O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um depósito mensal obrigatório feito pelo empregador em nome de cada trabalhador com carteira assinada. Criado para proteger o empregado demitido sem justa causa, o FGTS consiste numa “poupança forçada” na Caixa Econômica Federal. Em regra, todas as empresas devem depositar 8% do salário de cada funcionário até o dia 7 do mês seguinte ao trabalhado.

Esse percentual incide sobre salários, 13º salário, horas extras e demais verbas de natureza salarial. Vale ressaltar que esse valor não é descontado do salário do empregado – trata-se de obrigação exclusiva do empregador. Em suma, qualquer empresa que tenha empregados regidos pela CLT, ou trabalhadores rurais, domésticos, avulsos etc., está obrigada a recolher o FGTS.

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Riscos e penalidades do FGTS em atraso

Manter o FGTS em atraso acarreta sérios prejuízos financeiros e legais. Entre os principais riscos estão:

Juros e multas elevadas: a empresa paga multa por atraso, definida em lei. A Lei do FGTS (Lei 8.036/90) prevê multa de 5% sobre o valor devido no mês de vencimento e 10% a partir do mês seguinte. Além disso, incidem juros de mora de 0,5% ao mês (mais atualização pela Taxa Referencial) sobre o saldo devedor. Ou seja, a cada mês parado o débito aumenta significativamente.

Impedimentos legais: enquanto tiver débito de FGTS, a empresa fica proibida de tomar algumas medidas comuns. Por exemplo, não pode pagar pró-labore a sócios ou distribuir lucros e dividendos até regularizar a situação (art. 50 do Decreto 99.684/90). Se a inadimplência for contumaz, também fica impedida de receber incentivos fiscais e benefícios financeiros de qualquer esfera governamental (art. 51).

Bloqueio de certidões e contratos: uma empresa com FGTS em atraso não consegue emitir o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) nem a Certidão Negativa de Débitos (CND) do FGTS. Isso impede a participação em licitações, celebração de contratos com órgãos públicos ou obtenção de crédito em bancos. Em suma, a empresa perde garantias legais e acesso a benefícios até quitar os atrasados.

Fiscalização e autuações: o Ministério do Trabalho intensificou a fiscalização do FGTS (com o projeto FGTS Digital) e os auditores-fiscais do trabalho têm poderes para identificar débitos não pagos. Se constatado o atraso, a empresa será autuada e terá que recolher os valores devidos com todas as multas e juros, além de eventuais multas administrativas. Em 2022, por exemplo, a fiscalização recuperou cerca de R$ 5,8 bilhões de débitos de FGTS, mostrando que atrasos geram cobranças rigorosas.

Ações trabalhistas: empregados prejudicados podem reclamar na Justiça do Trabalho. Mesmo que o atraso isoladamente não configure, por si só, motivo certo de rescisão indireta, ele representa danos trabalhistas. O trabalhador pode exigir em ação a quitação das guias em atraso, receber diferenças rescisórias (com multa de 40%) ou outros direitos, o que eleva a responsabilidade financeira da empresa. Além disso, atrasos sucessivos mancham a imagem da empresa perante empregados, sindicatos e mercado.

Leia mais sobre: CND – Certidão Negativa de Débito: veja como emitir

Em resumo, atrasar o FGTS traz multa, juros, entraves burocráticos (sem CRF/CND) e risco de processos. As consequências variam de encargos financeiros a sanções que podem comprometer negócios, como perder contratos públicos ou crédito. Manter os depósitos em dia é crucial para evitar problemas legais e de credibilidade.

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O papel do FGTS Digital na fiscalização

Desde a implementação do FGTS Digital, o controle sobre os recolhimentos se tornou ainda mais rigoroso. A nova plataforma, integrada ao eSocial, permite que o governo monitore os depósitos com mais precisão e agilidade, identificando rapidamente atrasos ou inconsistências.

Além de facilitar o cumprimento das obrigações por parte do empregador, o FGTS Digital também agiliza os processos de cobrança e fiscalização, reduzindo o tempo entre a inadimplência e a autuação.

Quer entender melhor como funciona o FGTS Digital e como ele impacta a rotina das empresas? Assista ao vídeo abaixo produzido pela CLM Controller:

Como regularizar o FGTS atrasado: passo a passo

Para regularizar o FGTS pendente, o empresário deve seguir um procedimento claro e organizado. Abaixo estão os principais passos para pagar os débitos atrasados:

Identificar os períodos em atraso: verifique exatamente quais meses ou anos deixaram de ser depositados. Isso pode ser feito conferindo folhas de pagamento, recibos de recolhimento ou o extrato de FGTS do empregado (via site/app da Caixa ou carta enviada ao trabalhador). Uma apuração cuidadosa evita deixar qualquer pendência ocultra.
Calcular os valores devidos: com as competências atrasadas em mãos, use o sistema oficial para incluir correções. Em geral, baixe o índice de atualização monetária do FGTS para o período (disponível no site da Caixa) e importe-o em ferramenta como o SEFIP ou no próprio sistema FGTS Digital. Essas ferramentas calculam automaticamente o valor do depósito original, acrescido de multa e juros correspondentes.
Gerar as guias de pagamento (GRF): no SEFIP (ou FGTS Digital/eSocial), abra novo movimento tipo “FGTS em atraso” e informe a data de pagamento planejada. O sistema emitirá uma Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) para cada mês ou funcionário em débito. Se preferir, esse procedimento também pode ser feito diretamente numa agência da Caixa: apresente os dados da empresa e dos funcionários para emitir a GRF das competências em aberto.
Pagar as guias geradas: quite todas as GRFs devidas. O pagamento será feito na rede bancária, respeitando o valor indicado com multa e juros. É importante guardar os comprovantes de pagamento. Após alguns dias, confirme no site FGTS ou com o contador que as guias foram compensadas nas contas vinculadas dos empregados.
Atualizar certidões e registros: após a quitação, solicite a emissão da Certidão de Regularidade do FGTS para comprovar que não há débitos. Arquive junto ao RH ou contabilidade os comprovantes de pagamento e atualize as declarações fiscais (eSocial) se necessário. Assim, a empresa retoma a conformidade e retira qualquer impedimento legal causado pelos atrasos.

Conclusão

se houver muitas parcelas, consulte a Caixa sobre possibilidade de parcelamento ou negociação (disponível para FGTS de empregador). Um contador ou escritório especializado (como a CLM Controller) pode orientar na apuração correta dos valores e no uso dos sistemas oficiais, garantindo que todos os cálculos sejam feitos conforme a legislação.

Como evitar atrasos futuros

A melhor forma de lidar com FGTS em atraso é não chegar a esse ponto. Algumas práticas ajudam a manter os recolhimentos em dia:

Planejamento financeiro: reserve mensalmente o valor correspondente ao FGTS junto com a folha de pagamento. Trate-o como despesa fixa, do mesmo modo que salários ou INSS. Ter fundos garantidos no caixa evita que a empresa postergue esse pagamento em caso de aperto financeiro.
Controles automatizados: use softwares de folha de pagamento ou o próprio eSocial para lançar salários e encargos. Sistemas bem configurados já calculam automaticamente o FGTS devido e emitem lembretes ou guias pré-preenchidas. Isso reduz erros manuais e esquecimento de meses.
Calendário de obrigações: crie no calendário corporativo alertas próximos ao dia 7 de cada mês para programar o pagamento do FGTS. Implemente rotinas internas, como fechamento da folha e conferência de encargos, que antecipem possíveis pendências.
Auditoria interna periódica: faça checagens regulares (mensais ou trimestrais) com apoio do departamento contábil ou auditoria, verificando se todos os recolhimentos foram feitos e conciliando com o extrato FGTS. A ação preventiva corrige falhas logo no início.
Equipe contábil dedicada: conte com um departamento de contabilidade interno ou terceirizado competente. Profissionais atualizados acompanham mudanças na legislação (como o novo FGTS Digital), garantem envio correto de informações no eSocial e podem até simular cenários financeiros para alertar sobre possíveis atrasos.

Com organização financeira e suporte contábil, a empresa minimiza riscos de esquecimentos. Ter acesso a um contador ou empresa de serviços contábeis (como a CLM Controller) é essencial: esses especialistas podem implementar processos que garantam o cumprimento de todas as obrigações, inclusive o FGTS, mantendo a empresa sempre regularizada.

Dúvidas Frequentes sobre FGTS em Atraso

1. O que acontece se eu atrasar o pagamento do FGTS?
A empresa fica sujeita a multas, juros, perde acesso ao CRF (Certificado de Regularidade), pode ser impedida de contratar com o poder público e ainda corre risco de ser acionada na Justiça do Trabalho.

2. O funcionário é prejudicado?
Sim. Ele pode ter dificuldades para sacar o FGTS em casos de demissão, aposentadoria, financiamento habitacional ou doenças graves. Além disso, pode acionar a empresa judicialmente.

3. Posso parcelar o FGTS atrasado?
Sim, é possível negociar um parcelamento diretamente com a Caixa Econômica Federal. É necessário apresentar a documentação da empresa e os valores devidos.

4. A empresa é obrigada a pagar juros e multa mesmo se regularizar espontaneamente?
Sim. A Lei nº 8.036/1990 prevê multa de 5% no primeiro mês e 10% a partir do segundo, além de juros de 0,5% ao mês. Esses encargos são obrigatórios, mesmo em casos de autorregularização.

5. FGTS em atraso bloqueia certidão negativa da Receita Federal?
Não diretamente. Mas impede a emissão do CRF, que também é exigido em licitações e financiamentos. Sem ele, a empresa pode enfrentar entraves semelhantes à falta de uma CND.

Conte com a CLM Controller para manter tudo em dia

Manter os encargos trabalhistas em dia é desafio para qualquer empresa de médio ou grande porte. A CLM Controller oferece suporte contábil e financeiro especializado para que você evite problemas como FGTS em atraso. Nosso time orienta na apuração correta dos valores, no uso de sistemas oficiais (SEFIP, eSocial/FGTS Digital) e na elaboração das guias de recolhimento. Também ajudamos a implementar controles internos e planejamento financeiro para que a sua empresa nunca mais deixe de cumprir um prazo legal. Assim, você garante a tranquilidade de estar em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária.

Fale com a CLM Controller e descubra como nossos serviços de contabilidade consultiva podem simplificar sua gestão de folha de pagamento e encargos sociais, preservando a saúde financeira do negócio e evitando dores de cabeça com autuações.