La externalización financiera puede ayudar a una empresa a organizar sus procesos, reducir los fallos operativos y permitir que los directivos se dediquen a actividades más estratégicas.
También conocida como externalización de procesos financieros (BPO), esta modalidad consiste en contratar a una empresa especializada para que se encargue de parte de las tareas rutinarias del departamento financiero.
Sin embargo, externalizar no significa simplemente ceder contraseñas, documentos y pagos a otra empresa. Para que el servicio funcione correctamente, es necesario definir responsabilidades, niveles de acceso, autorizaciones, indicadores y normas de comunicación.
En este artículo, descubrirás las principales ventajas e inconvenientes de la externalización financiera, qué actividades pueden incluirse en el servicio y cuándo esta solución resulta adecuada para una empresa.
¿Qué es la externalización financiera?
La externalización financiera consiste en contratar a una empresa especializada para que lleve a cabo, organice y supervise determinadas tareas financieras de una empresa.
El objetivo es mejorar la calidad de la información, estandarizar los procesos y reducir el tiempo que dedican los responsables a las actividades operativas.
Dependiendo del contrato, el proveedor puede encargarse de tareas como:
- cuentas por pagar;
- cuentas por cobrar;
- conciliación bancaria;
- emisión de facturas;
- emisión de recibos y boletos de pago;
- control del flujo de caja;
- organización de documentos;
- seguimiento de la morosidad;
- informes financieros;
- apoyo al cierre contable.
La externalización puede dar respuesta tanto a empresas que aún no cuentan con un departamento financiero estructurado como a organizaciones que desean transformar una operación manual en un proceso más integrado.
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¿Cómo funciona la externalización de los servicios financieros?
El funcionamiento depende de la estructura de la empresa y del alcance del contrato.
Normalmente, el proceso comienza con un análisis de las rutinas actuales. Se analizan documentos, sistemas, accesos bancarios, responsables internos, plazos, autorizaciones y necesidades de informes.
A continuación, se crea un flujo de trabajo para definir quién ejecuta, quién revisa y quién aprueba cada actividad.
Por ejemplo, la empresa subcontratada puede registrar un pago en el banco, pero la aprobación final debe recaer en un responsable autorizado de la empresa contratante.
Este modelo permite externalizar la ejecución sin ceder el poder de decisión.
Las etapas más habituales son:
- análisis de los procesos financieros;
- organización de los documentos y registros;
- definición del alcance del servicio;
- creación de los niveles de acceso;
- configuración de los sistemas;
- definición de los procedimientos de aprobación;
- puesta en marcha de los informes;
- seguimiento periódico de los resultados.
¿Qué actividades se pueden externalizar?
El alcance varía en función del tamaño, el sector y el nivel de complejidad de la empresa.
Cuentas por pagar
El proveedor puede organizar los documentos, comprobar los vencimientos, registrar los pagos y remitir las operaciones para su aprobación.
Esto reduce los retrasos, los pagos duplicados y la pérdida de documentos.
Cuentas por cobrar
La externalización puede incluir la emisión de facturas, el seguimiento de los cobros, la identificación de importes y el control de la morosidad.
Conciliación bancaria
La conciliación compara los registros internos con los movimientos de las cuentas bancarias.
Este proceso ayuda a identificar comisiones, pagos, cobros, transferencias y diferencias entre el sistema y el extracto.
Emisión de facturas
Cuando se incluye en el alcance, el equipo subcontratado puede emitir facturas basándose en la información comercial y contractual facilitada por la empresa.
Las normas fiscales y los registros deben configurarse y revisarse con antelación.
Flujo de caja
El flujo de caja permite visualizar los ingresos y gastos previstos, lo que ayuda a la empresa a anticipar los periodos en los que habrá déficit o superávit de recursos.
Informes financieros
Los informes pueden incluir información como:
- saldo disponible;
- cuentas por cobrar;
- cuentas pendientes;
- impago;
- gastos por categoría;
- previsión financiera;
- necesidad de capital circulante;
- Evolución de los ingresos y los costes.
Esta información convierte al departamento financiero en una herramienta de gestión, y no solo en un departamento encargado de los pagos.
¿Cuáles son las ventajas de la externalización financiera?
La externalización puede aportar importantes beneficios, sobre todo a las empresas que cuentan con procesos manuales, información descentralizada o poca visibilidad sobre la tesorería.
1. Más tiempo para la gestión
En muchas empresas, son los propios socios quienes se encargan de comprobar los recibos, organizar los comprobantes, cobrar a los clientes y llevar el control de las cuentas bancarias.
Estas tareas son importantes, pero requieren tiempo que podría dedicarse a las ventas, la relación con los clientes, la gestión de equipos y el desarrollo del negocio.
Al externalizar parte de las operaciones, los directivos pueden dedicar más atención a las decisiones estratégicas.
2. Acceso a profesionales especializados
Crear un equipo financiero completo requiere selección de personal, formación, gestión, tecnología y una actualización constante.
Gracias a la externalización, la empresa pasa a contar con profesionales acostumbrados a gestionar diferentes rutinas, sistemas y controles.
Esto puede resultar especialmente útil para las empresas en expansión que aún no cuentan con la estructura necesaria para mantener un equipo interno completo.
3. Estandarización de los procesos
Una operación financiera sin procedimientos establecidos depende en gran medida de la memoria y la organización de cada empleado.
Cuando se documentan los procesos, la empresa reduce su dependencia de una sola persona y mejora la continuidad de las actividades.
La externalización suele requerir que se definan:
- plazos;
- responsables;
- aprobaciones;
- documentos;
- informes;
- formas de comunicación;
- procedimientos de conferencia.
4. Reducción de los errores operativos
Los pagos duplicados, los títulos olvidados, los cobros no identificados y los documentos perdidos son problemas habituales en rutinas poco organizadas.
Un equipo especializado puede establecer medidas de control para reducir estos incidentes.
Esto no significa que los errores desaparezcan por completo. Sin embargo, la existencia de procesos, revisiones y registros hace que los fallos sean más fáciles de identificar y corregir.
5. Mejor control del flujo de caja
Una de las principales ventajas del BPO financiero es la actualización frecuente de la información.
Al tener organizadas las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y los movimientos bancarios, la empresa puede hacerse una idea más clara de su situación financiera.
Esto ayuda a responder preguntas importantes:
- ¿Habrá dinero suficiente para hacer frente a los compromisos?
- ¿Qué clientes están atrasados?
- ¿Qué gastos han aumentado?
- ¿Será necesario obtener capital circulante?
- ¿Cuánto puede invertir la empresa?
- ¿Hay recursos disponibles para su distribución?
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7. Acceso a la tecnología y la automatización
Las empresas especializadas suelen utilizar sistemas de gestión, integraciones bancarias, paneles de control y herramientas de automatización.
El desarrollo de Open Finance también ha ampliado las posibilidades de compartir información financiera de forma estandarizada, previa autorización del cliente. Este ecosistema ya conecta millones de cuentas en Brasil y sigue ampliando sus servicios digitales e integraciones. Banco Central de Brasil
La tecnología puede reducir las tareas manuales, pero debe ir acompañada de controles de acceso y supervisión humana.
8. Mayor continuidad operativa
Cuando todo el conocimiento se concentra en un solo empleado, las vacaciones, las bajas o los despidos pueden interrumpir procesos importantes.
Con un proceso externalizado y documentado, la continuidad tiende a depender menos de una sola persona.
9. Información para la toma de decisiones
La externalización financiera no debe limitarse al pago de facturas.
Los informes actualizados pueden ayudar a los directivos a evaluar los costes, los márgenes, el endeudamiento, la morosidad y las necesidades de liquidez.
Esta visibilidad es importante para la planificación, las inversiones y el crecimiento.
10. Estructura escalable
Una empresa en expansión puede experimentar un rápido aumento en el volumen de facturas, cobros, pagos y conciliaciones.
Con un BPO financiero, la operación se puede adaptar en función de la demanda, sin que la empresa tenga que contratar inmediatamente a varios profesionales.
¿Cuáles son las desventajas y los riesgos?
La externalización también plantea retos. Ignorar estos aspectos puede convertir una solución prometedora en un auténtico quebradero de cabeza para la empresa.
1. Dependencia del proveedor
Cuando muchos procesos se concentran en una empresa subcontratada, la empresa contratante puede llegar a depender de ese proveedor.
Por ello, los procedimientos, documentos, accesos e historiales deben seguir siendo propiedad de la empresa.
El contrato también debe establecer cómo se devolverá la información en caso de que se suspenda el servicio.
2. Periodo de adaptación
La implantación difícilmente se produce de la noche a la mañana.
Al principio, puede que sea necesario corregir los registros, organizar los documentos, revisar las cuentas y redefinir las responsabilidades.
Durante esta fase, pueden producirse retrasos o surgir dudas hasta que el nuevo flujo se haya estabilizado.
3. Intercambio de información sensible
El proveedor puede tener acceso a extractos, datos de clientes, proveedores, empleados y movimientos financieros.
Por ello, a la hora de elegir la empresa hay que tener en cuenta la seguridad de la información, la confidencialidad y el cumplimiento de la Ley General de Protección de Datos.
La LGPD establece normas para el tratamiento de datos personales por parte de empresas públicas y privadas. Asimismo, establece que el encargado del tratamiento debe tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento y exige medidas de seguridad acordes con los riesgos que ello conlleva. Presidencia de la República
La legislación completa puede consultarse en el página web oficial del Planalto.
4. Riesgo de accesos mal configurados
El proveedor no debe tener acceso bancario ilimitado sin controles.
Lo ideal es utilizar perfiles específicos, autenticación multifactorial, límites y la separación entre el registro y la aprobación.
La persona que prepara una operación no debería, a ser posible, ser la única responsable de autorizarla.
5. Problemas de comunicación
Una empresa subcontratada no conoce automáticamente todos los detalles del negocio.
Los contratos, descuentos, excepciones, políticas internas y condiciones negociadas deben comunicarse con claridad.
Sin una rutina de comunicación, pueden producirse cobros indebidos, retrasos y clasificaciones incorrectas.
6. Costes fuera del alcance
Es posible que algunas actividades no estén incluidas en el contrato inicial.
Los proyectos especiales, la implantación de sistemas, la reconstrucción de historiales o un aumento significativo del volumen de transacciones pueden dar lugar a cargos adicionales.
Por ello, es necesario evaluar:
- qué incluye;
- los límites de volumen;
- qué actividades se cobran por separado;
- cómo funcionan los reajustes;
- qué sistemas están incluidos;
- ¿Cuáles son los plazos de atención?.
7. Distancia de la operación
Cuando la externalización se lleva a cabo sin supervisión, los responsables pueden pasar por alto información importante.
La solución no consiste en gestionar todo el proceso internamente. La solución consiste en establecer reuniones, indicadores e informes para que la empresa pueda seguir haciendo un seguimiento de su situación financiera.
¿Externalizar la gestión financiera significa perder el control?
No.
Una externalización bien estructurada puede aumentar el control, ya que los procesos pasan a registrarse, supervisarse y documentarse.
La empresa debe mantener internamente:
- aprobación de pagos;
- decisiones sobre inversiones;
- definición de políticas financieras;
- negociación de contratos importantes;
- planificación estratégica;
- supervisión de los indicadores;
- acceso a las cuentas y a la información.
El proveedor puede llevar a cabo tareas operativas, pero las decisiones y la gestión siguen recayendo en la empresa contratante.
El problema no es externalizar. El problema es externalizar sin normas.
¿Cómo reducir los riesgos de la subcontratación?
Hay algunas medidas que contribuyen a que el proceso sea más seguro.
Define claramente el alcance
El contrato debe detallar todas las actividades incluidas y las responsabilidades de cada parte.
Crea niveles de aprobación
Los pagos y las transferencias deben cumplir las normas de autorización según el importe, el área o el tipo de gasto.
Limita los accesos
Cada profesional debe acceder únicamente a la información necesaria para desempeñar sus funciones.
Establece un SLA
El acuerdo de nivel de servicio debe establecer plazos para la tramitación de documentos, el envío de informes, las correcciones y la atención de las solicitudes.
Sigue los indicadores
La empresa puede realizar un seguimiento de indicadores como:
- pagos realizados dentro del plazo;
- títulos vencidos;
- impago;
- discrepancias bancarias;
- tiempo de procesamiento;
- previsión de tesorería;
- número de errores;
- cuestiones pendientes relacionadas con la documentación.
Exige medidas de seguridad
Es importante conocer las políticas del proveedor en materia de protección de datos, copias de seguridad, control de acceso y respuesta ante incidentes.
Mantén los procesos documentados
La documentación reduce la dependencia del proveedor y facilita los futuros cambios de equipo, sistema o socio.
¿Externalización de procesos financieros (BPO) o equipo interno?
La elección depende del volumen de operaciones, de la complejidad y de la estrategia de la empresa.
| Criterios | BPO financiero | Equipo interno |
|---|---|---|
| Estructura | Compartida con el proveedor | A cargo de la propia empresa |
| Contratación | Servicio especializado | Contratación de profesionales |
| Tecnología | Puede estar incluida | Requiere adquisición y mantenimiento |
| Escalabilidad | Se puede establecer en el contrato | Depende de las nuevas contrataciones |
| Conocimiento del negocio | Desarrollado durante la puesta en marcha | Suele estar más cerca |
| Gestión del equipo | Realizada por el proveedor | Fabricado por la empresa |
| Controlar | Regulado por normas y autorizaciones | Se gestiona internamente |
| Coste | Por lo general, más predecible | Abarca salarios, cargas sociales y estructura |
Las empresas más grandes también pueden utilizar un modelo híbrido, manteniendo a los profesionales estratégicos en plantilla y externalizando las actividades operativas.
¿Cuál es la diferencia entre el BPO financiero y el CFO como servicio?
Ambos servicios pueden funcionar de forma complementaria, pero tienen objetivos diferentes.
BPO financiero
El BPO financiero está más relacionado con la ejecución y la organización de las rutinas.
Puede incluir:
- cuentas por pagar;
- cuentas por cobrar;
- conciliación;
- cobro;
- emisión de documentos;
- flujo de caja;
- informes operativos.
CFO como servicio
El CFO as a Service tiene una función más estratégica.
Este profesional o equipo puede ofrecer apoyo en:
- planificación financiera;
- presupuesto empresarial;
- previsiones;
- análisis de rentabilidad;
- captación de fondos;
- estructura de costes;
- indicadores;
- evaluación de inversiones;
- decisiones relacionadas con el crecimiento.
En pocas palabras, el BPO mantiene en marcha la maquinaria financiera. El CFO as a Service analiza el panorama y ayuda a decidir qué rumbo debe seguir la empresa.
¿Cuándo merece la pena externalizar la gestión financiera?
Se puede plantearse la externalización cuando:
- los directivos dedican mucho tiempo a las tareas financieras;
- se producen retrasos con frecuencia;
- el flujo de caja no se actualiza;
- la empresa no sabe cuánto tiene que pagar y cuánto tiene que cobrar;
- los documentos están desordenados;
- Existen diferencias entre el banco y el sistema;
- los informes no son fiables;
- la empresa está creciendo;
- la estructura interna se vio sobrecargada;
- no hay suficientes profesionales para mantener una plantilla completa;
- el departamento de contabilidad recibe los documentos con retraso;
- Hay problemas recurrentes relacionados con la morosidad.
También puede resultar útil durante los procesos de expansión, la apertura de sucursales, la implantación de un sistema ERP o la profesionalización de la gestión.
¿En qué casos puede no ser recomendable la externalización?
Es posible que este servicio no sea la mejor opción cuando la empresa:
- no está dispuesta a organizar sus procesos;
- no consigue designar a los responsables internos;
- se niega a utilizar sistemas o controles;
- cuenta con operaciones muy específicas que exigen una presencia diaria;
- no puede facilitar documentos e información;
- espera delegar también todas las decisiones financieras;
- elige al proveedor únicamente por ser el más barato.
La externalización por sí sola no soluciona una cultura de desorganización. Debe ir acompañada de una gestión adecuada.
¿Cómo elegir una empresa de externalización de procesos financieros (BPO)?
Antes de contratar a alguien, ten en cuenta los siguientes aspectos:
Experiencia
Comprueba desde cuándo opera la empresa y a qué tipo de clientes atiende.
Alcance detallado
Analiza con exactitud qué actividades forman parte del servicio.
Seguridad de la información
Pregunta sobre los accesos, las copias de seguridad, la protección de datos y las políticas de confidencialidad.
Tecnología
Infórmate sobre qué sistemas se utilizarán y cómo se llevará a cabo la integración con bancos, sistemas ERP y programas de contabilidad.
Servicio
Comprueba si habrá una persona responsable de la cuenta y cuáles son los canales de comunicación.
Informes
Pide ejemplos de los informes e indicadores que se entregarán.
SLA
Confirma los plazos de ejecución, respuesta y corrección.
Transición
Infórmate sobre cómo se llevará a cabo la implantación y cuánto tiempo se necesitará para estabilizar la operación.
Continuidad
Analiza cómo se mantendrán los procesos durante los periodos de vacaciones, bajas o cambios de personal.
Rescisión del contrato
El contrato debe explicar cómo se devolverán los datos, los documentos y los derechos de acceso.
¿Cuánto cuesta externalizar la gestión financiera?
El coste depende del volumen de transacciones, del número de cuentas bancarias, de las actividades incluidas, del número de empresas y de la complejidad de la operación.
Algunos factores que influyen en el precio son:
- número de pagos;
- volumen de cobros;
- emisión de notas;
- número de cuentas bancarias;
- número de documentos;
- necesidad de cobro;
- uso de sistemas;
- puesta en marcha;
- nivel de personalización;
- frecuencia de los informes;
- integración con el ERP;
- apoyo necesario.
Esta cantidad debe compararse no solo con el sueldo de un empleado, sino con toda la estructura necesaria para mantener el departamento a nivel interno.
Esto incluye gastos, formación, gestión, tecnología, sustituciones, equipamiento y supervisión.
Preguntas frecuentes sobre la externalización financiera
¿Qué significa «BPO financiero»?
BPO son las siglas de «Business Process Outsourcing», que puede traducirse como externalización de procesos empresariales.
En el BPO financiero, una empresa especializada se encarga de determinadas tareas financieras de la empresa contratante.
¿Puede la empresa subcontratada realizar movimientos en la cuenta bancaria?
Eso depende del modelo que se elija.
Se le puede conceder acceso para registrar o preparar operaciones, pero lo más seguro es que la aprobación final corra a cargo de los responsables de la empresa contratante.
¿El BPO financiero sustituye a la contabilidad?
No.
El BPO se encarga de las tareas financieras rutinarias, mientras que la contabilidad registra y analiza los hechos contables, calcula las obligaciones y elabora los estados financieros.
Los servicios deben trabajar de forma integrada.
¿Es segura la externalización financiera?
Puede ser segura cuando existen controles de acceso, normas de autorización, confidencialidad, sistemas protegidos y supervisión por parte de los responsables.
¿Pueden las pequeñas empresas contratar servicios de externalización de procesos financieros (BPO)?
Sí.
Las pequeñas empresas pueden utilizar este servicio para organizar sus finanzas sin necesidad de crear de inmediato un departamento completo.
¿La externalización reduce los costes?
Puede hacer que la estructura sea más predecible y reducir los gastos en personal y tecnología. Sin embargo, el ahorro depende del alcance, el volumen y el funcionamiento de cada empresa.
La decisión debe tener en cuenta el coste, la calidad, el control y la capacidad de gestión.
¿Merece la pena externalizar las finanzas?
La externalización financiera puede resultar rentable cuando la empresa necesita organizar sus procesos, mejorar la calidad de la información y reducir la dependencia de las tareas manuales.
No obstante, los resultados dependen de la elección del proveedor y de la creación de una estructura de gobernanza clara.
La empresa no debe dejar de realizar un seguimiento financiero. Al contrario: la externalización debe ofrecer más visibilidad, controles e información a los responsables.
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