Contratar um novo colaborador representa uma decisão estratégica que impacta diretamente a saúde financeira da empresa. O cálculo do custo de um funcionário vai muito além do salário registrado em carteira e envolve encargos trabalhistas, benefícios obrigatórios, provisões e diversos custos indiretos que muitos gestores desconhecem ou subestimam.
Empresas que não dominam essa conta acabam comprometendo margem de lucro, enfrentam dificuldades no fluxo de caixa e tomam decisões de contratação sem embasamento financeiro adequado.
Compreender todos os componentes desse custo permite planejar expansões de equipe com segurança, negociar salários de forma realista e manter a competitividade do negócio.
Este guia apresenta de forma técnica e prática tudo o que gestores precisam saber para calcular corretamente o custo real de manter um colaborador na folha de pagamento.
Como o regime tributário muda o custo de cada funcionário
O regime tributário adotado pela empresa influencia significativamente o custo total de cada contratação, especialmente no que diz respeito à dedutibilidade das despesas com folha de pagamento.
Empresas enquadradas no Simples Nacional pagam seus tributos através de alíquota unificada sobre o faturamento, sem possibilidade de deduzir despesas trabalhistas da base de cálculo.
Isso significa que salários, encargos e benefícios representam custos puros que não geram economia tributária direta, embora reduzam o lucro contábil.
Já empresas tributadas pelo Lucro Real podem deduzir todas as despesas com pessoal da base de cálculo do IRPJ e da CSLL, desde que devidamente comprovadas e escrituradas.
Essa dedutibilidade reduz o lucro tributável e, consequentemente, diminui os impostos devidos. Na prática, cada real investido em folha de pagamento gera economia tributária que pode chegar a 34% (25% de IRPJ mais 9% de CSLL), tornando o custo líquido efetivo menor.
Portanto, empresas do Lucro Real que planejam adequadamente sua estrutura de pessoal conseguem otimizar a carga tributária enquanto investem em capital humano qualificado.
Conheça os principais encargos trabalhistas
Patronal INSS
O Instituto Nacional do Seguro Social cobra contribuição patronal de 20% sobre a folha de pagamento, destinada ao financiamento da Previdência Social.
Esse percentual incide sobre o total de remunerações pagas aos empregados e representa um dos encargos mais significativos no cálculo do custo de um funcionário. Empresas precisam recolher mensalmente essa contribuição através da guia unificada.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
O empregador deposita mensalmente 8% do salário bruto do funcionário em conta vinculada na Caixa Econômica Federal. Esse valor não pode ser descontado do colaborador e representa direito trabalhista fundamental.
O FGTS funciona como poupança compulsória que o trabalhador acessa em situações específicas como demissão sem justa causa ou compra de imóvel.
RAT/FAP (Riscos Ambientais do Trabalho e Fator Acidentário de Prevenção)
A alíquota do RAT varia entre 1% e 3% conforme o grau de risco da atividade empresarial, podendo ser ajustada pelo FAP que considera o histórico de acidentes. Empresas com bom desempenho em segurança do trabalho conseguem reduzir esse percentual.
Esse encargo financia benefícios previdenciários decorrentes de acidentes e doenças ocupacionais, sendo essencial no cálculo do custo de um funcionário.
Subsidio de educación
Contribuição de 2,5% sobre a folha de pagamento destinada ao financiamento da educação básica pública. Todas as empresas vinculadas à Previdência Social precisam recolher esse encargo mensalmente.
O valor arrecadado é distribuído entre estados e municípios para investimento em programas educacionais, representando obrigação social das organizações.
Sistema S (SESI, SENAI, SESC, SENAC)
Conjunto de contribuições que variam entre 1% e 3,5% dependendo do setor de atuação da empresa. Indústrias recolhem para SESI e SENAI, enquanto comércio e serviços contribuem para SESC e SENAC. Essas entidades oferecem programas de capacitação profissional e serviços sociais aos trabalhadores. O percentual total depende da classificação da atividade econômica no CNAE, impactando diretamente o cálculo do custo de um funcionário.
Custos indiretos que muitas empresas ignoram
Além dos encargos trabalhistas obrigatórios, o cálculo do custo de um funcionário precisa considerar despesas indiretas que impactam significativamente o orçamento empresarial.
Treinamento e capacitação representam investimentos necessários para que o colaborador atinja produtividade plena, incluindo cursos, mentorias e tempo de adaptação. Infraestrutura física como estação de trabalho, equipamentos de informática, mobiliário e espaço ocupado geram custos mensais recorrentes.
Ferramentas tecnológicas, licenças de software, sistemas de gestão e comunicação também compõem o custo real de manter um profissional na equipe.
Tempo de gestão e supervisão consome horas produtivas de líderes e gerentes que poderiam estar focados em atividades estratégicas. Rotatividade elevada multiplica esses custos com processos de recrutamento, seleção, demissão e nova contratação.
Empresas que ignoram esses fatores subestimam o investimento real em capital humano e comprometem a precisão do planejamento financeiro.
Como fazer o cálculo do custo de um funcionário na prática
Para calcular com precisão o custo total de um funcionário, é necessário somar o salário base a todos os encargos, benefícios e provisões mensais. Comece pelo salário bruto registrado em carteira e adicione os encargos trabalhistas obrigatórios.
Vamos demonstrar com exemplo prático de um colaborador com salário de R$ 5.000,00 em empresa do setor de serviços.
Salário base: R$ 5.000,00
Encargos trabalhistas:
- INSS Patronal (20%): R$ 1.000,00
- FGTS (8%): R$ 400,00
- RAT (2% – risco médio): R$ 100,00
- Salário-Educação (2,5%): R$ 125,00
- Sistema S – SESC/SENAC (3,5%): R$ 175,00 Subtotal encargos: R$ 1.800,00
Provisões mensais:
- 13º salário (8,33% do salário): R$ 416,50
- Férias + 1/3 constitucional (11,11% do salário): R$ 555,50
- FGTS sobre 13º e férias (8% de R$ 972,00): R$ 77,76 Subtotal provisões: R$ 1.049,76
Benefícios:
- Vale-transporte: R$ 220,00
- Vale-refeição (R$ 30/dia x 22 dias): R$ 660,00
- Plano de saúde: R$ 450,00 Subtotal benefícios: R$ 1.330,00
Custo total mensal: R$ 5.000,00 + R$ 1.800,00 + R$ 1.049,76 + R$ 1.330,00 = R$ 9.179,76
Custo anual: R$ 9.179,76 x 12 = R$ 110.157,12
Cálculo de custo de um funcionário para empresa do Lucro Real
Para empresas tributadas pelo Lucro Real, o cálculo do custo de um funcionário segue a mesma estrutura de encargos e benefícios, porém com vantagem fiscal significativa pela dedutibilidade das despesas com pessoal.
Salário base: R$ 5.000,00
Encargos trabalhistas:
- INSS Patronal (20%): R$ 1.000,00
- FGTS (8%): R$ 400,00
- RAT (2% – risco médio): R$ 100,00
- Salário-Educação (2,5%): R$ 125,00
- Sistema S – SESC/SENAC (3,5%): R$ 175,00 Subtotal encargos: R$ 1.800,00
Provisões mensais:
- 13º salário (8,33%): R$ 416,50
- Férias + 1/3 (11,11%): R$ 555,50
- FGTS sobre 13º e férias (8% de R$ 972,00): R$ 77,76 Subtotal provisões: R$ 1.049,76
Benefícios:
- Vale-transporte: R$ 220,00
- Vale-refeição: R$ 660,00
- Plano de saúde: R$ 450,00 Subtotal benefícios: R$ 1.330,00
Custo total mensal: R$ 9.179,76
Economia tributária no Lucro Real:
- Base dedutível (salário + encargos + provisões): R$ 7.849,76
- Economia com IRPJ (25%): R$ 1.962,44
- Economia com CSLL (9%): R$ 706,48 Total de economia tributária mensal: R$ 2.668,92
Custo líquido efetivo mensal: R$ 9.179,76 – R$ 2.668,92 = R$ 6.510,84
Custo líquido anual: R$ 6.510,84 x 12 = R$ 78.130,08
Ferramentas para calcular o custo de um funcionário
Diversas plataformas online oferecem calculadoras gratuitas que facilitam o cálculo do custo de um funcionário de forma rápida e prática.
Sites disponibilizam calculadoras automatizadas onde o gestor insere o salário base e a calculadora apresenta todos os encargos, provisões e custo total estimado. Essas soluções ajudam empresários a obterem estimativas iniciais sem necessidade de conhecimento técnico aprofundado em legislação trabalhista.
Entretanto, calculadoras genéricas não consideram particularidades de cada negócio como acordos coletivos, benefícios específicos, FAP individualizado ou regimes tributários diferenciados.
Por isso, embora úteis para análises preliminares, essas ferramentas não substituem a validação de profissionais contábeis especializados que conhecem as nuances da folha de pagamento e garantem precisão nos números apresentados à gestão.
Por que contar com um escritório de contabilidade para fazer o cálculo do custo de um funcionário
A complexidade da legislação trabalhista e tributária brasileira exige expertise técnica para realizar o cálculo do custo de um funcionário com total precisão e segurança jurídica.
Escritórios de contabilidade especializados dominam todas as variáveis que impactam esse custo, desde encargos obrigatórios até particularidades de convenções coletivas e benefícios corporativos.
Profissionais qualificados identificam oportunidades de otimização fiscal, especialmente em empresas do Lucro Real onde a dedutibilidade das despesas com pessoal gera economia tributária significativa.
Além disso, contadores experientes evitam erros de cálculo que podem resultar em passivos trabalhistas, multas e autuações fiscais.
Contar com consultoria contábil estratégica transforma o processo de contratação em decisão embasada financeiramente, permitindo que gestores planejem expansões de equipe com previsibilidade e controlem adequadamente o impacto da folha de pagamento na rentabilidade do negócio.
Conte com a CLM Controller para gestão estratégica de folha de pagamento
Dominar o cálculo do custo de um funcionário representa apenas o primeiro passo para uma gestão eficiente de pessoas e finanças empresariais. A Controlador CLM oferece serviços completos de Outsourcing de Folha de Pagamento e Consultoria Trabalhista, garantindo precisão nos cálculos, conformidade legal e otimização de custos.
Nossa equipe de mais de 100 especialistas atua há mais de 40 anos com foco em empresas do Lucro Real e Presumido, oferecendo não apenas processamento de folha, mas análises estratégicas que identificam oportunidades de economia e melhorias na estrutura de pessoal.
Disponibilizamos ferramentas exclusivas como a calculadora de Lucro Presumido, que auxilia gestores a simular cenários tributários e tomar decisões embasadas sobre contratações e estrutura de custos.
Cada cliente conta com um gerente de contas exclusivo que compreende profundamente o negócio e oferece soluções personalizadas.
Hable con un experto e descubra como a Controlador CLM pode transformar sua gestão de folha de pagamento em vantagem competitiva real.
