¿Qué es la RPA? Y cuáles son sus aplicaciones
¿Sabe qué es RPA (Robotic Process Automation)? Es una herramienta de automatización cognitiva de procesos, en la que la mano de obra humana se sustituye por un módulo de inteligencia artificial capaz de realizar tareas operativas.
Esta innovación promete transformar por completo las organizaciones de sistemas de información en diversos segmentos, ya sea en la industria, el comercio o el sector servicios. Esto se debe a que las aplicaciones de esta tecnología son numerosas y tienen el potencial de optimizar casi todos los tipos de procesos de trabajo.
En este post, analizaremos en profundidad qué es la RPA, sus principales propósitos y cómo implantarla. ¡No dejes de echarle un vistazo!
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Conozca la RPA y el concepto de automatización cognitiva
Como venimos diciendo, la RPA es un módulo de inteligencia artificial extremadamente funcional. Y para entender mejor cómo funciona, tenemos que movilizar el concepto de automatización cognitiva, que se refiere a la capacidad de dominar el conocimiento tácito.
¿Y qué es el conocimiento tácito? A este respecto, conviene aclarar que, a lo largo de la historia, los ordenadores han llegado a ser capaces de absorber el conocimiento explícito, que es el que puede expresarse de forma escrita u oral y, por tanto, es programable.
Más recientemente, los sistemas digitales han empezado a funcionar desde la perspectiva del conocimiento tácito, que es el que no puede transmitirse a través de datos y algoritmos, es decir, no puede programarse.
La evolución de este tipo de lenguaje ha permitido el desarrollo de lo que se conoce como Automatización Robótica de Procesos, o RPA (Robotic Process Automation). En la práctica, esto significa que los módulos androides han sido capaces de reproducir casi el comportamiento humano a la hora de realizar tareas operativas.
Hay que tener en cuenta que esta herramienta puede programarse para buscar patrones en paquetes de datos y cumplir así determinados tipos de tareas. Tomemos, por ejemplo, los famosos robots de los mercados financieros, que identifican tendencias durante un periodo determinado en la compraventa de activos.
Esto elimina considerablemente el tiempo dedicado a analizar gráficos, actividad que sirve para conocer la rentabilidad real de determinadas acciones. Según los expertos financieros y comerciantes que utilizan esta tecnología, el índice de aciertos de los robots es formidable.
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Conozca algunas de las aplicaciones de esta tecnología
Antes hemos hablado de cómo el mercado financiero ha aprovechado la RPA para comprar y vender en bolsa. Esta es solo una de las muchas formas en las que se puede utilizar la RPA.
Las pequeñas y medianas empresas de todos los segmentos también disponen de un amplio "salón" de posibilidades que pueden explorar. Actividades backoffice, principalmente, son imprescindibles para quienes desean optimizar los procesos y reasignar parte de la plantilla a actividades más estratégicas.
Estas son algunas de las principales posibilidades de aplicación de la RPA.
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Bot de chat
Seguro que se ha encontrado con bots de chat en diversas webs institucionales o redes sociales de empresa. Por si no sabes lo que es, hablamos de esas ventanas de diálogo que se abren siempre que navegas por una página, en las que puedes ver el icono de un asistente virtual que te ofrece algo de ayuda.
Este servicio virtual de "¿puedo ayudarle?" no es más que un módulo androide desarrollado mediante RPA. Pero, ¿cómo funciona este sistema?
Como muchos pueden imaginar, ciertas preguntas estándar relacionadas con el producto o servicio que ofrece la empresa están vinculadas a un grupo de respuestas. Lo que hará el bot es vincular las preguntas y las respuestas leyendo e interpretando un paquete de datos.
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Actualización de los perfiles de los clientes
¿Se imagina mantener actualizado en todo momento el registro del perfil de sus clientes sin asignar ningún empleado a esta tarea? Esta es otra de las funcionalidades de RPA.
Cuando reciba información de los clientes a través de formularios en línea en su sitio web, la herramienta RPA introducirá automáticamente los datos en una base de datos.
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Generación de informes de cumplimiento
Muchas empresas necesitan que se cumpla la normativa en materia de información. Imaginemos, por ejemplo, el proceso de liquidación de una factura electrónica. Con la factura en la mano, el personal financiero comprueba toda la información (especificaciones del producto/servicio, datos del proveedor, etc.).
En medio de este proceso, muchos sistemas de información se estructuran con módulos de validación de datos. Supongamos que en un primer paso hay que introducir la factura en el sistema, lo que incluye asignarle los datos de registro del proveedor.
En otra etapa, está la verificación de la disponibilidad financiera para la ejecución del pagaré y el proceso de transmisión del pago al banco. Todo ello, como ya se ha explicado, se estructura en un protocolo compuesto por varias etapas.
Al aplicar una herramienta RPA a este proceso, todos los pasos de cumplimiento mencionados anteriormente no requerirán una interfaz humana. Tenga en cuenta que al analizar el protocolo, el software de RPA podrá informar de cualquier incoherencia o validar el proceso si la información es correcta.
Aprenda a implantar el sistema
Ahora que ya sabes qué es la RPA y cuáles son sus aplicaciones prácticas, podemos abordar qué se necesita para implantar este tipo de sistema. Podemos resumir todo el proceso en cuatro pasos:
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Encuesta sobre las demandas de las empresas
La primera etapa es bastante intuitiva y consiste en un sondeo de las demandas de su empresa. Para ello, cuando se reúna con su equipo, empiece por demostrar qué es la RPA y cómo esta tecnología puede ocuparse de las actividades operativas.
Después de algunas discusiones, haz un diagnóstico por sectores y trata de evaluar las posibilidades de introducir la herramienta. En este punto, es interesante establecer parámetros cuantitativos sobre el impacto en los procesos de trabajo de la aplicación de la herramienta RPA, algo así como un antes y un después.
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Elegir un proveedor
La elección del proveedor de RPA debe basarse en las demandas identificadas en la primera fase. Con ello, podrá clasificar a las empresas en función de lo bien que cumplan las soluciones que necesita implantar en su negocio.
También deben tenerse en cuenta otros aspectos, como la credibilidad de la empresa en el mercado y la experiencia de otros clientes. Al fin y al cabo, hay un abismo entre prometer un paquete de servicios y poner realmente en práctica un programa de acciones de forma satisfactoria.
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Aplicación experimental
Todo proyecto de RPA debe ir precedido de un piloto para identificar y posteriormente reparar las posibles incoherencias de la herramienta desarrollada. En este punto, el proveedor debe estar muy abierto a comprender la percepción del sistema por parte del equipo, con el fin de ofrecer el mejor resultado posible cuando finalice el proyecto.
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Gestión del sistema
Ha llegado el momento de poner a trabajar su herramienta RPA. Sus retos en esta fase incluyen:
- establecer un modelo de gobernanza;
- crear un modelo operativo teniendo en cuenta la estructura organizativa de su empresa;
- gestionar los cambios en su solución RPA.
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Conclusión
En su relación con el desarrollador del sistema, siempre es importante insistir en la necesidad de un mantenimiento proactivo de la herramienta. Recuerda que los primeros meses serán de adaptación y, naturalmente, surgirán dudas y problemas por el camino.
Después de conocer qué es la RPA, nos gustaría saber qué opinas de la aplicación de esta herramienta. ¡Comparte tus impresiones en los comentarios!
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