Importação por conta e ordem e importação por encomenda

Você sabe o que é, como funciona e qual a diferença entre a importação por conta e ordem e a importação por encomenda?

A importação é uma estratégia importante para empresas que estão em busca de produtos, tecnologias e matérias-primas do mercado internacional.

 

 

Dentro desse contexto, as modalidades de importação por conta e ordem e importação por encomenda surgem como alternativas estratégicas para otimizar o processo, reduzir custos e atender às demandas legais e logísticas.

Embora as duas modalidades facilitem a entrada de mercadorias no Brasil, elas possuem diferenças marcantes em termos de responsabilidade, parâmetros de tributação no comércio exterior e operação.

Por isso, entender como cada uma funciona, seus benefícios e desafios, é essencial para as empresas que desejam escolher a opção mais adequada às suas necessidades.

Diante disso, neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é importação por conta e ordem, bem como, o que é importação por encomenda, destacando suas características, vantagens, requisitos, procedimentos e cuidados.

 

O que é importação por conta e ordem?

 

A importação por conta e ordem é uma modalidade de operação de comércio exterior em que uma empresa (adquirente) contrata uma empresa especializada em importações (importadora) para realizar todo o processo de aquisição e nacionalização de produtos vindos do exterior.

Essa operação é regida pela Instrução Normativa RFB nº 1861/2018 da Receita Federal do Brasil, que estabelece todos os requisitos e obrigações para a realização desse tipo de importação.

Na prática, podemos afirmar que o adquirente é o verdadeiro proprietário da mercadoria desde o início da operação. Ele é o responsável por decidir o que será importado, negociar com o fornecedor internacional e arcar com todos os custos envolvidos.

A importadora, por sua vez, atua apenas como um prestador de serviços, intermediando e executando os trâmites burocráticos, logísticos e alfandegários necessários para trazer a mercadoria até o Brasil.

 

Características da importação por conta e ordem

 

Relação entre adquirente e importadora: O adquirente contrata a importadora para realizar a operação em seu nome, mas mantém o controle total sobre a mercadoria.

Propriedade da mercadoria: O adquirente é o proprietário desde o início da operação, mesmo durante o transporte e desembaraço aduaneiro.

Responsabilidade tributária: O adquirente é o responsável pelo recolhimento de impostos e cumprimento das obrigações acessórias.

 

Importação por conta e ordem de terceiros e importação por conta e ordem são a mesma coisa?

 

Embora os termos “importação por conta e ordem” e “importação por conta e ordem de terceiros” sejam usados de forma intercambiável, na prática, eles se referem ao mesmo tipo de operação no contexto legal e fiscal do Brasil.

A confusão geralmente surge por causa da maneira como as empresas e profissionais de comércio exterior denominam essa modalidade.

A expressão “de terceiros” enfatiza que a operação é realizada pela importadora em nome de uma outra empresa, chamada adquirente, que é o real proprietário das mercadorias.

Na prática, isso significa que a importadora atua apenas como intermediária para executar os processos relacionados à importação, como:

• Negociação com fornecedores internacionais (se solicitado).
• Transporte e desembaraço aduaneiro.
• Cumprimento das obrigações alfandegárias e fiscais.

O termo “de terceiros” apenas reforça o fato de que a importadora não é a dona das mercadorias, mas sim a prestadora de serviços.

 

 

Benefícios da importação por conta e ordem

 

A importação por conta e ordem é uma modalidade amplamente utilizada por empresas que desejam trazer mercadorias do exterior, mas que preferem terceirizar a execução de todo o processo burocrático e logístico.

Confira os principais benefícios:

1.Redução de custos operacionais:

• A empresa adquirente não precisa investir em infraestrutura ou expertise para realizar o processo de importação diretamente.

2.Expertise no processo de importação:

• Empresas importadoras especializadas possuem experiência na gestão de trâmites internacionais, desde a negociação com fornecedores até o desembaraço aduaneiro.

3.Foco no core business:

• Ao terceirizar a importação, o adquirente pode concentrar seus recursos e esforços em atividades essenciais ao seu negócio, como vendas, marketing ou desenvolvimento de produtos, enquanto a importadora cuida da operação internacional.

4.Maior acesso ao mercado internacional:

• Pequenas e médias empresas, que muitas vezes não possuem experiência em importação, conseguem acessar fornecedores globais sem precisar dominar todos os detalhes do comércio exterior.

5.Redução de riscos fiscais e aduaneiros:

• Com o suporte de especialistas, o risco de erros que possam gerar multas na importação ou outras sanções é significativamente reduzido.

6.Planejamento tributário:

• A importação por conta e ordem pode ser usada como estratégia de planejamento tributário. Com uma análise adequada, é possível identificar regimes tributários e incentivos fiscais que reduzam a carga de impostos sobre a operação.

 

Em resumo, podemos afirmar que a importação por conta e ordem oferece uma combinação poderosa de eficiência, economia e segurança para empresas que desejam

 

Requisitos e procedimento para importar por conta e ordem

 

Como vimos anteriormente, a importação por conta e ordem é uma modalidade de comércio exterior regulamentada pela Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018, que permite que uma empresa (adquirente) contrate outra (importadora) para realizar todas as etapas de importação.

No entanto, para operar legalmente e com eficiência nesse regime, é necessário atender a diversos requisitos técnicos, operacionais e documentais.

1.Cadastro no RADAR Siscomex: Ambas as partes envolvidas — a empresa adquirente e a empresa importadora — devem estar habilitadas no RADAR, que é o sistema utilizado pela Receita Federal para monitorar operações de comércio exterior.

2.Contrato entre as partes: É obrigatório firmar um contrato de prestação de serviços entre a adquirente e a importadora, especificando claramente os termos da operação, como:

• Serviços a serem prestados.
• Valores cobrados.
• Responsabilidades de cada parte.
  Esse contrato serve como base legal e pode ser solicitado pela Receita Federal durante fiscalizações.

3.Pagamento direto ao fornecedor estrangeiro: Na importação por conta e ordem, o pagamento ao fornecedor estrangeiro deve ser realizado diretamente pela adquirente.

Na prática, isso diferencia essa modalidade da importação por encomenda, em que a importadora é responsável pelo pagamento.

4.Observância das normas aduaneiras e tributárias: É imprescindível seguir as normas de classificação fiscal, descrever detalhadamente as mercadorias e fazer o cálculo correto dos tributos incidentes.

5.Registro da operação no Siscomex: A importadora deve registrar a Declaração de Importação (DI) no Siscomex, assegurando que todas as informações estejam corretas e em conformidade com o contrato firmado.

6.Emissão do conhecimento de embarque e documentação: O fornecedor enviará os documentos essenciais para a importação, como:

• Conhecimento de embarque (BL ou AWB).
• Fatura comercial (Invoice).
• Packing list.

Esses documentos são entregues à importadora para a realização dos trâmites legais.

7.Registro da declaração de importação (DI): A importadora registra a Declaração de Importação (DI) no Siscomex, informando todos os detalhes sobre a mercadoria e as partes envolvidas.

• A importadora deve mencionar que a operação é realizada por conta e ordem de terceiros.
• Os dados do adquirente devem estar devidamente registrados.

8.Desembaraço aduaneiro: Após o registro da DI, a Receita Federal realiza a análise documental e, se tudo estiver em conformidade, o desembaraço aduaneiro é autorizado.

• A importadora é responsável por acompanhar o processo e lidar com eventuais exigências fiscais ou aduaneiras.

 

Cuidados na importação por conta e ordem

 

A importação por conta e ordem é uma modalidade interessante, mas que exige atenção especial em todas as etapas para evitar erros que podem gerar custos adicionais ou complicações legais.

Ao lidar com esse modelo, tanto a empresa adquirente quanto a importadora devem cumprir requisitos normativos e garantir a conformidade com as leis brasileiras. Confira os principais cuidados a serem tomados:

1.Contrato bem estruturado: Um contrato formal entre a adquirente e a importadora é obrigatório e deve incluir:

• Detalhes da operação, como tipo de mercadoria e prazos.
• Responsabilidades de ambas as partes.
• Aspectos financeiros, como taxas e forma de pagamento.

Esse documento é essencial para evitar conflitos e comprovar a legalidade da operação perante a Receita Federal.

2.Comunicação prévia à Receita Federal: É imprescindível que a adquirente informe à Receita Federal, de forma clara, que a operação será realizada por conta e ordem.

A falta dessa comunicação pode resultar em penalidades fiscais e bloqueios na importação.

3.Regularidade da importadora e da adquirente: Ambas as empresas envolvidas devem:

• Estar habilitadas no RADAR Siscomex.
• Ter cadastro ativo e sem pendências na Receita Federal.
• Apresentar regularidade fiscal e documental.

4.Pagamento de tributos e custos: Os tributos e encargos relacionados à importação, como II, IPI, PIS/COFINS e ICMS, devem ser corretamente calculados e pagos. É fundamental:

• Conferir as alíquotas e benefícios fiscais aplicáveis.
• Garantir que os valores sejam repassados com clareza à adquirente.

5.Controle de documentação: Manter a organização de documentos é essencial para auditorias e fiscalizações. Isso inclui:

• Contrato entre as partes.
• Declaração de Importação (DI).
• Conhecimento de embarque (BL ou AWB).
• Notas fiscais e comprovantes de pagamento.

6.Escolha de parceiros confiáveis: A importadora deve ser experiente e confiável, com conhecimento técnico para lidar com trâmites aduaneiros e fiscais. Sendo assim:

• Certifique-se de que o despachante aduaneiro envolvido é capacitado.
• Verifique a reputação da importadora no mercado.

Os cuidados na importação por conta e ordem garantem não apenas a eficiência do processo, mas também evitam problemas fiscais, financeiros e legais.

Investir em um planejamento detalhado e contar com assessoria especializada são passos indispensáveis para o sucesso dessa modalidade.

 

O que é importação por encomenda?

 

 

A importação por encomenda é uma modalidade de importação na qual uma empresa importadora realiza o processo de compra de mercadorias no exterior com recursos próprios, atendendo a uma demanda previamente estabelecida por uma empresa adquirente, conhecida como encomendante.

Nesse modelo, a importadora assume os riscos e a responsabilidade inicial pela operação, mas já possui um contrato ou compromisso firmado com o encomendante para a venda futura do produto no mercado nacional.

 

Características da importação por encomenda

 

Recursos próprios da importadora: A importadora utiliza os seus próprios recursos financeiros para adquirir e nacionalizar as mercadorias, diferentemente da importação por conta e ordem, na qual a adquirente financia diretamente a operação.

Venda posterior à encomendante: Após a nacionalização, a importadora transfere a mercadoria para a encomendante, cumprindo o acordo comercial previamente estabelecido.

Essa venda ocorre por meio de emissão de nota fiscal, que inclui os custos da importação e a margem de lucro da importadora.

Registro na Receita Federal: A Receita Federal exige que ambas as empresas estejam habilitadas no RADAR Siscomex e que conste na Declaração de Importação (DI), que a operação é realizada na modalidade de importação por encomenda.

 

Condições para a importação por encomenda

 

A importação por encomenda segue normas específicas estabelecidas pela legislação brasileira.

Para realizar esse tipo de operação, tanto a empresa importadora quanto a encomendante precisam cumprir requisitos e atender a determinadas condições para garantir a regularidade da operação.

Abaixo estão as principais condições:

1.Habilitação no RADAR Siscomex: Ambas as empresas, importadora e encomendante, devem estar habilitadas no sistema RADAR Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior) da Receita Federal.

Essa habilitação permite o registro e acompanhamento das operações de importação, garantindo a transparência no processo.

2.Contrato formal entre as partes: Deve existir um contrato previamente estabelecido entre a empresa importadora e a encomendante, definindo:

• A responsabilidade da importadora em financiar a operação.
• A obrigação de transferência dos produtos à encomendante após a nacionalização.
• As condições de preço, prazo de pagamento e eventuais garantias.

3.Registro da operação na declaração de importação (DI): No momento do registro da Declaração de Importação (DI), é obrigatório informar que a operação está sendo realizada na modalidade de importação por encomenda.

4.Uso de recursos próprios da importadora: A importadora deve utilizar exclusivamente seus recursos financeiros para adquirir as mercadorias no exterior, nacionalizá-las e arcar com os custos de frete, seguro e tributos relacionados.

Esse requisito é essencial para diferenciar a importação por encomenda da importação por conta e ordem.

5.Transferência para a encomendante após nacionalização: Uma vez nacionalizados, os produtos devem ser transferidos para a encomendante, conforme estabelecido no contrato.

A transferência ocorre mediante emissão de nota fiscal, que inclui os custos da importação e a margem de lucro da importadora.

 

Benefícios da importação por encomenda

 

A importação por encomenda é uma modalidade de comércio exterior que oferece vantagens para empresas que desejam adquirir produtos importados sem assumir diretamente os trâmites burocráticos e financeiros do processo. Confira!

1.Redução de burocracia para a encomendante:

• Na importação por encomenda, a empresa importadora é a responsável por gerenciar os processos relacionados à compra, transporte, desembaraço aduaneiro e nacionalização das mercadorias.
• Com isso, a encomendante pode focar em suas atividades principais sem a necessidade de lidar diretamente com as complexidades burocráticas.

2.Expertise no comércio exterior:

A importadora possui conhecimento técnico e experiência nas operações internacionais, o que garante:

• Cumprimento das regulamentações de comércio exterior.
• Negociação de melhores condições comerciais com fornecedores estrangeiros.
• Redução de erros que poderiam gerar multas ou atrasos.

3.Otimização financeira:

Neste modelo, a importadora utiliza seus próprios recursos financeiros para adquirir os produtos e pagar os tributos, permitindo à encomendante:

• Preservar seu capital de giro.
• Planejar o pagamento em prazos mais flexíveis.
  Além disso, a encomendante pode evitar a necessidade de habilitação no RADAR Siscomex com grandes limites financeiros.

4.Redução de riscos e custos operacionais:

A importadora assume riscos como:

• Logística internacional.
• Eventuais problemas com a classificação fiscal de mercadorias.
• Custos relacionados ao desembaraço aduaneiro.
  Isso diminui os custos operacionais e os riscos financeiros para a encomendante.

5.Agilidade no processo

A importadora já possui conexões com transportadoras, agentes de carga e despachantes aduaneiros, o que acelera o processo de importação, reduzindo prazos e facilitando a entrega das mercadorias nacionalizadas à encomendante.

 

Como funciona a importação por encomenda

 

A importação por encomenda é um modelo de importação em que uma empresa (encomendante) solicita a compra de produtos de outro país, mas quem realiza todo o processo de importação, incluindo a parte burocrática e logística, é outra empresa (importadora).

Esse tipo de operação facilita a entrada de mercadorias no mercado nacional sem que a encomendante precise lidar diretamente com os aspectos mais complexos da importação.

Veja na sequência, como esse tipo de importação funciona na prática:

1.Negociação com a importadora: O processo começa com a encomendante negociando com a importadora.

A encomendante, que pode ser uma empresa ou até um consumidor final, escolhe os produtos que deseja importar e formaliza o pedido para a importadora.

A importadora, que tem a experiência e a infraestrutura necessária, se encarrega de toda a parte operacional.

2.Formalização do pedido de compra: A importadora realiza a compra dos produtos no exterior com base na solicitação da encomendante.

Na prática, isso inclui a contratação de fornecedores estrangeiros, o fechamento das condições comerciais (preço, prazos, quantidade, etc.) e o pagamento pelo produto.

Nesse momento, a importadora também cuida de todas as exigências legais e aduaneiras internacionais.

3.Transporte internacional: Após a compra, a importadora coordena o transporte internacional das mercadorias, o que envolve escolher a forma de envio e contratar os serviços de uma transportadora internacional.

4.Desembaraço aduaneiro: Ao chegar ao Brasil, a importadora realiza o desembaraço aduaneiro, ou seja, o processo de regularização da mercadoria junto à Receita Federal.

Na prática, isso inclui o pagamento dos impostos de importação (II, IPI, ICMS, etc.) e a verificação da documentação exigida para a entrada legal dos produtos no território nacional.

5.Armazenagem e nacionalização: Após o desembaraço, a mercadoria é entregue ao armazém da importadora para a nacionalização.

A importadora pode também realizar a distribuição do produto para a encomendante ou realizar o repasse para o comprador final, conforme as condições acordadas.

 

Contrato de importação por encomenda

 

O contrato de importação por encomenda é um acordo formal entre duas partes: a encomendante e a importadora.

Esse tipo de contrato estabelece as condições sob as quais a mercadoria será comprada, transportada e entregue, além de definir as responsabilidades, direitos e deveres de ambas as partes envolvidas no processo.

Dentre as principais informações que precisam constar em um contrato dessa natureza, nós podemos destacar:

• Dados da contratante e da contratada;
• Objeto do contrato firmado;
• Responsabilidades das partes;
• Preço e condições de pagamento;
• Prazo de entrega das mercadorias;
• Garantias e responsabilidades por danos;
• Aspectos aduaneiros e de desembaraço;
• Obrigações tributárias;
• Confidencialidade;
• Rescisão do contrato;
• Jurisdição e foro.

Um contrato de importação por encomenda é uma ferramenta essencial para garantir que todas as etapas do processo de importação sejam realizadas de forma clara e segura para ambas as partes.

Ao incluir todas as condições, responsabilidades e direitos das partes envolvidas, o contrato minimiza os riscos de litígios e estabelece um compromisso legal que favorece a confiança entre o encomendante e a importadora.

 

Comparativo entre importação por conta e ordem e importação por encomenda

 

A importação por conta e ordem e a importação por encomenda são regimes aduaneiros que permitem a importação de mercadorias com apoio de terceiros.

Apesar de compartilharem algumas características, existem diferenças importantes entre as opções.

Sendo assim, para facilitar a sua compreensão, preparamos uma tabela comparativa entre os modelos, mas antes de mais nada, considere o seguinte:

• Importação por conta e ordem:

A importadora age como intermediária para o adquirente, ou seja, ela realiza a importação por conta de uma empresa previamente contratante. O adquirente é o responsável por todos os custos e riscos.

• Importação por encomenda

A importadora compra a mercadoria em seu próprio nome e, após a nacionalização, vende ao encomendante. Neste caso, os riscos iniciais recaem sobre a importadora.

 

	IMPORTAÇÃO POR CONTA E ORDEM	IMPORTAÇÃO POR ENCOMENDA
Controle d3a operação	O adquirente tem maior controle sobre o processo, desde a negociação até a entrega final.	O cliente encomendante delega toda a operação à importadora, simplificando seu envolvimento.
Transparência tributária	Os tributos são pagos diretamente pelo adquirente, garantindo maior clareza sobre os custos fiscais.	A importadora concentra os custos tributários até a revenda, facilitando o fluxo para o encomendante.
Redução de custos intermediários	Menores custos administrativos para o adquirente, já que a mercadoria é importada diretamente para ele.	O cliente não precisa gerenciar o processo logístico, economizando tempo e esforço operacional.
Adequação fiscal	Pode ser mais vantajosa fiscalmente para empresas que conseguem gerenciar a carga tributária diretamente.	Ideal para empresas que preferem repassar os encargos tributários da importação à importadora.
Flexibilidade contratual	O adquirente pode negociar diretamente com fornecedores estrangeiros, aumentando seu poder de barganha.	A importadora negocia com fornecedores, reduzindo a necessidade de expertise por parte do encomendante.
Complexidade documental	Requer maior interação e documentação por parte do adquirente.	O cliente não tem controle total sobre os acordos feitos pela importadora com fornecedores estrangeiros.
Responsabilidade tributária	O adquirente é diretamente responsável pelos tributos e possíveis erros fiscais.	A tributação na revenda pode ser mais onerosa devido à incidência de impostos adicionais.
Risco operacional	O adquirente assume os riscos associados à compra e ao transporte desde a origem até o destino final.	A importadora assume o risco comercial até a venda, o que pode gerar custos adicionais na precificação final.
Autonomia da importadora	Depende de uma relação muito próxima com a importadora para garantir que as operações sejam conduzidas conforme acordado.	A importadora tem total autonomia, o que pode limitar a influência do cliente sobre a operação.
Custo total da operação	Pode ser mais caro em situações onde o adquirente não possui estrutura interna para gerenciar os processos.	O custo total é maior devido à margem aplicada pela importadora na revenda ao encomendante.

 

Conclusão

 

Tanto a importação por conta e ordem quanto a importação por encomenda são ferramentas interessantes, mas que devem ser escolhidas de acordo com o perfil e as necessidades do importador.

Empresas que priorizam controle e economia tendem a optar pela conta e ordem, enquanto as que buscam simplicidade e conveniência encontram na encomenda a solução ideal.

 Avaliar os requisitos fiscais, operacionais e financeiros é fundamental para tomar a decisão mais alinhada aos objetivos do negócio.

Se você está procurando uma contabilidade para comércio exterior que esteja preparada para oferecer todo o suporte fiscal e contábil que a sua empresa necessita, entre em contato conosco!