Você sabia que a omissão na entrega de declarações pode deixar o seu CNPJ inapto e trazer uma série de complicações para a sua empresa? A Receita Federal do Brasil (RFB) tem regras rígidas que, se não forem seguidas, podem causar sérios problemas fiscais e operacionais para o seu negócio.
Um CNPJ inapto pode acarretar uma série de problemas fiscais, inclusive multas elevadas, impossibilidade de emissão de notas fiscais e bloqueios bancários.
Neste artigo, você entenderá o que significa CNPJ inapto, como identificar essa condição, quais são as principais causas e, principalmente, como regularizar CNPJ inapto pela internet com o apoio de um escritório de contabilidade.
O que é um CNPJ inapto?
O CNPJ inapto é um status atribuído pela Receita Federal a empresas que deixaram de cumprir obrigações fiscais acessórias, como a entrega de declarações e demonstrativos por dois anos consecutivos.
Quando isso acontece, a empresa passa a ter sua situação cadastral inapta, o que impede o funcionamento regular da atividade empresarial.
CNPJ inapto o que significa na prática?
Significa que a Receita Federal considera a empresa irregular perante o fisco. Ainda que o CNPJ continue existindo no sistema, ele está, na prática, “congelado” para operações legais.
Em resumo, a empresa se torna inapta para emitir nota fiscal, participar de licitações, abrir conta bancária e operar de forma segura com fornecedores e clientes.
Além disso, é muito importante destacar que em alguns casos, os próprios sócios podem ser responsabilizados pelas dívidas da empresa inapta.
Como saber se o seu CNPJ está inapto?
A Receita Federal pode declarar um CNPJ como inapto após 90 dias de omissão na entrega de declarações. Para verificar se o seu CNPJ está nessa situação, você pode acessar o Centro Virtual de Atendimento (Portal e-CAC) e utilizar o serviço de Consulta Pendências – Situação Fiscal. Caso seja identificada alguma pendência, é crucial agir rapidamente para evitar maiores problemas.
Quais são os efeitos de um CNPJ inapto?
A seguir, veja os principais impactos negativos para quem está com o CNPJ inapto:
- Impedimento para emissão de notas fiscais;
- Dificuldade para obter crédito e financiamentos;
- Cancelamento de inscrições estaduais e municipais;
- Impossibilidade de participação em processos de licitação;
- Perda do enquadramento no Simples Nacional;
- Aplicação de multas e juros sobre obrigações atrasadas;
Consequências da inaptidão do CNPJ
As consequências de ter um CNPJ inapto vão muito além da simples regularização de pendências. Empresas nessa situação enfrentam dificuldades como:
- Impedimento de Participação em Licitações: Sua empresa fica proibida de participar de concorrências públicas, o que pode limitar significativamente as oportunidades de negócios.
- Restrição de Acesso a Créditos e Incentivos: Com o CNPJ inapto, a empresa não pode obter incentivos fiscais ou realizar operações de crédito que envolvam recursos públicos.
- Impossibilidade de Emitir Documentos Fiscais: A emissão de notas fiscais eletrônicas fica bloqueada, dificultando as operações comerciais.
- Responsabilização dos Sócios: Os sócios podem ser responsabilizados pelos débitos fiscais da empresa, o que pode resultar em cobranças administrativas e execuções fiscais.
Causas mais comuns do CNPJ inapto
De acordo com a Instrução Normativa 2119/2022 da Receita Federal, um CNPJ pode ser declarado inapto por uma série de motivos, dentre eles:
Omissão na entrega de declarações
Todas as empresas são obrigadas a enviar uma série de declarações de forma periódica ao fisco, dentre as quais, podemos destacar:
- Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
- Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) – Inativa;
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis);
- Declaração Única e Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DASN);
- Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual (DASN-Simei);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf);
- Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR);
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD-Contribuições);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD);
- E-Financeira;
- Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
- Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb);
- Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – declaratório (PGDAS-D).
Por sua vez, quando os prazos de envio não são respeitados pela empresa, o fisco pode declarar o CNPJ inapto, impedindo o funcionamento da pessoa jurídica, até regularização.
Empresa não localizada
Um CNPJ também pode ser declarado inapto, quando a empresa não é localizada pelo fisco.
O fisco considera como não localizada uma empresa que se encontra em uma das seguintes hipóteses:
- Não confirmar o recebimento de 2 (duas) ou mais correspondências enviadas pela RFB, comprovado pela devolução do Aviso de Recebimento (AR) dos Correios;
- Não for localizada no endereço constante do CNPJ, situação comprovada mediante Termo de Diligência; ou
- Houver denúncia de terceiros interessados ou comunicação de qualquer órgão público, informando a não localização no endereço constante do cadastro, após diligência realizada pela RFB.
Com irregularidade nas operações de comércio exterior
Uma empresa pode ficar com a situação inapta no CNPJ, quando cometer irregularidades nas operações de comércio exterior.
São consideradas empresas com irregularidades nas operações de comércio exterior aquelas que por algum motivo, não conseguem:
- Comprovar a origem, a disponibilidade e a efetiva transferência, se for o caso, dos recursos empregados em operações de comércio exterior.
Outras hipóteses para que uma empresa seja declarada inapta
Por fim, uma empresa também pode ser declarada inapta, e com isso, impedida de funcionar, até que regularize a sua situação, nas seguintes hipóteses:
- Tiver domicílio no exterior e não tiver indicado procurador ou representante legalmente constituído e domiciliado no País;
- Encontrar-se com as atividades paralisadas, salvo quando a paralisação for comunicada;
- Realizar operações de terceiros, com intuito de acobertar seus reais beneficiários;
- Tiver participado, segundo evidências, de organização constituída com o propósito de suprimir ou reduzir o recolhimento de tributos ou de inviabilizar ou prejudicar a cobrança de débitos fiscais, inclusive por meio de emissão de documentos fiscais que relatem operações fictícias ou cessão de créditos inexistentes ou de terceiros;
- Tiver sido constituída, segundo evidências, para a prática de fraude fiscal, inclusive em proveito de terceiras empresas;
- Operar com produtos de natureza ilícita, proveniente de roubo ou decorrente de contrafação;
- Adotar práticas ilícitas na comercialização de combustíveis;
- Praticar contrabando, descaminho, pirataria ou outros atos ilícitos relacionados ao comércio internacional; ou
- Encontrar-se suspensa por, no mínimo, 1 (um) ano;
- Atraso no pagamento de impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, dentre outros.
Como descobrir se uma empresa está inapta?
Você pode consultar gratuitamente a situação cadastral do CNPJ no site da Receita Federal. Basta acessar o portal oficial da Receita, clicar em “Consulta CNPJ” e digitar o número do documento.
No resultado, você verá se o CNPJ está ativo, inapto, suspenso ou baixado. Caso apareça a condição “inapto”, será exibido o motivo da irregularidade e o histórico de omissões, o que ajuda a determinar quais declarações devem ser regularizadas.
CNPJ inapto: o que fazer?
Se o seu CNPJ está inapto, o primeiro passo é manter a calma e buscar orientação especializada. A seguir, veja como regularizar CNPJ inapto:
1. Identifique as obrigações em atraso
Por meio do relatório da Receita Federal, é possível verificar quais documentos e declarações não foram entregues.
Esses documentos variam de acordo com o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
2. Prepare e envie as declarações pendentes
Após o levantamento, será necessário transmitir todas as obrigações omitidas, mesmo aquelas que se referem a períodos anteriores.
Nessa etapa, contar com o apoio de um escritório de contabilidade como a CLM Controller é essencial, pois erros na retificação podem gerar mais pendências.
3. Gere e pague os tributos devidos
Em alguns casos, o sistema da Receita Federal irá gerar multas automáticas por atraso na entrega das obrigações acessórias.
É fundamental emitir as guias DARF ou DAS correspondentes e realizar o pagamento ou parcelamento.
4. Aguarde a reativação
Após a entrega das declarações e a quitação das multas, a situação do CNPJ será regularizada automaticamente em até 72 horas.
A consulta pode ser feita novamente no site da Receita. Caso a situação não seja normalizada, é preciso verificar se resta alguma pendência.
5. Atualize dados cadastrais, se necessário
Se houve mudança de endereço, sócios ou atividade da empresa durante o período de inatividade, será preciso atualizar o cartão CNPJ junto à Junta Comercial do seu estado e a Receita Federal.
Como regularizar CNPJ inapto pela internet?
Boa parte do processo de regularização pode ser feito de forma digital. Com um certificado digital (e-CNPJ), você ou seu contador podem:
- Acessar o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento);
- Consultar pendências;
- Enviar declarações;
- Emitir DARFs e comprovantes;
- Fazer ajustes cadastrais.
Essa facilidade é ainda maior quando você conta com um escritório de contabilidade que já possui integração com os sistemas da Receita e da Prefeitura.
Regime tributário e CNPJ inapto: como o enquadramento influencia
Ao analisar a questão do CNPJ inapto, é essencial entender como a escolha do regime tributário impacta diretamente na entrega de declarações obrigatórias e, por consequência, na possibilidade de inaptidão.
Simples Nacional
Empresas optantes pelo Simples Nacional devem entregar anualmente a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) e mensalmente o PGDAS-D, além de cumprir com obrigações acessórias municipais, como notas fiscais eletrônicas.
A não entrega da DEFIS por dois anos consecutivos, por exemplo, pode resultar no CNPJ inapto. Portanto, manter a contabilidade em dia e os documentos enviados corretamente é fundamental.
Lucro Presumido
No Lucro Presumido, a empresa precisa enviar diversas declarações:
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
- EFD-Contribuições (obrigação mensal que detalha PIS e COFINS);
- GFIP (em caso de empregados registrados).
A omissão dessas obrigações também acarreta inaptidão.
Lucro Real
Empresas no Lucro Real têm a maior quantidade de obrigações fiscais. Além das citadas no Lucro Presumido, devem entregar a ECD (Escrituração Contábil Digital) e o Bloco K do SPED Fiscal, dependendo do setor.
A alta complexidade torna essencial o acompanhamento contábil constante, por parte de um escritório de contabilidade especializado em empresas do Lucro Real, como a CLM Controller.
Oferecemos assessoria completa, com foco em abertura de empresa, regularização de pendências, planejamento tributário, além de consultoria para pagar menos impostos com total segurança jurídica.
CNPJ inativo x CNPJ inapto: entenda a diferença
Não confunda CNPJ inapto com CNPJ inativo. Um CNPJ é considerado inativo quando a empresa não realiza atividades operacionais, financeiras ou não operacionais por um determinado período. Já a inaptidão é uma situação mais grave, que ocorre devido à falta de cumprimento das obrigações fiscais.
CNPJ inapto: impacto na reputação e nos negócios
Ter um CNPJ inapto não causa apenas problemas legais e fiscais. Ele compromete a imagem da empresa no mercado.
Fornecedores podem recusar vender para empresas irregulares, clientes podem desconfiar da segurança da relação comercial e bancos podem bloquear linhas de crédito.
Empresas que participam de licitações ou prestam serviços para órgãos públicos podem ser desclassificadas imediatamente. Isso gera prejuízos financeiros e afeta a continuidade dos negócios.
Como evitar que o CNPJ fique inapto novamente
Uma vez regularizada, é essencial evitar que a empresa volte a ficar inapta. Veja boas práticas:
- Mantenha uma contabilidade ativa: um bom escritório de contabilidade acompanha os prazos de todas as obrigações acessórias e evita omissões;
- Contrate certificado digital válido: ele é essencial para entrega das declarações e consultas ao e-CAC;
- Fique atento à caixa postal do e-CAC: a Receita Federal envia comunicados importantes por esse canal;
- Evite parar a empresa sem comunicar ao fisco: se não for mais operar, é necessário formalizar a baixa do CNPJ para não acumular pendências;
- Invista em organização financeira: empresas com fluxo de caixa bem estruturado têm menos chances de negligenciar suas obrigações fiscais.
Conclusão
Agora que você já sabe o que é CNPJ inapto, o que significa essa condição e como resolver o problema, é hora de agir para manter sua empresa regularizada e segura.
Evitar essa situação depende de organização, compromisso com as obrigações fiscais e, principalmente, apoio profissional.
A CLM Controller Contabilidade é um escritório de contabilidade que pode ajudar sua empresa a sair da inaptidão e seguir em conformidade com a Receita Federal.
Entre em contato com a nossa equipe e descubra como podemos regularizar seu CNPJ e manter sua empresa no caminho certo.