CNPJ inapto: o que é e como resolver

Você sabia que a omissão na entrega de declarações pode deixar o seu CNPJ inapto e trazer uma série de complicações para a sua empresa? A Receita Federal do Brasil (RFB) tem regras rígidas que, se não forem seguidas, podem causar sérios problemas fiscais e operacionais para o seu negócio.

Um CNPJ inapto pode acarretar uma série de problemas fiscais, inclusive multas elevadas, impossibilidade de emissão de notas fiscais e bloqueios bancários.

Neste artigo, você entenderá o que significa CNPJ inapto, como identificar essa condição, quais são as principais causas e, principalmente, como regularizar CNPJ inapto pela internet com o apoio de um escritório de contabilidade.

O que é um CNPJ inapto?

O CNPJ inapto é um status atribuído pela Receita Federal a empresas que deixaram de cumprir obrigações fiscais acessórias, como a entrega de declarações e demonstrativos por dois anos consecutivos.

Quando isso acontece, a empresa passa a ter sua situação cadastral inapta, o que impede o funcionamento regular da atividade empresarial.

CNPJ inapto o que significa na prática?

Significa que a Receita Federal considera a empresa irregular perante o fisco. Ainda que o CNPJ continue existindo no sistema, ele está, na prática, “congelado” para operações legais.

Em resumo, a empresa se torna inapta para emitir nota fiscal, participar de licitações, abrir conta bancária e operar de forma segura com fornecedores e clientes.

Além disso, é muito importante destacar que em alguns casos, os próprios sócios podem ser responsabilizados pelas dívidas da empresa inapta.

Como saber se o seu CNPJ está inapto?

A Receita Federal pode declarar um CNPJ como inapto após 90 dias de omissão na entrega de declarações. Para verificar se o seu CNPJ está nessa situação, você pode acessar o Centro Virtual de Atendimento (Portal e-CAC) e utilizar o serviço de Consulta Pendências – Situação Fiscal. Caso seja identificada alguma pendência, é crucial agir rapidamente para evitar maiores problemas.

Quais são os efeitos de um CNPJ inapto?

A seguir, veja os principais impactos negativos para quem está com o CNPJ inapto:

• Impedimento para emissão de notas fiscais;
• Dificuldade para obter crédito e financiamentos;
• Cancelamento de inscrições estaduais e municipais;
• Impossibilidade de participação em processos de licitação;
• Perda do enquadramento no Simples Nacional;
• Aplicação de multas e juros sobre obrigações atrasadas;

Consequências da inaptidão do CNPJ

As consequências de ter um CNPJ inapto vão muito além da simples regularização de pendências. Empresas nessa situação enfrentam dificuldades como:

• Impedimento de Participação em Licitações: Sua empresa fica proibida de participar de concorrências públicas, o que pode limitar significativamente as oportunidades de negócios.
• Restrição de Acesso a Créditos e Incentivos: Com o CNPJ inapto, a empresa não pode obter incentivos fiscais ou realizar operações de crédito que envolvam recursos públicos.
• Impossibilidade de Emitir Documentos Fiscais: A emissão de notas fiscais eletrônicas fica bloqueada, dificultando as operações comerciais.
• Responsabilização dos Sócios: Os sócios podem ser responsabilizados pelos débitos fiscais da empresa, o que pode resultar em cobranças administrativas e execuções fiscais.

Causas mais comuns do CNPJ inapto

De acordo com a Instrução Normativa 2119/2022 da Receita Federal, um CNPJ pode ser declarado inapto por uma série de motivos, dentre eles:

Omissão na entrega de declarações

Todas as empresas são obrigadas a enviar uma série de declarações de forma periódica ao fisco, dentre as quais, podemos destacar:

• Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
• Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica (DSPJ) – Inativa;
• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis);
• Declaração Única e Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DASN);
• Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual (DASN-Simei);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf);
• Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (DITR);
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
• Escrituração Fiscal Digital das Contribuições (EFD-Contribuições);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD);
• E-Financeira;
• Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
• Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb);
• Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – declaratório (PGDAS-D).

Por sua vez, quando os prazos de envio não são respeitados pela empresa, o fisco pode declarar o CNPJ inapto, impedindo o funcionamento da pessoa jurídica, até regularização.

Empresa não localizada

Um CNPJ também pode ser declarado inapto, quando a empresa não é localizada pelo fisco.

O fisco considera como não localizada uma empresa que se encontra em uma das seguintes hipóteses:

• Não confirmar o recebimento de 2 (duas) ou mais correspondências enviadas pela RFB, comprovado pela devolução do Aviso de Recebimento (AR) dos Correios;
• Não for localizada no endereço constante do CNPJ, situação comprovada mediante Termo de Diligência; ou
• Houver denúncia de terceiros interessados ou comunicação de qualquer órgão público, informando a não localização no endereço constante do cadastro, após diligência realizada pela RFB.

Com irregularidade nas operações de comércio exterior

Uma empresa pode ficar com a situação inapta no CNPJ, quando cometer irregularidades nas operações de comércio exterior.

São consideradas empresas com irregularidades nas operações de comércio exterior aquelas que por algum motivo, não conseguem:

• Comprovar a origem, a disponibilidade e a efetiva transferência, se for o caso, dos recursos empregados em operações de comércio exterior.

Outras hipóteses para que uma empresa seja declarada inapta

Por fim, uma empresa também pode ser declarada inapta, e com isso, impedida de funcionar, até que regularize a sua situação, nas seguintes hipóteses:

• Tiver domicílio no exterior e não tiver indicado procurador ou representante legalmente constituído e domiciliado no País;
• Encontrar-se com as atividades paralisadas, salvo quando a paralisação for comunicada;
• Realizar operações de terceiros, com intuito de acobertar seus reais beneficiários;
• Tiver participado, segundo evidências, de organização constituída com o propósito de suprimir ou reduzir o recolhimento de tributos ou de inviabilizar ou prejudicar a cobrança de débitos fiscais, inclusive por meio de emissão de documentos fiscais que relatem operações fictícias ou cessão de créditos inexistentes ou de terceiros;
• Tiver sido constituída, segundo evidências, para a prática de fraude fiscal, inclusive em proveito de terceiras empresas;
• Operar com produtos de natureza ilícita, proveniente de roubo ou decorrente de contrafação;
• Adotar práticas ilícitas na comercialização de combustíveis;
• Praticar contrabando, descaminho, pirataria ou outros atos ilícitos relacionados ao comércio internacional; ou
• Encontrar-se suspensa por, no mínimo, 1 (um) ano;
• Atraso no pagamento de impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, dentre outros.

Como descobrir se uma empresa está inapta?

Você pode consultar gratuitamente a situação cadastral do CNPJ no site da Receita Federal. Basta acessar o portal oficial da Receita, clicar em “Consulta CNPJ” e digitar o número do documento.

No resultado, você verá se o CNPJ está ativo, inapto, suspenso ou baixado. Caso apareça a condição “inapto”, será exibido o motivo da irregularidade e o histórico de omissões, o que ajuda a determinar quais declarações devem ser regularizadas.

CNPJ inapto: o que fazer?

Se o seu CNPJ está inapto, o primeiro passo é manter a calma e buscar orientação especializada. A seguir, veja como regularizar CNPJ inapto:

1. Identifique as obrigações em atraso

Por meio do relatório da Receita Federal, é possível verificar quais documentos e declarações não foram entregues.

Esses documentos variam de acordo com o regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).

2. Prepare e envie as declarações pendentes

Após o levantamento, será necessário transmitir todas as obrigações omitidas, mesmo aquelas que se referem a períodos anteriores.

Nessa etapa, contar com o apoio de um escritório de contabilidade como a CLM Controller é essencial, pois erros na retificação podem gerar mais pendências.

3. Gere e pague os tributos devidos

Em alguns casos, o sistema da Receita Federal irá gerar multas automáticas por atraso na entrega das obrigações acessórias.

É fundamental emitir as guias DARF ou DAS correspondentes e realizar o pagamento ou parcelamento.

4. Aguarde a reativação

Após a entrega das declarações e a quitação das multas, a situação do CNPJ será regularizada automaticamente em até 72 horas.

A consulta pode ser feita novamente no site da Receita. Caso a situação não seja normalizada, é preciso verificar se resta alguma pendência.

5. Atualize dados cadastrais, se necessário

Se houve mudança de endereço, sócios ou atividade da empresa durante o período de inatividade, será preciso atualizar o cartão CNPJ junto à Junta Comercial do seu estado e a Receita Federal.

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Como regularizar CNPJ inapto pela internet?

Boa parte do processo de regularização pode ser feito de forma digital. Com um certificado digital (e-CNPJ), você ou seu contador podem:

• Acessar o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento);
• Consultar pendências;
• Enviar declarações;
• Emitir DARFs e comprovantes;
• Fazer ajustes cadastrais.

Essa facilidade é ainda maior quando você conta com um escritório de contabilidade que já possui integração com os sistemas da Receita e da Prefeitura.

Regime tributário e CNPJ inapto: como o enquadramento influencia

Ao analisar a questão do CNPJ inapto, é essencial entender como a escolha do regime tributário impacta diretamente na entrega de declarações obrigatórias e, por consequência, na possibilidade de inaptidão.

Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem entregar anualmente a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) e mensalmente o PGDAS-D, além de cumprir com obrigações acessórias municipais, como notas fiscais eletrônicas.

A não entrega da DEFIS por dois anos consecutivos, por exemplo, pode resultar no CNPJ inapto. Portanto, manter a contabilidade em dia e os documentos enviados corretamente é fundamental.

Lucro Presumido

No Lucro Presumido, a empresa precisa enviar diversas declarações:

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal);
• EFD-Contribuições (obrigação mensal que detalha PIS e COFINS);
• GFIP (em caso de empregados registrados).

A omissão dessas obrigações também acarreta inaptidão.

Lucro Real

Empresas no Lucro Real têm a maior quantidade de obrigações fiscais. Além das citadas no Lucro Presumido, devem entregar a ECD (Escrituração Contábil Digital) e o Bloco K do SPED Fiscal, dependendo do setor.

A alta complexidade torna essencial o acompanhamento contábil constante, por parte de um escritório de contabilidade especializado em empresas do Lucro Real, como a CLM Controller.

Oferecemos assessoria completa, com foco em abertura de empresa, regularização de pendências, planejamento tributário, além de consultoria para pagar menos impostos com total segurança jurídica.

CNPJ inativo x CNPJ inapto: entenda a diferença

Não confunda CNPJ inapto com CNPJ inativo. Um CNPJ é considerado inativo quando a empresa não realiza atividades operacionais, financeiras ou não operacionais por um determinado período. Já a inaptidão é uma situação mais grave, que ocorre devido à falta de cumprimento das obrigações fiscais.

CNPJ inapto: impacto na reputação e nos negócios

Ter um CNPJ inapto não causa apenas problemas legais e fiscais. Ele compromete a imagem da empresa no mercado.

Fornecedores podem recusar vender para empresas irregulares, clientes podem desconfiar da segurança da relação comercial e bancos podem bloquear linhas de crédito.

Empresas que participam de licitações ou prestam serviços para órgãos públicos podem ser desclassificadas imediatamente. Isso gera prejuízos financeiros e afeta a continuidade dos negócios.

Como evitar que o CNPJ fique inapto novamente

Uma vez regularizada, é essencial evitar que a empresa volte a ficar inapta. Veja boas práticas:

1. Mantenha uma contabilidade ativa: um bom escritório de contabilidade acompanha os prazos de todas as obrigações acessórias e evita omissões;
2. Contrate certificado digital válido: ele é essencial para entrega das declarações e consultas ao e-CAC;
3. Fique atento à caixa postal do e-CAC: a Receita Federal envia comunicados importantes por esse canal;
4. Evite parar a empresa sem comunicar ao fisco: se não for mais operar, é necessário formalizar a baixa do CNPJ para não acumular pendências;
5. Invista em organização financeira: empresas com fluxo de caixa bem estruturado têm menos chances de negligenciar suas obrigações fiscais.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é CNPJ inapto, o que significa essa condição e como resolver o problema, é hora de agir para manter sua empresa regularizada e segura.

Evitar essa situação depende de organização, compromisso com as obrigações fiscais e, principalmente, apoio profissional.

A CLM Controller Contabilidade é um escritório de contabilidade que pode ajudar sua empresa a sair da inaptidão e seguir em conformidade com a Receita Federal.

Entre em contato com a nossa equipe e descubra como podemos regularizar seu CNPJ e manter sua empresa no caminho certo.