¿Subcontratación de nóminas o BPO? Vea cuáles son las ventajas.

Ventajas entre externalización y BPO de nóminas: ¿cuál elegir?

La elaboración mensual de la nómina es una tarea que exige conocimiento y dedicación, dada la complejidad de la legislación laboral brasileña. Por lo tanto, tanto los profesionales como las empresas que trabajan en el segmento de BPO de nóminas necesitan demostrar la capacidad de garantizar la eficiencia. Esto implica el uso de software tecnológicamente avanzado, la formación constante de los empleados y la mejora de las herramientas de gestión de RRHH y nóminas. Además, es esencial estar siempre disponible para responder a las preguntas de los empleados. Una solución cada vez más adoptada por las empresas es la externalización o Payroll BPO, que ofrece soluciones y tecnologías para optimizar la eficiencia, representando una valiosa estrategia para maximizar los recursos de la empresa.

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Razones para elegir un BPO de nóminas

La externalización de las nóminas o BPO ofrece una serie de ventajas significativas. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que los mejores resultados los obtendrán empresas experimentadas que se comprometan a prestar servicios de alta calidad y que tengan una sólida tradición en el mercado. Estas empresas también deben ser capaces de hacer frente a cualquier problema y cumplir todas las responsabilidades contractuales.

He aquí cinco razones por las que los empresarios optan por externalizar o BPO sus nóminas:

Ahorro de tiempo

La gestión interna de las nóminas es una tarea difícil para la mayoría de los empresarios. Reconocen la importancia de prestar atención a los detalles, contar con profesionales formados y disponer de tiempo suficiente para realizar todas las operaciones. Cada mes hay que llevar a cabo una serie de procedimientos y comprobaciones minuciosas para evitar errores relacionados con los datos de cada empleado contratado.

Por desgracia, esta responsabilidad suele generar inseguridad en los empresarios. Se preocupan de que todo esté correcto, mientras que, además de sus otras responsabilidades, la gestión de las nóminas se delega en los empleados. En caso de problemas, la empresa es la única responsable, cargando con el peso de las multas, cargos y sanciones impuestas por las autoridades competentes, lo que puede dañar la imagen de la empresa ante terceros.

Ante esta inseguridad, muchos empresarios optan por delegar la responsabilidad en su equipo, asumiendo ellos mismos la carga de los riesgos, o dedican un tiempo valioso a crear controles internos, lo que les impide concentrarse en otras tareas esenciales para el desarrollo de la organización. A menudo, los errores, las discrepancias y las equivocaciones sólo se detectan cuando surgen los controles cruzados de información, las liquidaciones fiscales o las inspecciones.

La externalización de nóminas o BPO ofrece una solución segura a esta situación. Esto permite a los empresarios concentrarse en estrategias de marketing y ventas y en diseñar flujos de trabajo más eficientes delegando funciones en terceros. Este enfoque es extremadamente beneficioso para la gestión, con resultados positivos.

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Reducción de los costes indirectos

La externalización de las nóminas o BPO ofrece la oportunidad de reducir significativamente los costes asociados a la gestión interna de los recursos humanos. Esto incluye los gastos relacionados con el personal de nóminas, la adquisición de software, la infraestructura, la formación, los controles internos, la gestión de procesos, la gestión de personal, las cargas laborales y el riesgo de demandas laborales, así como la responsabilidad por multas y cargos en caso de problemas.

Por ello, optar por la externalización puede resultar muy ventajoso. A continuación, presentamos una lista de tareas que pueden delegarse en una empresa de servicios BPO de nóminas, lo que le permitirá concentrarse en otras actividades:

• Cálculo de nóminas complejas, teniendo en cuenta las disposiciones específicas de cada convenio colectivo;
• Gestión de e-Social, incluido el cálculo de impuestos, la validación, la entrega y el seguimiento;
• Gestionar el almacenamiento obligatorio por ley de la información de los empleados, como formularios de admisión, nóminas, recibos de vacaciones y rescisiones;
• Administración de las prestaciones ofrecidas por la empresa a los empleados, incluidas inclusiones, exclusiones y validaciones;
• Gestión de la salud de los trabajadores, incluida la vigilancia, los exámenes de admisión, los exámenes periódicos y los exámenes de despido;
• Controles internos de formación, evaluación del compromiso de los equipos, gestión de la cultura organizativa, entre otros.

Con este planteamiento, es posible concluir que la externalización o BPO de nóminas libera a las empresas de estas responsabilidades y proporciona un importante ahorro de tiempo y dinero.

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Seguridad de la información

La externalización de nóminas o BPO proporciona a la empresa contratante la incorporación de tecnologías avanzadas y servidores con encriptación de última generación, así como un sistema de seguridad de alto nivel. Esto incluye copias de seguridad periódicas, todo ello con el objetivo de garantizar una seguridad total.

Actualmente, la internalización de los procesos relacionados con el BPO de Nómina puede representar un riesgo importante. Se trata de la posibilidad de usurpación de identidad, manipulación de registros en beneficio propio por parte de los empleados y cumplimiento de las disposiciones de la LGPD - Ley General de Protección de Datos.

Incluso si el sistema utilizado para llevar a cabo estas actividades es altamente fiable, el almacenamiento de datos puede estar sujeto a fallos del servidor o de la red, lo que requiere consultoría e incurre en costes relacionados con el uso de software dentro de la empresa.

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Cumplimiento de la legislación garantizado

Como gerente de una empresa, usted es consciente de que los errores relacionados con las nóminas pueden acarrear costes significativamente elevados. Cualquier inexactitud en los registros o falsedad ante las autoridades estatales y federales recae directamente bajo su responsabilidad. Incluso un solo error puede desencadenar una auditoría y dar lugar a multas sustanciales impuestas por las autoridades supervisoras.

Con los constantes cambios en las leyes, mantenerse al día de todos ellos mientras se buscan formas más eficaces de gestionar el sector puede parecer una tarea casi imposible. Es en este escenario en el que destacan las empresas especializadas en BPO de nóminas. Tienen un profundo conocimiento de estas normativas, ya que están constantemente actualizadas y en contacto directo con esta información. Esto les permite asegurarse de que su situación está siempre en línea con las normas, haciendo posible realizar correcciones cuando es necesario y asumiendo la responsabilidad en los momentos críticos.

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Amplia gama de servicios

Independientemente de la experiencia de un profesional, sus competencias siempre tienen límites, lo que no ocurre con los servicios de externalización de nóminas o BPO. Esto se debe a que las empresas que prestan estos servicios cuentan con equipos altamente cualificados y completos para ocuparse de todas las tareas relacionadas con el Departamento de Personal (DP) y el área de Recursos Humanos (RRHH).

De este modo, los servicios ofrecidos no se limitan a la elaboración de nóminas, sino que abarcan una amplia gama de actividades relacionadas con la gestión de recursos humanos y las nóminas. Esto incluye la elaboración de contratos, la tramitación de las retribuciones de los empleados y el seguimiento de los convenios colectivos, entre otras importantes responsabilidades.

Con este enfoque integral, puede personalizar paquetes de servicios que respondan de la mejor manera posible a las necesidades específicas de su organización.

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La importancia de dejarse asesorar por una empresa especializada

CLM Controller es una empresa altamente especializada en servicios de BPO de nóminas que puede ofrecerle un paquete de servicios a medida para satisfacer sus necesidades específicas. Además, CLM Controller garantiza la calidad de su trabajo y cuenta con un seguro de responsabilidad profesional para cubrir cualquier problema que pueda surgir.

Con un equipo de profesionales altamente cualificados y una sólida tradición de más de 40 años, CLM Controller es la opción adecuada para usted:

• Procesos totalmente informatizados;
• Asociación con las mejores empresas de tecnología en el campo de la gestión de recursos humanos en Brasil;
• Seguro de responsabilidad civil;
• Las cualificaciones técnicas del equipo de Recursos Humanos mejoran día a día.

Conclusión

La externalización de nóminas o BPO se perfila como una potente estrategia para las empresas que buscan optimizar sus procesos de Recursos Humanos y gestión de nóminas. A lo largo de este artículo, hemos destacado varias ventajas que ofrece este enfoque.

El ahorro de tiempo y la reducción de los gastos generales son ventajas notables, que permiten a los empresarios centrar sus esfuerzos en áreas estratégicas de su negocio. Además, la seguridad de la información y el cumplimiento de la ley son aspectos críticos que las empresas especializadas en BPO de nóminas pueden garantizar, dando tranquilidad a los directivos.

La amplitud de los servicios prestados por estas empresas va más allá de la simple confección de nóminas, abarcando toda una serie de actividades relacionadas con la gestión de los recursos humanos. Esto significa que las organizaciones pueden adaptar los paquetes de servicios a sus necesidades específicas.

En resumen, la externalización o BPO de nóminas es una estrategia valiosa que ofrece eficiencia, seguridad y cumplimiento legal, liberando recursos internos para el crecimiento y desarrollo del negocio. Por lo tanto, al considerar esta opción, las empresas pueden tomar decisiones más informadas e impulsar el éxito de sus operaciones.

¿Tiene alguna duda sobre Payroll BPO? Póngase en contacto con los expertos de CLM Controller y estaremos listos para ayudarle.