¿Sabe por qué es tan importante para su empresa mantener un control eficaz de las vacaciones? En este artículo se lo explicamos.
El control de las vacaciones es un proceso en el que las empresas planifican estratégicamente los periodos vacacionales de sus empleados. De este modo, se aseguran de que la ausencia de empleados no sobrecargue los sectores, así como el funcionamiento general de la empresa.
Es el Departamento de Recursos Humanos el que gestiona el control de las vacaciones. Sin embargo, es responsabilidad de la dirección garantizar las condiciones necesarias para un control eficaz y asertivo.
Pero, ¿por qué es tan importante llevar un registro de las vacaciones? ¿Qué es lo que no puede faltar? ¿Cómo puede la tecnología hacer este proceso más práctico? A continuación responderemos a todas sus preguntas sobre el tema.
¿Qué importancia tiene el control de las vacaciones para una empresa?
Las vacaciones son un derechos de los trabajadores previsto en el artículo 129 de la Consolidación de las Leyes del Trabajo (CLT).
El control es un aliado importante para organizar los periodos de vacaciones de cada empleado. Ayuda a garantizar que los sectores no se verán sobrecargados por la ausencia de empleados y a determinar si es necesario o no contratar profesionales temporales.
Supongamos que varios empleados se van de vacaciones al mismo tiempo. Esto podría provocar importantes trastornos en el funcionamiento de la empresa. Si utiliza un buen sistema de control de vacaciones, podrá evitar este tipo de inconvenientes.
Además, la gestión de las vacaciones garantiza que no se produzcan errores en la programación, además de reforzar y garantizar la transparencia entre la empresa y los empleados.
¿Y para el empleado?
Cuando existe un buen control de las vacaciones combinado con una buena comunicación entre la empresa y los empleados, ambas partes salen beneficiadas.
Esta sana relación permite a los profesionales planificar sus vacaciones e incluso negociar fechas concretas para tomarse tiempo libre.
¿Qué es esencial para el control de las vacaciones?
Ahora que sabemos lo importante que es hacer un seguimiento de las vacaciones, vamos a hablar de algunos de los puntos esenciales a la hora de llevar a cabo el proceso.
El CLT es un importante aliado del Departamento de Personal. Establece los periodos de vacaciones acumuladas y de vacaciones en franquicia.
El primero comprende el periodo trabajado por el empleado, que le da derecho a disfrutar de vacaciones. El intervalo es de 12 meses y existen normas relativas a las ausencias injustificadas. Cuanto mayor sea el número de ausencias, menor será el periodo de vacaciones.
En cuanto al periodo concesional, está relacionado con el control de las vacaciones. Se refiere al plazo de que dispone la empresa para conceder vacaciones a cada trabajador. Según la ley, es de 12 meses a partir del día en que finaliza el periodo de adquisición.
Otro factor importante es la posibilidad de fraccionar las vacaciones. Esto entró en vigor con la Reforma Laboral y permite a los trabajadores fraccionar sus vacaciones hasta en tres periodos. Uno no puede ser inferior a 14 días y los otros dos no pueden ser inferiores a 5 días.
Tipos de vacaciones
- Vacaciones colectivasSe trata de las vacaciones concedidas a todos los trabajadores de un área, sector o de toda la empresa. En este tipo de vacaciones, la empresa no puede conceder periodos de descanso diferentes a los empleados, es decir, todos deben beneficiarse por igual. Además, sólo puede haber vacaciones colectivas dos veces al año y por un periodo superior a 10 días;
- Vacaciones proporcionalesSe trata de las vacaciones concedidas a los trabajadores que aún no han cumplido un año en la empresa. En este caso, el control es esencial para calcular el importe correcto;
- Vacaciones atrasadasSe produce cuando la empresa no concede las vacaciones dentro del plazo concesional y, en consecuencia, el trabajador tiene derecho a una paga doble.
¿Cómo llevar la cuenta de las vacaciones?
Si tienes dudas sobre cómo llevar el control de las vacaciones en tu empresa, aquí tienes los pasos.
1 - Tener una política de vacaciones estructurada
Establecer una política interna es el primer paso para controlar las vacaciones. A través de ella, la empresa puede garantizar un diálogo abierto y sano con sus empleados, dejando claro cuándo pueden solicitar vacaciones y cómo hacerlo.
2 - Tener una buena comunicación interna para la transparencia del proceso
Las normas de la política interna de vacaciones deben darse a conocer a todos de forma clara y objetiva.
3 - Llevar un registro de las vacaciones de todos los empleados
El historial de vacaciones de los empleados es esencial para que RR.HH. identifique fácilmente qué empleados están ya en periodo de concesión y cuántos de ellos tienen derecho a tomarse tiempo libre.
Los programas informáticos de RR.HH. marcan una gran diferencia a la hora de garantizar que estos datos se cotejan con precisión.
4 - Ajustar los plazos y las solicitudes
Con la creación de la política interna, también se normalizarán los plazos y las solicitudes, lo que facilitará el trabajo de RRHH y optimizará el proceso.
5 - Tener un calendario de vacaciones
En el calendario de vacaciones, RRHH debe introducir los periodos concesivos y adquisitivos de los empleados, así como las vacaciones ya reservadas.
De este modo, los gestores pueden consultar este calendario para tomar medidas que garanticen que los sectores no se vean comprometidos por la ausencia de los trabajadores.
6 - Utilizar un sistema de control de presencia
El sistema electrónico de control de presencia es esencial para el control de las vacaciones, ya que permite a la empresa hacer un seguimiento de las horas de trabajo de todos sus empleados, identificando de forma práctica las ausencias injustificadas y los retrasos.
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¿Qué dice la ley sobre el control de las vacaciones?
Las vacaciones están previstas en los artículos 129 y 130 del CLT, que garantizan las vacaciones a todos los trabajadores después de 12 meses de empleo.
¿Cuáles son las consecuencias de no llevar un registro de las vacaciones?
El control de las vacaciones es esencial para que una empresa mantenga una buena gestión del personal, cumpla la legislación y no sufra pérdidas.
Los errores en el control de las vacaciones pueden lastrar a las empresas, especialmente desde el punto de vista financiero. La falta de control en los cálculos y el seguimiento de los periodos de adquisición y concesión puede acabar generando pagos dobles.
¿Qué precauciones deben tomar las empresas a la hora de controlar las vacaciones?
- Conocimiento profundo de la legislación laboral;
- Contar con profesionales de RRHH cualificados;
- Herramientas eficaces para el control de presencia y el cálculo de deducciones;
- Preste atención a los plazos de adquisición y concesión;
- Mantener una política interna eficaz en materia de vacaciones.
Conozca Soluciones de controlador CLM y lleve un control eficaz y preciso de las vacaciones en su empresa.
