3 sencillos consejos para optimizar su tiempo hoy mismo.
Dice el refrán "el tiempo es oro" y, por tanto, hay que invertirlo bien. Si te quedas hasta tarde en el trabajo, evitas los eventos con la familia y los amigos y estás constantemente estresado, no estás invirtiendo bien tu tiempo.
El tiempo es una inversión que, una vez gastada, no se puede recuperar, así que hay que aprovecharlo bien. Además de evitar las distracciones y la dilación, hay que saber gestionarlo adecuadamente.
Para ayudarte, te damos tres sencillos consejos para optimizar tu tiempo que puedes aplicar hoy mismo.
# 1 - Delegar
Haz una lista de todas las tareas y comprueba cuáles son realmente de tu competencia. Luego pon los nombres de las personas que podrían llevarlas a cabo si tú no estuvieras. Si la tarea es muy compleja, puedes dividirla en tareas más pequeñas y distribuirlas entre tu equipo. Te sorprenderá la cantidad de tareas que acabamos acumulando, quizá por perfeccionismo o por compañerismo.
Delegar tareas es una actividad recurrente que debe incorporarse a tu día a día, no sólo cuando la bandeja de entrada del correo electrónico está llena o tienes una pila de documentos que analizar. Hay que hacerlo a diario, incluso cuando no tengas muchas tareas, ya que así tendrás más tiempo para llevar a cabo los dos consejos siguientes.
# 2 - Automatización
Basta una rápida búsqueda en Internet para visualizar multitud de herramientas capaces de realizar tareas que normalmente hacemos nosotros, por ejemplo, programar reuniones o enviar informes.
Si su empresa cuenta con un equipo informático, anote las tareas que realiza habitualmente y pídale sugerencias sobre cómo hacerlas más ágiles mediante software o aplicaciones que se sumen a los programas existentes.
También es posible automatizar las tareas de los empleados mediante equipos que realicen las tareas y, con los avances tecnológicos actuales, produzcan datos de producción al instante e incluso a distancia, ahorrando tiempo de supervisión e informes constantes.
# 3 - Establecer prioridades
Cuando crees o recibas una tarea, piensa si puedes delegarla o automatizarla. Si no tienes ninguna de las dos opciones, realiza las tareas teniendo en cuenta su urgencia y prioridad.
Las tareas urgentes son todas aquellas que deben realizarse en el menor tiempo posible o que ya no es necesario hacer, como enviar una propuesta a un cliente en una fecha determinada.
Una vez comprobadas las urgencias, empiece a enumerarlas según su prioridad, independientemente de su grado de urgencia. Recuerda que no todo lo que es urgente es prioritario.
Una vez hechas las definiciones, empiece por las tareas urgentes y prioritarias y, a continuación, las tareas urgentes con menor prioridad. Al final, sólo quedarán las tareas con plazos más largos y prioridades más bajas.
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