CNPJ inadecuado: qué es y cómo solucionarlo

¿Sabía que la no presentación de las declaraciones puede hacer que su CNPJ no sea subvencionable y acarrear una serie de complicaciones para su empresa? La Receita Federal de Brasil (RFB) tiene normas estrictas que, si no se cumplen, pueden causar graves problemas fiscales y operativos a su empresa.

Un CNPJ no apto puede acarrear una serie de problemas fiscales, como multas elevadas, imposibilidad de emitir facturas y bloqueos bancarios.

En este artículo, usted entenderá lo que significa CNPJ inoportuno, cómo identificar esta condición, cuáles son las principales causas y, sobre todo, cómo regularizar CNPJ inoportuno online con el apoyo de una empresa de contabilidad.

¿Qué es un CNPJ no apto?

O CNPJ no apto es un estatuto concedido por la Hacienda Federal a las empresas que han incumplido durante dos años consecutivos las obligaciones fiscales accesorias, como la presentación de declaraciones y liquidaciones.

Cuando esto ocurre, el estado de registro de la empresa pasa a ser no apto, lo que le impide operar con regularidad.

¿Qué significa en la práctica un CNPJ no apto?

Esto significa que Hacienda considera que la empresa está en situación irregular ante el fisco. Aunque el CNPJ siga existiendo en el sistema, en la práctica está "congelado" para operaciones legales.

En resumen, la empresa queda incapacitada para emitir facturas, participar en licitaciones, abrir una cuenta bancaria y operar de forma segura con proveedores y clientes.

Además, es muy importante tener en cuenta que, en algunos casos, los propios socios pueden ser considerados responsables de las deudas de la empresa inhábil.

¿Cómo sabe si su CNPJ no es apto?

La Secretaría de Ingresos Federales puede declarar inhábil un CNPJ después de 90 días de no presentar declaraciones. Para verificar si su CNPJ está en esta situación, puede acceder al Centro Virtual de Atención (Portal e-CAC) y utilice el servicio de consulta Cuestiones pendientes - Situación fiscal. Si se detecta algún asunto pendiente, es crucial actuar con rapidez para evitar problemas mayores.

¿Cuáles son los efectos de un CNPJ no apto?

He aquí las principales repercusiones negativas para las personas cuyo CNPJ no es apto:

• Impedimento para emitir facturas;
• Dificultad para obtener crédito y financiación;
• Cancelación de registros estatales y municipales;
• Imposibilidad de participar en procesos de licitación;
• Pérdida de la Simples Nacional;
• Aplicación de multas e intereses sobre obligaciones vencidas;

Consecuencias de la inaptitud del CNPJ

Las consecuencias de tener un CNPJ no apto van mucho más allá de la simple regularización de asuntos pendientes. Las empresas en esta situación se enfrentan a dificultades como:

• Impedimento para participar en licitacionesSe prohíbe a su empresa participar en licitaciones públicas, lo que puede limitar considerablemente sus oportunidades de negocio.
• Restricción del acceso a créditos e incentivosCon un CNPJ no apto, la empresa no puede obtener incentivos fiscales ni realizar operaciones de crédito con fondos públicos.
• Imposibilidad de emitir documentos fiscalesLa emisión de facturas electrónicas está bloqueada, lo que dificulta las operaciones comerciales.
• Responsabilidad de los sociosLos socios pueden ser considerados responsables de las deudas fiscales de la empresa, lo que puede acarrear gastos administrativos y ejecuciones fiscales.

Las causas más comunes de un CNPJ no apto

Según Instrucción Normativa 2119/2022 de la Receita Federal, un CNPJ puede ser declarado no apto por una serie de motivos, entre los que se incluyen los siguientes:

No presentación de declaraciones

Todas las empresas están obligadas a enviar periódicamente una serie de declaraciones a las autoridades fiscales:

• Declaración de Información Económica y Fiscal de las Personas Jurídicas (DIPJ);
• Declaración simplificada de empresa (DSPJ) - Inactiva;
• Declaración de Información Socioeconómica y Fiscal (Defis);
• Declaración Única y Simplificada de Datos Socioeconómicos y Fiscales (DASN);
• Declaración anual simplificada para microempresarios individuales (DASN-Simei);
• Declaración de Adeudos y Créditos Fiscales Federales (DCTF);
• Declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Dirf);
• Declaración del Impuesto sobre Bienes Inmuebles Rústicos (DITR);
• GFIP (Fondo de Garantía de Tiempo de Servicio y formulario de recogida de información de la Seguridad Social)
• Contabilidad digital (ECD);
• Contabilidad fiscal Teneduría de libros (ECF);
• Contabilidad Fiscal Digital para Contribuciones (EFD-Contribuições);
• Contabilidad fiscal digital (EFD);
• Finanzas electrónicas;
• Contabilidad Digital de Obligaciones Fiscales, de Seguridad Social y Laborales (eSocial);
• Contabilidad fiscal digital de retenciones y otra información fiscal (EFD-Reinf);
• Estado de Adeudos y Créditos Fiscales Federales de la Seguridad Social y Otras Entidades y Fondos (DCTFWeb);
• Programa Generador del Documento Nacional de Recogida de Simples - declarativo (PGDAS-D).

Por otro lado, cuando los plazos de presentación no son respetados por la empresa, la administración tributaria puede declarar el CNPJ inhábil, impidiendo el funcionamiento de la persona jurídica hasta su regularización.

Empresa no localizada

Un CNPJ también puede ser declarado inhábil cuando la empresa no es localizada por las autoridades fiscales.

Las autoridades fiscales consideran que una empresa no está localizada si se encuentra en una de las siguientes situaciones:

• No confirmar la recepción de dos (2) o más piezas de correspondencia enviadas por la RFB, como lo demuestra la devolución del Acuse de Recibo de Correos (AR);
• No se encuentra en la dirección que figura en el CNPJ, situación que se demuestra mediante un formulario de diligencia debida; o bien
• Si hay una queja de un tercero interesado o una comunicación de cualquier organismo público informando de que no se ha encontrado la dirección en el registro, tras la debida diligencia por parte de la RFB.

Con irregularidades en las operaciones de comercio exterior

Una empresa puede mantener estatuto de no apto en el CNPJal cometer irregularidades en operaciones de comercio exterior.

Se considera que las empresas con irregularidades en sus operaciones de comercio exterior son las que, por cualquier motivo, no salen adelante:

• Justificante del origen, disponibilidad y transferencia efectiva, en su caso, de los fondos utilizados en las operaciones de comercio exterior.

Otras hipótesis para que una empresa sea declarada no apta

Por último, una empresa también puede ser declarada no apta y, por tanto, se le puede impedir operar hasta que regularice su situación, en los siguientes casos:

• Está domiciliado en el extranjero y no ha designado a un apoderado o representante legalmente constituido y domiciliado en el país;
• Estén paralizados, a menos que se haya notificado la paralización;
• Realización de operaciones por cuenta de terceros para encubrir a sus verdaderos beneficiarios;
• Ha participado, según las pruebas, en una organización creada con el fin de suprimir o reducir el pago de impuestos o de hacer imposible o perjudicial el cobro de deudas tributarias, incluso mediante la expedición de documentos fiscales en los que se declaran operaciones ficticias o se atribuyen créditos inexistentes o de terceros;
• Se haya creado, según las pruebas, con fines de fraude fiscal, incluso en beneficio de terceros;
• Operar con productos de naturaleza ilícita, procedentes de robo o falsificación;
• Adopción de prácticas ilícitas en la comercialización de combustibles;
• Contrabando, malversación, piratería u otros actos ilegales relacionados con el comercio internacional; o
• Suspendido durante al menos un (1) año;
• Retraso en el pago de impuestos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, entre otros.

¿Cómo averiguar si una empresa no es apta?

Usted puede verificar gratuitamente el estado de su registro en el CNPJ en el portal de la Receita Federal. Solo tiene que ir al portal oficial de la Receita, hacer clic en "Consulta CNPJ" e introducir su número de documento.

En los resultados verá si el CNPJ está activo, inhábil, suspendido o cancelado. Si aparece la condición de "inhábil", se mostrará el motivo de la irregularidad y el historial de omisiones, lo que le ayudará a determinar qué declaraciones deben regularizarse.

CNPJ no apto: ¿qué hacer?

Si su CNPJ no es apto, el primer paso es mantener la calma y buscar asesoramiento especializado. A continuación te explicamos cómo regularizar un CNPJ no apto:

1. identificar las obligaciones vencidas

Puede comprobar qué documentos y declaraciones no se han presentado en el informe de la Receita Federal.

Estos documentos varían en función del régimen fiscal de la empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido o Lucro Real).

2. Preparar y enviar las declaraciones pendientes

Tras la encuesta, será necesario transmitir todas las obligaciones omitidas, incluso las relativas a periodos anteriores.

En esta fase, contar con el apoyo de una empresa de contabilidad como CLM Controller es esencial, ya que los errores en la rectificación pueden dar lugar a más asuntos pendientes.

3. Generar y pagar los impuestos debidos

En algunos casos, el sistema del IRS generará multas automáticas por la presentación tardía de las obligaciones accesorias.

Es imprescindible emitir los correspondientes formularios DARF o DAS y efectuar el pago a plazos.

4. Esperar a la reactivación

Una vez presentadas las declaraciones y pagadas las multas, el estatuto del CNPJ se regularizará automáticamente en un plazo de 72 horas.

Puede volver a comprobarlo en la página web de la Agencia Tributaria. Si la situación no se normaliza, comprueba si hay algún asunto pendiente.

5. Actualizar los datos de registro si es necesario

Si durante el periodo de inactividad se ha producido algún cambio en la dirección, los socios o la actividad de la empresa, deberá actualizar la Tarjeta CNPJ con la Junta de Comercio de su estado y con el Servicio de Impuestos Internos.

¿Cómo puedo regularizar en línea un CNPJ no apto?

Gran parte del proceso de regularización puede hacerse digitalmente. Usted o su contable pueden utilizar un certificado digital (e-CNPJ):

• Acceda al e-CAC (Centro Virtual de Servicios);
• Consultar temas pendientes;
• Enviar declaraciones;
• Emitir DARF y vales;
• Realice los ajustes de registro.

Esto es aún más fácil cuando se cuenta con una empresa de contabilidad que ya está integrada con los sistemas de Hacienda y del Ayuntamiento.

Régimen fiscal y CNPJ inadecuado: cómo influye el marco

Al analizar la cuestión de los CNPJ no aptos, es esencial comprender cómo la elección del régimen fiscal tiene un impacto directo en la presentación de las declaraciones obligatorias y, en consecuencia, en la posibilidad de que existan CNPJ no aptos.

Simples Nacional

Las empresas que opten por la Simples Nacional debe presentar anualmente DEFIS (Declaración de Información Socioeconómica y Fiscal) y mensualmente PGDAS-DAdemás de cumplir las obligaciones accesorias municipales, como las facturas electrónicas.

No presentar DEFIS durante dos años consecutivos, por ejemplo, puede suponer la descalificación del CNPJ. Por lo tanto, mantener las cuentas al día y los documentos presentados correctamente es esencial.

Beneficio presunto

No Beneficio presuntoLa empresa debe enviar varias declaraciones:

• DCTF (Declaración de Adeudos y Créditos Fiscales Federales);
• ECF (Contabilidad fiscal y contabilidad);
• Contribuciones al FED (obligación mensual que detalla el PIS y la COFINS);
• GFIP (en el caso de los trabajadores registrados).

El incumplimiento de estas obligaciones también conlleva la inhabilitación.

Beneficio real

Empresas en Beneficio real tienen el mayor número de obligaciones fiscales. Además de las mencionadas en Presunto Beneficio, deben presentar el ECD (Contabilidad Digital) y Bloque K de SPED Fiscalen función del sector.

El alto nivel de complejidad hace imprescindible un seguimiento contable constante por parte de una empresa de contabilidad especializada en empresas Real Profit, como CLM Controller.

Ofrecemos un asesoramiento integral, centrado en crear una empresaregularización de asuntos pendientes, planificación fiscal, así como asesoramiento para pagar menos impuestos con total seguridad jurídica.

CNPJ inactivo frente a CNPJ no apto: entienda la diferencia

No confunda un CNPJ no apto con un CNPJ inactivo. Se considera que un CNPJ está inactivo cuando la empresa no ha realizado actividades operativas, financieras o no operativas durante un determinado período. La ineptitud, en cambio, es una situación más grave que ocurre debido al incumplimiento de las obligaciones tributarias.

CNPJ no apto: impacto en la reputación y el negocio

Tener un CNPJ inadecuado no sólo causa problemas legales y fiscales. Pone en peligro la imagen de la empresa en el mercado.

Los proveedores pueden negarse a vender a empresas irregulares, los clientes pueden desconfiar de la seguridad de la relación comercial y los bancos pueden bloquear las líneas de crédito.

Las empresas que participan en licitaciones o prestan servicios a organismos públicos pueden ser inhabilitadas inmediatamente. Esto genera pérdidas financieras y afecta a la continuidad de las empresas.

Cómo evitar que su CNPJ vuelva a ser inelegible

Una vez regularizada, es esencial evitar que la empresa vuelva a quedar inhabilitada. Véanse las buenas prácticas:

1. Mantenga las cuentas activas: Una buena empresa de contabilidad controla los plazos de todas las obligaciones accesorias y evita omisiones;
2. Obtener un certificado digital válido: es indispensable para presentar las declaraciones fiscales y consultar el e-CAC;
3. Esté atento al buzón del e-CAC: el Servicio de Impuestos Internos envía comunicaciones importantes a través de este canal;
4. Evite dar de baja a la empresa sin notificarlo a las autoridades fiscales: si va a dejar de operar, debe formalizar la cancelación de su CNPJ para no acumular deudas pendientes;
5. Invertir en organización financiera: Las empresas con una tesorería bien estructurada tienen menos probabilidades de descuidar sus obligaciones fiscales.

Conclusión

Ahora que ya sabe qué es un CNPJ inadecuado, qué significa esta condición y cómo solucionar el problema, es hora de tomar medidas para mantener su empresa regularizada y segura.

Evitar esta situación depende de la organización, el compromiso con las obligaciones fiscales y, sobre todo, el apoyo profesional.

A CLM Controller Contabilidad es un oficina de contabilidad que pueden ayudar a su empresa a salir de la ineptitud y seguir cumpliendo con la Hacienda Pública.

Póngase en contacto con nuestro equipo y descubra cómo podemos regularizar su CNPJ y mantener su empresa en el buen camino.