A import on account é uma das modalidades mais utilizadas por empresas que desejam importar mercadorias sem estruturar internamente toda a operação de comércio exterior.
Ao mesmo tempo em que oferece praticidade, ganhos operacionais e acesso à expertise de empresas especializadas, essa modalidade exige atenção redobrada aos aspectos fiscais, aduaneiros e contábeis.
Muitos gestores conhecem o conceito de forma superficial e acabam confundindo a importação por conta e ordem com a importação por encomenda.
Embora ambas sejam modalidades de importação indireta, existem diferenças importantes relacionadas à propriedade da mercadoria, à responsabilidade tributária e ao enquadramento perante a Receita Federal.
Neste artigo, explicaremos como funciona a importação por conta e ordem, quais são seus benefícios, quais riscos precisam ser observados e como a contabilidade especializada contribui para a conformidade da operação.
What is import on account?
A import on account ocorre quando uma empresa contratante, chamada de adquirente, utiliza uma empresa importadora habilitada — normalmente uma trading company — para executar os procedimentos de importação em seu nome.
Nessa modalidade, a mercadoria pertence ao adquirente desde a origem da operação. A trading atua apenas como prestadora de serviços de comércio exterior, realizando atividades como:
- Negociação operacional da importação;
- Contratação de frete internacional;
- Coordenação logística;
- Desembaraço aduaneiro;
- Cumprimento das obrigações aduaneiras;
- Nacionalização da mercadoria.
Embora a declaração de importação seja registrada pela trading, o verdadeiro proprietário econômico da mercadoria é a empresa adquirente.
Por esse motivo, a legislação exige total transparência na identificação dos envolvidos na operação.
Base legal da importação por conta e ordem
O principal normativo que regula a matéria é a RFB Normative Instruction No. 1,861/2018, que disciplina as operações de importação realizadas por conta e ordem de terceiro e por encomenda.
A norma estabelece os critérios para caracterização de cada modalidade, as obrigações das partes envolvidas e os procedimentos necessários para garantir a regularidade fiscal e aduaneira.
A Internal Revenue Service exige que tanto a trading quanto o adquirente estejam devidamente habilitados e que a operação seja registrada de forma clara nos sistemas oficiais.
O objetivo é evitar práticas irregulares que possam ocultar o verdadeiro importador ou dificultar a fiscalização.
Spreadsheet
Invoice template
Como funciona a importação por conta e ordem na prática?
Para entender melhor o modelo, imagine uma indústria brasileira que deseja importar máquinas da Ásia.
A empresa possui recursos financeiros para adquirir os equipamentos, mas não possui estrutura interna especializada para conduzir a operação internacional.
Nesse caso, ela contrata uma trading habilitada. O fluxo normalmente ocorre da seguinte forma:
- O adquirente negocia a compra da mercadoria.
- A trading é contratada para operacionalizar a importação.
- Os recursos financeiros utilizados na aquisição pertencem ao adquirente.
- A trading registra a operação de importação.
- O desembaraço aduaneiro é realizado.
- A mercadoria é entregue ao adquirente.
Embora a trading apareça formalmente em determinadas etapas da operação, ela não é a compradora efetiva da mercadoria. Sua atuação é limitada à prestação dos serviços de comércio exterior.
Qual a diferença entre importação por conta e ordem e importação por encomenda?
Essa é uma das dúvidas mais frequentes entre gestores que atuam com comércio exterior.
Apesar das semelhanças operacionais, as duas modalidades possuem características bastante distintas.
Import on account
In importação por conta e ordem:
- O adquirente fornece os recursos financeiros;
- A mercadoria pertence ao adquirente desde a origem;
- A trading atua como prestadora de serviços;
- Existe identificação formal do adquirente na operação.
Import to order
In importação por encomenda:
- A trading utiliza recursos próprios para importar;
- A mercadoria é adquirida inicialmente pela importadora;
- Posteriormente ocorre a revenda ao encomendante;
- O risco comercial inicial pertence à importadora.
Essa diferença é extremamente importante porque impacta diretamente o tratamento tributário e as responsabilidades legais das partes.
Quais são as responsabilidades da trading?
Embora não seja a proprietária econômica da mercadoria na importação por conta e ordem, a trading possui responsabilidades relevantes.
Entre elas:
- Cumprir a legislação aduaneira;
- Registrar corretamente a declaração de importação;
- Informar o adquirente real da mercadoria;
- Manter documentação comprobatória;
- Atender exigências da Receita Federal;
- Garantir a conformidade operacional.
A atuação da trading exige elevado nível de controle documental, uma vez que qualquer inconsistência pode gerar questionamentos fiscais.
Por isso, a escolha da empresa parceira deve ser feita com bastante critério.
Quais são as responsabilidades do adquirente?
O adquirente também possui obrigações importantes. A Internal Revenue Service entende que ele é o verdadeiro importador econômico da operação.
Dessa forma, cabe à empresa:
- Disponibilizar os recursos financeiros da compra;
- Comprovar a origem dos recursos;
- Manter documentação da operação;
- Registrar corretamente os ativos adquiridos;
- Cumprir obrigações fiscais e contábeis relacionadas à importação.
A participação ativa do adquirente é fundamental para garantir a regularidade da operação. Não se trata de uma simples terceirização integral da responsabilidade.
Existem vantagens fiscais na importação por conta e ordem?
Embora muitas empresas procurem essa modalidade por razões operacionais, ela também pode trazer benefícios estratégicos.
Entre os principais estão:
Aproveitamento de expertise especializada – A trading possui conhecimento técnico sobre:
- Classificação fiscal;
- Procedimentos aduaneiros;
- Licenciamento;
- Logística internacional;
- Regimes especiais.
Isso reduz erros operacionais que podem gerar custos tributários desnecessários.
Melhor gestão dos créditos tributários – Uma operação corretamente estruturada facilita a identificação e o aproveitamento de créditos de ICMS, IPI, PIS e Cofins quando permitidos pela legislação.
Redução de riscos de compliance – A atuação de especialistas reduz a probabilidade de inconsistências fiscais e aduaneiras.
Isso gera maior segurança para empresas que não possuem departamento próprio de comércio exterior.
Ganhos operacionais – A terceirização da operação permite que a empresa concentre seus esforços na atividade principal do negócio.
O que é interposição fraudulenta de terceiros?
Entre todos os riscos relacionados à importação indireta, a interposição fraudulenta merece atenção especial. Esse é um dos temas mais fiscalizados pela Receita Federal.
A interposição fraudulenta ocorre quando uma empresa é utilizada para ocultar o verdadeiro importador da operação. Na prática, a Receita entende que houve tentativa de mascarar quem efetivamente realizou a importação.
As consequências podem ser severas.
Entre elas:
- Multas elevadas;
- Perdimento de mercadorias;
- Suspensão de habilitações;
- Processos administrativos;
- Questionamentos fiscais.
Por isso, todas as operações devem ser realizadas com total transparência documental. A identificação do adquirente precisa ser clara e compatível com a realidade econômica da transação.
Quais erros mais geram autuações em operações por conta e ordem?
Diversos problemas podem colocar a operação sob risco. Entre os mais comuns estão:
Falta de documentação adequada: Contratos mal elaborados ou ausência de documentos comprobatórios frequentemente geram questionamentos.
Divergência financeira: Quando os recursos utilizados não podem ser claramente vinculados ao adquirente, surgem riscos de caracterização irregular da operação.
Classificação fiscal incorreta: Erros no enquadramento fiscal dos produtos podem resultar em diferenças tributárias significativas.
Inconsistências contábeis: A contabilização inadequada da importação costuma chamar a atenção dos órgãos fiscalizadores.
Escolha inadequada da trading: Empresas sem estrutura, experiência ou conformidade podem expor seus clientes a riscos desnecessários.
Quando a importação por conta e ordem faz mais sentido?
A import on account costuma ser especialmente vantajosa para empresas que:
- Estão iniciando operações internacionais;
- Não possuem departamento próprio de comércio exterior;
- Desejam importar com maior eficiência operacional;
- Buscam apoio técnico especializado;
- Precisam de suporte logístico e aduaneiro.
Indústrias e varejistas frequentemente utilizam esse modelo para acelerar suas operações e reduzir a complexidade administrativa.
Por outro lado, empresas com grande volume de importações e estrutura própria consolidada podem avaliar outras alternativas estratégicas.
A decisão deve considerar fatores operacionais, tributários e financeiros.
O papel da contabilidade na conformidade das importações
Muitos gestores enxergam a contabilidade apenas como responsável pelos registros fiscais da operação. Na realidade, sua participação é muito mais estratégica.
One specialized accounting em comércio exterior contribui para:
Além disso, auxilia na integração entre os setores fiscal, financeiro, aduaneiro e operacional.
Essa visão integrada é fundamental para empresas que buscam crescimento sustentável no comércio internacional.
Como estruturar uma operação segura de importação por conta e ordem?
A segurança da operação depende da combinação de diversos fatores.
Entre as principais recomendações estão:
- Selecionar uma trading com histórico sólido;
- Formalizar contratos detalhados;
- Manter documentação organizada;
- Garantir transparência financeira;
- Validar corretamente a classificação fiscal;
- Monitorar a tributação aplicável;
- Contar com suporte contábil especializado.
Quanto maior o volume importado, maior a importância de processos robustos de governança e compliance.
Conclusion
A import on account é uma ferramenta extremamente relevante para empresas que desejam acessar o mercado internacional sem assumir toda a complexidade operacional do comércio exterior.
Quando estruturada corretamente, ela oferece vantagens importantes relacionadas à eficiência operacional, conformidade regulatória e aproveitamento da expertise de empresas especializadas.
Entretanto, os benefícios somente se concretizam quando a operação é conduzida com transparência, documentação adequada e alinhamento às exigências da Receita Federal.
Questões relacionadas à tributação, classificação fiscal, interposição fraudulenta e aproveitamento de créditos exigem acompanhamento técnico constante.
Por isso, contar com uma assessoria contábil especializada faz toda a diferença para reduzir riscos e maximizar os resultados da operação.
Talk to CLM Controller
Sua empresa realiza ou pretende realizar operações de importação por conta e ordem?
A CLM Controller possui expertise em contabilidade para importadoras, compliance tributário, planejamento fiscal e comércio exterior.
