Compliance empresarial: 6 políticas que sua empresa pode adotar

O conceito de compliance empresarial tem se tornado cada vez mais relevante no mundo corporativo, impulsionado pela crescente complexidade das legislações e pela busca por uma gestão ética e transparente. Além de evitar multas e danos à reputação, as organizações têm outros benefícios em adotar uma política deste tipo.

Neste artigo, vamos explorar a fundo uma das principais ramificações do compliance: a empresarial. Você conhecerá a definição do tema, as responsabilidades que ele engloba e algumas sugestões de iniciativas que as empresas podem adotar. Boa leitura!

O que é o compliance empresarial?

Uma política de compliance empresarial pode ser definida como um conjunto de regras adotadas com o objetivo de manter a empresa em conformidade com as normas legais e as boas práticas do seu setor.

Há várias razões pelas quais uma empresa se beneficia da adoção de um programa de compliance empresarial: manter boas relações com os órgãos de controle, garantir a sua credibilidade no mercado, evitar ações judiciais e gerar um ambiente saudável para seus colaboradores.

Afinal, todo profissional talentoso quer trabalhar em uma empresa com uma boa imagem no mercado e que consegue se manter longe de escândalos de sonegação fiscal, por exemplo. Nesse sentido, adotar uma política de compliance ajuda a atrair (e reter) grandes talentos.

Quais são os tipos de compliance?

Por mais abrangente que possa ser, o empresarial não é o único tipo de compliance. Confira as principais diferenças entre eles:

• compliance tributário — se refere às práticas relacionadas aos impostos e às escolhas tributárias da empresa. Por meio dele, será possível criar políticas que previnam atividades ilícitas e assegurem a conformidade com a legislação aplicável ao setor;
• compliance fiscal — envolve a implementação de mecanismos para o cumprimento das obrigações fiscais, como a emissão de notas fiscais, entre outras exigências;
• compliance trabalhista — se relaciona às obrigações da empresa em relação aos seus colaboradores, incluindo o pagamento de salários, benefícios e outros direitos trabalhistas. Essa prática é fundamental para garantir a conformidade com a lei e, ao mesmo tempo, atrair e reter talentos;
• compliance socioambiental — engloba as boas práticas de relacionamento com a sociedade e o meio ambiente, buscando minimizar o impacto ambiental, promover a sustentabilidade e contribuir para o desenvolvimento social;
• compliance jurídico — se refere ao cumprimento das leis aplicáveis à atuação da empresa, incluindo dentro do ambiente digital, englobando a atuação do empreendimento na internet. O descumprimento dessas leis pode acarretar problemas legais e prejudicar a reputação da empresa. É importante não confundir o compliance jurídico com o tributário;
• compliance empresarial — como vimos até aqui, essa modalidade abrange o conjunto de regras e controles internos que a empresa deve implementar, bem como a adaptação às normas externas relevantes para o negócio.

Embora eles possam não se adequar a todo tipo de negócio, entender as diferentes modalidades de compliance é fundamental para que uma empresa possa escolher políticas de conformidade e controles internos eficientes.

Quais são as 6 políticas de compliance empresarial que a sua empresa deve adotar?

Há diversas práticas que podem ser citadas como exemplo da aplicação bem-sucedida do conceito de compliance empresarial. Confira algumas das nossas sugestões!

1. Código de Conduta

Um código de conduta determina os padrões de comportamento esperados de todos os colaboradores e líderes de uma empresa. Nesse sentido, é uma política fundamental para garantir o alinhamento de objetivos, combater falhas e fraudes e garantir o respeito mútuo entre os profissionais que integram o negócio.

Alguns exemplos de regras de um código de conduta são os seguintes:

• definição de princípios e valores organizacionais — será possível determinar os valores e missão da empresa, de forma inequívoca, além das expectativas de comportamento ético aplicáveis a todos os membros da equipe;
• política de presentes e hospitalidades — ajuda a definir os limites aceitáveis para o recebimento e oferta de presentes e hospitalidades no âmbito profissional.
• adoção de normas de utilização de recursos corporativos — com isso, será possível instituir regras para o uso correto e responsável dos recursos da empresa, incluindo equipamentos, informações e tempo de trabalho.
• gestão de conflitos de interesses — será possível implementar um sistema para a identificação e o gerenciamento eficaz de situações que configurem conflito de interesses.

Um detalhe importante é que o código de conduta deve ter uma escrita clara, acessível e objetiva, mas também abrangente. Afinal, ele deve englobar informações sobre o respeito às leis, a postura desejável dos colaboradores no ambiente de trabalho, entre outros temas. 

2. Due diligence de terceiros

Esse é um processo pelo qual é realizada uma análise detalhada de fornecedores, parceiros e prestadores de serviço, de modo que seja possível ter certeza de que eles também operam de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis à sua empresa. 

O due diligence ajuda a mitigar riscos associados a terceiros e a garantir que eles compartilhem os mesmos padrões éticos. Caso um padrão de conduta indesejável seja identificado, será possível encerrar uma parceria, por exemplo.

3. Implementação de canais de denúncia

É possível criar canais de denúncia confidenciais, pelos quais os colaboradores, parceiros e clientes possam relatar violações às normas internas ou leis externas. 

É uma boa ideia que eles sejam anônimos, de modo que esses canais realmente incentivam a transparência e ajudem a identificar problemas de forma preventiva.

4. Criação de uma política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD)

Outra boa política é a adoção de procedimentos que evitem o envolvimento da empresa em atividades ilícitas, como lavagem de dinheiro. Isso pode ser feito por meio do monitoramento de transações financeiras e o trabalho em conjunto com os órgãos competentes, para agilizar denúncias. 

5. Treinamentos em compliance

Para aumentar a conscientização dos seus colaboradores sobre o tema, a empresa pode oferecer treinamentos periódicos sobre temas como ética, anticorrupção, governança e prevenção a fraudes. 

Esses treinamentos garantem que os colaboradores estejam atualizados e capacitados para reforçar as medidas de conformidade. 

Isso é especialmente importante em empreendimentos nos quais os colaboradores têm mais autonomia e nem sempre têm a oportunidade de entrar em contato com um supervisor para saber como reagir em determinada situação.

6. Auditorias internas

Realizar auditorias regulares para avaliar a conformidade com políticas internas, leis e regulamentações é fundamental para identificar falhas, possíveis fraudes e até áreas de melhoria. 

Vale notar que as práticas de compliance devem ser integradas ao dia a dia da empresa, para que de fato fortaleçam a governança corporativa e mitiguem riscos jurídicos, financeiros e reputacionais.

Quais são as vantagens do compliance empresarial?

Depois de conhecer o conceito e algumas das políticas, nada melhor do que conhecer as vantagens de adotar uma política de compliance empresarial em seu negócio. Confira!

Ganho de credibilidade no mercado

Um programa de conformidade robusto eleva a reputação da empresa perante o mercado, os órgãos fiscalizadores e os clientes, além de consolidar a confiança em suas operações. 

Ao estabelecer um padrão de qualidade para os procedimentos internos, a empresa se posiciona de forma transparente, facilitando a fiscalização e afastando suspeitas.

Além disso, a conformidade promove uma cultura de transparência, um aspecto fundamental para a construção de relações sólidas e duradouras com todos os stakeholders — isto é, todas as pessoas que fazem parte do ecossistema da empresa.

Aumento da competitividade 

Este benefício está diretamente conectado ao anterior. Empresas que conseguem garantir a conformidade fiscal e adotam boas práticas de governança tornam-se mais confiáveis para parceiros em potencial.

Com os melhores parceiros do mercado confiando em você, sua empresa tende a colher os frutos e abocanhar uma fatia maior do mercado consumidor. 

Inclusive, esse diferencial pode ser explorado em campanhas de marketing e ações publicitárias. Afinal, uma empresa que cumpre a legislação aplicável a ela deve se orgulhar.

Ganho em produtividade

Uma política de compliance empresarial define papéis bem definidos para os colaboradores e para a equipe contábil. Com funcionários alinhados e cientes daquilo que precisam fazer, será mais fácil manter documentos sensíveis em ordem, por exemplo.

Imagine que a sua empresa seja visitada por um representante do Fisco, em uma auditoria: tudo o que precisa ser apresentado está em ordem? Caso a resposta seja negativa, alguns dos colaboradores terão que se deslocar das suas tarefas atuais para remediar esse problema.

Por isso, um programa de compliance empresarial ajuda na produtividade do time. Manter-se em dia com as obrigações fiscais garante que as atividades-fim poderão ser cumpridas fielmente, sem grandes interrupções.

Disseminação de uma cultura de organização

A adoção de práticas de compliance empresarial torna a empresa mais organizada. Isso também impacta outros processos internos, que passam a ser conduzidos com a mesma disciplina e rigor.

Quando os colaboradores e líderes visualizam os bons frutos gerados por uma política de compliance, eles também vão querer essa influência em outros aspectos do trabalho. Nesse sentido, não é exagero afirmar que a conformidade leva à disseminação de uma cultura de organização e revisão de processos falhos.

Possibilidade de adotar novas tecnologias

Diversas soluções têm sido adotadas no compliance, como sistemas de gestão, ferramentas de inteligência artificial, de análise de dados, entre outras. Ao implementá-las em seu negócio, você o moderniza e proporciona que os colaboradores se familiarizem com tecnologias que elevam a produtividade.

Como foi possível ver neste artigo, adotar uma política de compliance empresarial é uma maneira que os empreendimentos encontram de manter a conformidade fiscal e se livrar de problemas como multas, sanções e danos à reputação. Também há outros benefícios, como o aumento da competitividade.

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