Comercio: entre R$ 100,00 y R$ 500,00 según el Estado;
- Emisión de certificado digital: Varía entre R$ 150,00 y R$ 300,00 al año;
- Honorarios de contabilidad: El importe puede variar en función de la empresa contable contratada, el tamaño de la empresa, la actividad, el volumen de negocio y el número de empleados
- Permisos y licencias: algunos ayuntamientos eximen a las pequeñas empresas, otros cobran tasas de hasta 1.000 R$ o más, dependiendo del segmento.
Quienes deseen saber cómo crear una empresa con poco dinero pueden empezar con una estructura más sencilla (como SLU o ME) e ir ampliándola a medida que crezcan.
Tiempo medio para crear una empresa
El tiempo medio que se tarda en abrir una empresa en Brasil varía en función del estado y del tipo de negocio. En algunos estados, el proceso puede completarse en menos de 2 días, mientras que en otros puede llevar hasta 5 días. Este tiempo incluye etapas como la formalización de los estatutos, la obtención de un CNPJ, el registro estatal y municipal y la obtención de una licencia comercial. Para las MEI (Microempresas Individuales), el proceso puede ser aún más rápido, y a menudo se lleva a cabo totalmente en línea.
¿Cómo pagar menos impuestos al crear una empresa?
Muchos empresarios se preguntan si hay formas legales de pagar menos impuestos. La respuesta es sí, siempre que se lleve a cabo una buena planificación fiscal, basada en las normas del Servicio de Impuestos Internos.
He aquí algunas estrategias que marcan la diferencia:
Elegir el régimen fiscal adecuado
O Simples Nacional puede ser más ventajoso para quienes ganan hasta 4,8 millones de R$, mientras que el Beneficio Presunto puede ser mejor para los proveedores de servicios con un margen elevado. El Beneficio Real, por su parte, es ideal para empresas con menores beneficios o que pueden amortizar muchos gastos.
Separar el reparto de beneficios del trabajo
Muchos empresarios confunden salario y beneficio. Lo ideal es definir un pro-trabajo compatible y repartir el resto como beneficio, exento de IRPF - siempre que se contabilice correctamente.
Aprovechar los incentivos fiscales
Algunos municipios y estados ofrecen ventajas fiscales a las empresas tecnológicas, innovadoras y exportadoras, entre otros segmentos.
Estas acciones son posibles con el apoyo de una asesoría fiscal especializada.
Errores comunes al crear una empresa
Saber cómo abrir un negocio sencillo también implica saber qué hay que evitar. He aquí los errores más comunes de quienes empiezan:
- Elegir el tipo de empresa o el régimen fiscal equivocados;
- No disponer de apoyo contable;
- Falta de regularización de la actividad con permisos y licencias;
- Ignorar las obligaciones fiscales mensuales y anuales;
- Mezclar las finanzas personales y las de la empresa.
Evitar estos errores puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su empresa.
Licencia de explotación y permisos especiales
es el documento que autoriza a una empresa a operar legalmente. Lo expide el ayuntamiento y acredita que el negocio cumple los requisitos de zonificación y seguridad del municipio. El tiempo que se tarda en obtener una licencia puede variar, pero suele ser de hasta 30 días.
Además de la licencia, algunas empresas necesitan licencias especiales para operar. Por ejemplo:
- Licencia sanitariaRequisitos para las empresas que operan en los sectores alimentario, farmacéutico o sanitario.
- Licencia medioambientalObligatorio para empresas que puedan tener un impacto medioambiental, como las industrias.
- Certificado de seguridad del Cuerpo de BomberosImprescindible para garantizar que la empresa cumple la normativa de seguridad contra incendios.
Según el sector de actividad, puede ser necesario obtener permisos expedidos por organismos federales, estatales o municipales.
Consejos para mantener regularizada su empresa tras la apertura
Una vez que haya entendido cómo abrir una empresa, el siguiente reto es mantenerla al día de todas las obligaciones legales y fiscales. Esto es esencial para garantizar el buen funcionamiento de tu empresa y evitar multas, bloqueos o liquidaciones.
He aquí algunos consejos esenciales:
- Emitir facturas correctamente.
Si su empresa presta servicios o vende productos, es obligatorio emitir una factura electrónica (NF-e o NFS-e). Consulta con tu contable qué sistema utilizar y las normas específicas de tu municipio o estado.
- Pague sus impuestos a tiempo.
Las empresas Simples Nacional pagan la DAS mensualmente. Por otro lado, las empresas de Ganancia Presunta o Ganancia Real tienen otros formularios específicos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ISS. Asegúrese de cumplir puntualmente con estos compromisos.
- Organice sus nóminas
Cuando contrata empleados, necesita calcular correctamente cargas como INSS, FGTS e IRRF, así como presentar obligaciones como eSocial, GFIP, CAGED y otras.
- Organice sus cuentas.
Las empresas deben llevar al día sus libros contables. Incluso para las pequeñas empresas, una contabilidad completa ayuda a controlar los ingresos, los gastos, los beneficios y a distribuir correctamente los ingresos.
- Cumplir las obligaciones accesorias.
Además de los impuestos, hay varias declaraciones obligatorias como:
- DEFIS (para las empresas de Simples Nacional);
- DCTF, ECD e ECF (para Beneficio Presunto y Beneficio Real);
- DIRF e RAIS (relacionado con las nóminas).
Con la ayuda de un contable, no tendrá que preocuparse de esto en el día a día.
Hoja de cálculo
Impuestos sencillos
Cómo hacer que su empresa siga creciendo con el apoyo contable adecuado
Una vez que haya entendido cómo abrir una empresa y formalizar su negocio, el siguiente reto es garantizar un crecimiento constante y sostenible. Para ello, es esencial adoptar prácticas de gestión eficientes, mantener la organización financiera y, sobre todo, elegir una empresa de contabilidad que esté alineada con las necesidades de su empresa.
Uno de los primeros pasos para hacer crecer su empresa con seguridad es controlar bien el flujo de caja, registrando diariamente las entradas y salidas. También es esencial mantener separadas las finanzas personales de las empresariales, evitando confusiones que puedan poner en peligro el equilibrio financiero del negocio. En este proceso, contar con una contabilidad especializada marca la diferencia.
Elija una empresa de contabilidad que tenga experiencia en su sector. Esto evita errores y permite identificar oportunidades de ahorro, especialmente en relación con la carga fiscal. Más que "llevar la contabilidad", lo ideal es contar con un socio que ofrezca asesoramiento fiscal continuo, ajustando el régimen fiscal en función del crecimiento de la empresa y garantizando el ahorro fiscal legal.
Otro punto importante es el uso de sistemas digitales, que facilitan el envío de documentos, la emisión de facturas y el control de las finanzas en tiempo real. Un buen apoyo también es esencial: opta por contables que ofrezcan un servicio humanizado, que estén disponibles para responder a las preguntas y orientar las decisiones.
Por último, con el apoyo de informes contables, indicadores de rendimiento y objetivos claros, tendrá más confianza para tomar decisiones estratégicas y aprovechar las oportunidades del mercado. Con planificación y apoyo técnico, su empresa estará preparada para evolucionar de forma sólida y estructurada.
Vídeo explicativo
Para entenderlo aún mejor, vea el vídeo de Beatriz Oliveira y Ricardo Moraes, expertos de Controlador CLMEn el vídeo, explican detalladamente cada etapa del proceso de creación de una empresa. En el vídeo abordan desde la elección de un CNAE hasta la obtención de licencias especiales, pasando por valiosos consejos sobre el régimen fiscal y los documentos necesarios.
Conclusión
Ahora que ya sabe cómo abrir una empresa, conoce los documentos necesarios, los tipos de empresa y las mejores formas de tributación, es hora de ponerlo todo en práctica.
Tanto si eres un principiante que busca cómo abrir una empresa MEI, alguien que quiere entender cómo abrir una empresa desde cero, o un emprendedor que busca cómo abrir un CNPJ para escalar su negocio - el apoyo de profesionales especializados marcará la diferencia en este viaje.
A CLM Controller Contabilidad ofrece servicios completos de creación de empresas, contabilidad para empresas de todos los tamaños y asesoría fiscalayudarle a elegir el mejor régimen fiscal para su empresa.
