Contabilidad online: ¿Cómo elegir la mejor para mi empresa?

¿Qué es la contabilidad en línea? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Qué debe tener en cuenta a la hora de contratar? Descúbralo todo aquí.

La contabilidad online traslada el servicio de contabilidad tradicional al mundo digital y esto aún genera muchas dudas entre quienes necesitan contratar un servicio de contabilidad.

Si este es tu caso, en este artículo te explicaremos qué es la contabilidad online, qué diferencias hay entre ella y la contabilidad convencional, sus ventajas y también te daremos consejos importantes para tomar una buena decisión a la hora de contratarla.

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¿Cómo funciona la contabilidad en línea?

La contabilidad online gestiona las cuentas de una empresa del mismo modo que una oficina contable tradicional, con la diferencia de que todo se hace a través de una plataforma digital.

De este modo, en lugar de tener que acudir a una oficina física, todo se hace en línea, desde el envío de documentos hasta la preparación de las declaraciones.

La empresa de contabilidad online que contrate le proporcionará acceso a una plataforma en la que podrá cargar todos los documentos e información necesarios para que los contables realicen su trabajo.

Los recibos de pago, extractos y otros documentos generados por el departamento de contabilidad también se envían a través de este sistema.

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¿Cuáles son las ventajas de contratar la contabilidad en línea?

La principal ventaja de contratar una empresa de contabilidad online es la practicidad. Puedes seguir todo lo que ocurre en la gestión contable de la empresa en tiempo real, sin desplazamientos.

Además, la plataforma virtual centraliza toda la información, lo que facilita el trabajo de los contables, ya que los procesos contables de la empresa están muy organizados.

Cualquiera que trabaje en gestión sabe hasta qué punto la organización de la información influye en el proceso de toma de decisiones, ahorra tiempo y aumenta la productividad en las actividades cotidianas.

Otro factor importante es la seguridad de la información. En general, las empresas que prestan servicios de contabilidad en línea suelen invertir mucho en sistemas de protección de datos. Los documentos y la información se almacenan en la nube, lo que evita la pérdida de datos empresariales importantes.

Otro punto positivo es la asistencia. Puede ponerse en contacto con expertos contables a cualquier hora del día para hacer preguntas y recibir orientación.

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¿Tiene la contabilidad en línea la misma validez que la tradicional?

Tanto la contabilidad tradicional como la contabilidad en línea, cuando se llevan bien, garantizan el cumplimiento de las obligaciones contables de la empresa. La principal diferencia entre ambas es que una trabaja en una oficina física y la otra a través de una plataforma virtual.

De este modo, podemos decir que la contabilidad en línea, además de aumentar la practicidad, promueve una mayor independencia para la empresa.

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¿Cómo elegir la mejor contabilidad en línea para su empresa?

Cuando decida contratar a una empresa de contabilidad en línea, es importante tener cuidado de seleccionar una empresa con experiencia que satisfaga las demandas de su negocio con rapidez y eficacia.

Algunos consejos pueden ayudar en este sentido:

Hacer balance de las opciones disponibles

El primer paso es buscar empresas que ofrezcan este tipo de contabilidad. En esta fase, es muy importante evaluar si las empresas atienden a su tipo de negocio, es decir, si ofrecen servicios para su régimen fiscal, naturaleza jurídica y mercado.

Esto se debe a que hay empresas de contabilidad que trabajan con tipos específicos de empresas o segmentos de mercado.

Fácil acceso a la información

En la fase de investigación, intenta averiguar cómo funcionan todos los procesos de la empresa, sobre todo si es fácil acceder a la información.

En otras palabras, averigüe cómo funciona la plataforma del servicio, si es usable, si es fácil encontrar las herramientas y la información que necesita, etc.

Es muy importante que la empresa de contabilidad en línea demuestre claridad en sus procesos y tenga una comunicación clara.

Fiabilidad de la marca

Es muy interesante conocer la trayectoria de la empresa para saber si es fiable. Para ello, puedes buscar reseñas en internet, comentarios sobre la empresa en Google o las redes sociales, etc.

Otra sugerencia eficaz es hablar con los clientes a los que ha prestado sus servicios. Si no conoce a ninguno, pregunte a la empresa a qué clientes ha prestado servicio y póngase en contacto con ellos.

Asistencia y seguridad

El apoyo es de suma importancia para que, cuando surja la necesidad, la empresa pueda aclarar sus dudas, recibir orientación y no ver comprometida su rutina contable.

Puede evaluarlo preguntando a la empresa por su servicio de asistencia y comprobando qué canales existen para ello.

En cuanto a la seguridad, es fundamental garantizar que la información se almacena correctamente y que todos los datos y documentos de la empresa están a salvo. Por lo tanto, averigua si el sistema de la empresa es seguro, qué proveedor de nube se utiliza, con qué frecuencia se realizan copias de seguridad y otra información al respecto.

Presupuesto

Por último, pero no por ello menos importante, debe evaluar los precios que se cobran por los servicios prestados, comparar los precios entre las empresas que ha consultado y analizar cuál ofrece la mejor relación calidad-precio para su empresa.

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