Como funciona o INSS para empresas do Simples Nacional?

Se você está considerando aderir ao Simples Nacional para a sua empresa, é fundamental entender os critérios de elegibilidade, o funcionamento do INSS e os benefícios previdenciários associados.

Neste artigo, vamos detalhar tudo o que você precisa saber para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação e aproveite ao máximo as vantagens desse regime tributário simplificado.

O que é o Simples Nacional?

Criado em 2006, o Simples Nacional é um regime tributário simplificado destinado a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Seu principal objetivo é reduzir a burocracia e a carga tributária, facilitando a vida dos empresários. Nele, os impostos são recolhidos de forma unificada, abrangendo uma série de tributos de competência federal, estadual e municipal.

Critérios de adesão ao Simples Nacional

Para aderir ao Simples Nacional, é necessário que a empresa se enquadre como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), de acordo com o seu faturamento anual:

• Microempresa (ME): faturamento de até R$ 360 mil nos últimos 12 meses.
• Empresa de Pequeno Porte (EPP): faturamento entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões nos últimos 12 meses.
• (Há também o Microempreendedor Individual (MEI), com faturamento até R$ 81 mil/ano, que é um caso à parte com regras simplificadas.)

Além do limite de faturamento, a empresa não pode exercer atividades econômicas impeditivas (algumas atividades financeiras, por exemplo, não podem optar). Uma vez dentro do Simples, a empresa recolhe os tributos por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que explicaremos a seguir, incluindo a parte do INSS.

Funcionamento do INSS para empresas do Simples Nacional

Uma das grandes vantagens do Simples Nacional é a simplificação no recolhimento dos tributos através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Este documento reúne diversos impostos, proporcionando uma gestão tributária mais ágil e menos onerosa para as empresas. Entre os tributos incluídos estão:

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
• PIS (Programa de Integração Social)
• Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, quando devido)
• ISS (Imposto Sobre Serviços, quando devido)
• CPP (Contribuição Patronal Previdenciária, relativa ao INSS)

o que é a CPP?

A CPP é a contribuição previdenciária patronal – ou seja, a parcela de INSS de responsabilidade da empresa sobre a folha de pagamento. Em outras palavras, é o INSS a cargo do empregador (empresa) incidente sobre os salários dos empregados e o pró-labore dos sócios. No regime do Simples Nacional, essa contribuição patronal (CPP) geralmente já está incluída no DAS, ou seja, a empresa paga junto com os outros tributos, e a Receita repassa a parte do INSS para a Previdência​ Isso simplifica bastante o cumprimento dessa obrigação, pois a empresa não precisa calcular e recolher à parte os 20% de INSS patronal na maioria dos casos.

A seguir, veremos que há exceções em que o INSS patronal não é recolhido via DAS e precisa de guia separada – isso depende do anexo em que a empresa se encaixa.

Leia mais sobre: Tudo sobre o INSS para o empresário

Diferenças entre os anexos do Simples e impacto no INSS

O Simples Nacional possui 5 anexos, que são tabelas de alíquotas distintas conforme a atividade exercida pela empresa. Cada anexo corresponde a um tipo de atividade e traz faixas de faturamento com alíquotas progressivas: quanto maior o faturamento anual, maior a alíquota efetiva de tributos. Em termos gerais:

• Anexo I: comércio (lojas, comércio atacadista/varejista). Possui as menores alíquotas iniciais – por exemplo, para faturamento pequeno a taxa integrada começa em cerca de 4% do faturamento e pode chegar a aproximadamente 11% a 19% nas faixas mais altas​
  .
• Anexo II: indústria (fabricação e empresas industriais em geral). Alíquotas iniciais em torno de 4.5%, também crescendo conforme as faixas de receita (máximo em torno de 12% a 30%, dependendo do tipo de produto e impostos inclusos).

• Anexo III: serviços em geral (atividades de serviços não listadas nos anexos IV ou V, ou que cumpram certas condições). Possui alíquotas iniciais relativamente baixas (por volta de 6%) e máximas em torno de 17% a 33% (varia bastante conforme faturamento)​

• Anexo IV: serviços específicos de mão de obra intensiva, como construção de imóveis, serviços de limpeza, vigilância/segurança, obras e alguns serviços de administração de pessoal, entre outros previstos em lei. As alíquotas do DAS vão de cerca de 4.5% até 22% (pois não incluem a CPP – explicaremos adiante).

• Anexo V: outros serviços (profissionais, intelectuais, etc., não enquadrados no III ou IV). Tem alíquotas iniciais mais altas (por volta de 15% na primeira faixa, podendo chegar a aproximadamente 30% ou mais nas últimas faixas) se comparado ao Anexo III. Algumas empresas de serviços podem alternar entre Anexo III e V dependendo do chamado Fator R (proporção da folha de salários sobre o faturamento): se essa proporção for maior ou igual a 28%, a atividade pode tributar pelo Anexo III (mais vantajoso); se for menor, fica no Anexo V (alíquotas maiores). Isso afeta a carga tributária total, mas não muda o tratamento do INSS patronal, pois nos dois casos a CPP continua dentro do DAS (desde que não seja atividade do Anexo IV).

Percebe-se que cada anexo tem faixas de alíquota diferentes, englobando todos os tributos. Porém, quando falamos especificamente de INSS (CPP), a principal diferença é: empresas enquadradas no Anexo IV não têm a contribuição previdenciária patronal incluída no Simples. Nesses casos, a CPP não vem na guia DAS, e a empresa é responsável por recolher à parte os 20% de INSS patronal sobre os salários e pró-labore. 

Já as empresas dos Anexos I, II, III e V recolhem a CPP dentro do DAS – ou seja, não pagam os 20% separadamente, pois essa obrigação patronal já está sendo cumprida via Simples

Em resumo, se sua empresa atua em atividades do Anexo IV, a carga do INSS será paga parcialmente fora do Simples (20% sobre a folha, guia separada). Nas atividades enquadradas nos demais anexos, todo o INSS patronal devido já está contemplado no DAS, tornando mais simples a rotina de pagamentos. Mais adiante detalharemos quando e como fazer esse recolhimento separado nos casos necessários.

(Nota: é possível uma empresa ter mais de uma atividade, enquadrada em anexos diferentes. Nessa situação, a tributação do Simples é calculada proporcionalmente para cada atividade. Se qualquer atividade for de Anexo IV, a empresa terá sim a obrigação de recolher à parte o INSS patronal referente aos empregados daquela atividade).

Quando é preciso recolher o INSS em guia separada (DARF)?

Como vimos, na maior parte dos casos o INSS patronal é pago dentro do DAS mensal do Simples. Porém, há situações em que a empresa precisa gerar uma guia separada (GPS ou DARF) para recolher contribuições previdenciárias, fora do Simples. As principais são:

1. Empresas enquadradas no Anexo IV do Simples: Nessa categoria (que inclui construção civil, limpeza, vigilância etc.), a contribuição patronal de 20% sobre a folha não está incluída no DAS

2. Contribuição sobre o pró-labore dos sócios: A remuneração paga aos sócios administradores (pró-labore) não faz parte do DAS e sempre requer recolhimento à parte. Nesse caso, independentemente do anexo, a empresa deve descontar a contribuição do sócio e recolher ao INSS. Vamos detalhar esta obrigação no próximo tópico, pois envolve o pagamento de 11% de INSS sobre o valor do pró-labore do sócio, via DARF/GPS específico.

​3. INSS descontado dos empregados: Aqui não se trata exatamente de uma contribuição “a mais”, mas vale lembrar: toda empresa, inclusive do Simples, que tenha funcionários contratados (CLT) deve recolher, além do DAS, a parcela de INSS que é descontada do salário dos empregados. Todo mês, ao processar a folha de pagamento, a empresa retém uma porcentagem do salário bruto de cada colaborador (segundo a tabela de INSS para empregados, que é progressiva por faixa salarial) e deve repassar esses valores ao INSS dentro do prazo legal. Esse recolhimento é feito via guia previdenciária mensal (atualmente unificada no mesmo DARF gerado pelo sistema da DCTFWeb/eSocial). Portanto, a parte do INSS dos empregados é sempre paga separadamente do DAS. O DAS cobre apenas a parcela patronal nos anexos em que ela está inclusa; já a parcela do trabalhador é obrigação distinta e não está no DAS.

Em resumo, fora essas situações (Anexo IV e contribuições sobre folha/pró-labore), não há outro pagamento extra de INSS além do DAS. Se sua empresa não é Anexo IV, você paga o DAS e cuida apenas de recolher os valores retidos dos funcionários e dos sócios. Se é Anexo IV, precisa acrescentar o pagamento dos 20% patronais. No próximo item, explicaremos o caso específico do pró-labore dos sócios com mais detalhes, já que é uma dúvida comum entre empreendedores.

Assim, a empresa deve calculá-la e recolhê-la por conta própria, todo mês, à parte. O recolhimento atualmente é feito via DARF específico do INSS (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), gerado pelo sistema da Receita/E-Social, ou por GPS (Guia da Previdência Social) nos casos aplicáveis​. Em outras palavras, empresas do Anexo IV pagam o DAS (que engloba os demais tributos) e mais 20% de INSS sobre os salários e pró-labores em uma guia adicional.

Contribuição previdenciária sobre o pró-labore dos sócios

Os sócios que trabalham na empresa (sócios-administradores) normalmente fazem uma retirada mensal chamada pró-labore – que é, basicamente, o “salário” dos sócios pelo trabalho realizado na administração do negócio. Mesmo estando no Simples Nacional, os sócios devem contribuir para o INSS sobre o pró-labore, assim como qualquer trabalhador autônomo ou com carteira assinada contribui sobre seus rendimentos​.

Essa contribuição garante que o sócio tenha direito à aposentadoria futuramente, além de outros benefícios previdenciários (auxílio-doença, salário-maternidade, etc.), equiparando-os a um contribuinte individual do INSS.

Qual valor de pró-labore estabelecer?

Não existe um valor fixo determinado em lei, mas a Receita Federal recomenda que seja pelo menos equivalente ao salário mínimo vigente​

Assim, presume-se que o sócio trabalhe e receba ao menos o mínimo para sua subsistência e contribuição. Claro que pode ser maior, dependendo das funções e do porte da empresa, mas evitar ter pró-labore “zero” ou irrisório é importante para não caracterizar tentativa de evitar a contribuição previdenciária.

Como calcular o INSS do pró-labore?

Sobre o valor bruto do pró-labore definido, aplica-se 11% de INSS, que é a alíquota do contribuinte individual (sócio) para a Previdência Social​

E a parte patronal sobre o pró-labore?

• Se a empresa não for do Anexo IV, não é necessário pagar os 20% patronais sobre o pró-labore do sócio. Isso porque, nessas empresas, a CPP patronal já está incluída no DAS (o sócio, no caso, é equiparado a um contribuinte individual prestador de serviço para a empresa). Assim, recolhe-se apenas os 11% do próprio sócio.

• Se a empresa for do Anexo IV, então sim, deve-se pagar também os 20% de INSS patronal sobre o valor do pró-labore, além dos 11% retidos do sócio. Nesse caso, a empresa recolhe em sua guia de INSS (DARF) tanto a contribuição patronal dos funcionários quanto a dos sócios (20% do pró-labore), junto com as retenções de 11%. Ou seja, empresas do Anexo IV arcam com uma carga previdenciária maior sobre o pró-labore (semelhante às empresas fora do Simples), enquanto as demais empresas do Simples têm isenção dessa parte patronal.

Por que contribuir sobre pró-labore?

Além de ser uma obrigação legal, contribuir sobre o pró-labore assegura proteção previdenciária aos sócios. Pagando regularmente, o sócio mantém qualidade de segurado do INSS, contando tempo para aposentadoria por idade ou por tempo de contribuição (caso volte a existir), e garantindo direito a benefícios como auxílio-doença e aposentadoria por invalidez, por exemplo. Se o sócio não recolhe nada, ele fica descoberto no sistema previdenciário (a não ser que contribua de outra forma, como facultativo), o que pode representar perda de direitos no futuro. Portanto, é do interesse do próprio empreendedor contribuir e se manter em dia.

Dica: Formalize o pró-labore dos sócios desde o início das operações da empresa. Mantenha essa retirada registrada (pró-labore mensal com recibos/contra-cheques) e pague o INSS em dia. Isso evita problemas com o fisco (que pode questionar a ausência de pró-labore) e garante segurança para o sócio. Lembre-se que distribuição de lucros não paga INSS, mas para ter somente distribuição de lucros (sem nenhum pró-labore) a empresa precisaria não ter efetiva atuação dos sócios no negócio – cenário pouco comum na prática.

Funcionamento do INSS Patronal

A contribuição patronal, vinculada ao INSS, é recolhida pela Receita Federal do Brasil. Empresas optantes pelo Simples Nacional recolhem o INSS Patronal via DAS, exceto aquelas enquadradas no anexo IV, que incluem atividades como limpeza, vigilância e construção. Essas empresas devem recolher 20% do INSS patronal sobre a folha de pagamento através do DARF INSS.

INSS Patronal: Cálculo, alíquotas e dúvidas 

Benefícios previdenciários para empregados

Se a sua empresa possui funcionários registrados (celetistas), as obrigações previdenciárias em relação a eles funcionam de forma semelhante a qualquer outra empresa, com algumas facilidades por estar no Simples:

• Registro e folha de pagamento: Cada funcionário deve ser registrado, com salário definido, e a folha calculada mensalmente. Sobre cada salário, a empresa desconta a contribuição do empregado para o INSS (percentual estabelecido por faixas, de 7,5% a 14% conforme o salário – essas alíquotas são determinadas pela Reforma da Previdência de 2019). Esse valor retido do empregado deve ser repassado ao INSS via guia específica, como mencionado antes. Mesmo empresas do Simples devem recolher esses valores descontados, pois não estão inclusos no DAS.

• Parte patronal da empresa: Além do desconto do funcionário, incide o INSS a cargo da empresa (20% sobre a folha). Entretanto, no Simples Nacional, essa parcela patronal está dispensada para empresas dos Anexos I, II, III e V, pois já foi paga dentro do DAS.​ Nesses casos, na guia mensal de INSS gerada (via eSocial), a empresa informará a isenção da CPP e não pagará os 20% novamente. Já para empresas do Anexo IV, a empresa deve recolher os 20% sobre os salários dos funcionários normalmente (porque o DAS não cobre essa contribuição). Além disso, todas as empresas (de qualquer regime) recolhem outras contribuições sobre a folha, como o FGTS (Fundo de Garantia) – mas o FGTS não tem relação com INSS/Seguridade Social e não faz parte do Simples, sendo pago à parte.

• Benefícios garantidos aos empregados: Pagando corretamente o INSS (parte do empregado e parte da empresa), seus funcionários terão direito aos benefícios previdenciários, tais como aposentadoria, auxílio-doença, salário-maternidade, pensão por morte (para dependentes), auxílio-acidente, entre outros​. Ou seja, a contribuição previdenciária é o que garante proteção social ao trabalhador. Em caso de afastamento por doença, por exemplo, após 15 dias a responsabilidade de pagar se transfere ao INSS – o empregado só receberá o auxílio-doença se as contribuições estiverem em dia. O mesmo vale para contagem de tempo para aposentadoria: cada mês trabalhado só conta oficialmente se a contribuição correspondente for recolhida.

• Direitos trabalhistas e fiscalização: Estar em dia com o INSS dos funcionários também é requisito para a empresa cumprir a legislação trabalhista. O Ministério do Trabalho e a Receita Federal podem fiscalizar folhas de pagamento e cobrar contribuições não recolhidas. Além disso, para emitir a CND (Certidão Negativa de Débitos) da Receita/Previdência – documento necessário para participar de licitações, obter financiamentos ou mesmo para a empresa encerrar atividades sem pendências –, é preciso que todos os valores de INSS dos empregados estejam quitados. Assim, manter a regularidade evita problemas legais e reforça a segurança dos direitos do colaborador.

O que acontece se a empresa não pagar o INSS do funcionário?

Por lei, o empregador é o responsável por recolher e repassar as contribuições, conforme determina o artigo 30, inciso I, alínea “a”, da Lei nº 8.212/1991. Se isso não ocorrer, o empregado não será prejudicado em seus direitos de forma definitiva: ele pode comprovar o vínculo empregatício por meio de documentos como a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), que tem presunção relativa de veracidade, mesmo que as contribuições não constem no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

Nesses casos, o INSS pode cobrar a empresa pelos valores devidos, acrescidos de juros e multas. No entanto, situações assim causam transtornos sérios. O trabalhador pode ter o benefício negado ou atrasado por falta de registro das contribuições, ficando desamparado até a empresa regularizar.

Em última instância, ele pode acionar a Justiça do Trabalho ou a Justiça Federal para garantir seus direitos. Portanto, deixar de pagar o INSS corretamente é extremamente prejudicial ao funcionário e gera passivos para a empresa, que será cobrada com encargos financeiros e poderá responder judicialmente.

Planilha de Cálculo

Funcionário na Empresa

BAIXE GRÁTIS

Passo a Passo para adesão ao INSS pelo Simples Nacional

Para garantir que sua empresa esteja em conformidade com o Simples Nacional e os requisitos do INSS, siga o passo a passo abaixo:

• Verifique a elegibilidade: Confirme se sua empresa se enquadra como ME ou EPP com base no faturamento anual.

• Realize a inscrição no Simples Nacional: Acesse o Portal do Simples Nacional e faça a inscrição da sua empresa.

• Calcule as Alíquotas: Identifique em qual anexo sua empresa se enquadra e calcule as alíquotas aplicáveis.

• Recolha o DAS: Emitir e pagar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional mensalmente.

• Retirada de Pró-Labore: Estabeleça e registre o pró-labore dos sócios, garantindo a contribuição previdenciária de 11%.

• Recolhimento do INSS Patronal: Para empresas enquadradas no anexo IV, recolha 20% do INSS patronal sobre a folha de pagamento via DARF INSS.

• Mantenha a regularidade: Certifique-se de que todas as contribuições estão em dia para evitar problemas legais e garantir os benefícios previdenciários.

Penalidades para quem não cumpre as obrigações do INSS

Não cumprir adequadamente as obrigações previdenciárias pode sair muito caro para a empresa. As penalidades vão desde multas financeiras até consequências mais graves. Veja algumas das principais:

• Multa por atraso no pagamento: Se a empresa deixar de recolher o INSS (seja das guias do DAS ou das contribuições fora do DAS) no prazo, incide multa e juros de mora. A multa de mora é de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% do valor devido. Ou seja, se passar 60 dias, atinge o teto de 20% sobre o montante não pago. Além disso, são cobrados juros calculados pela taxa SELIC (taxa básica de juros) acumulada mensalmente, enquanto durar o atraso. Quanto mais tempo demorar para regularizar, maior será o acréscimo.

• Multa por falta de recolhimento (em caso de fiscalização): Se a empresa não pagou e o débito for apurado em fiscalização da Receita, pode ser caracterizado como infração. Nesses casos, aplica-se geralmente uma multa mais pesada, que pode chegar a 75% do valor devido (multa de ofício por falta de pagamento/omissão)​.

•  

  Por exemplo, a falta de retenção de INSS em serviços tomados (cessão de mão de obra) tem multa de 75% sobre o valor não retido​. Assim, é muito arriscado “deixar para depois”: se a Receita detectar, as penalidades são bem maiores do que a multa espontânea por atraso.

• Juros moratórios: Conforme mencionado, além das multas há os juros. A taxa de juros é a SELIC acumulada mensalmente a partir do mês seguinte ao do vencimento. Na prática, se a empresa atrasar alguns meses, pagará os valores corrigidos com a Selic de cada mês de atraso, mais 1% de juros no mês do pagamento. Isso pode representar um acréscimo significativo, especialmente em períodos de juros altos.

• Exclusão do Simples Nacional: Manter débitos tributários em aberto pode comprometer a permanência da empresa no Simples. A legislação do Simples prevê que a empresa pode ser excluída do regime se tiver débitos fiscais federais (incluindo INSS, que hoje é administrado pela Receita) não regularizados. Todo ano, o Governo faz um pente-fino e notifica empresas devedoras para regularizarem sob pena de desenquadramento. Se a empresa for excluída, terá que recolher impostos em outro regime (Lucro Presumido/Real), com carga possivelmente maior. Portanto, pagar o INSS em dia também é essencial para continuar no Simples Nacional sem riscos.

• Impedimentos legais e operacionais: Como citado, a falta de pagamento do INSS impede a obtenção da Certidão Negativa de Débitos (CND). Sem a CND, a empresa encontra obstáculos para participar de licitações públicas, obter certas licenças, vender o negócio ou até obter empréstimos bancários (muitas instituições exigem certidões em dia). Além disso, em caso de fiscalização trabalhista, a empresa pode ser autuada se constatado ausência de recolhimentos, gerando mais multas administrativas.

• Apropriação indébita previdenciária (crime): A situação mais grave é quando a empresa desconta do empregado o INSS e não repassa aos cofres públicos. Nesse caso, a legislação caracteriza como crime de apropriação indébita previdenciária (Art. 168-A do Código Penal). Ou seja, reter valores dos funcionários e não pagar é considerado apropriar-se de um dinheiro que pertence à Previdência​. A pena prevista é de 2 a 5 anos de reclusão, mais multa​. É claro que a intenção aqui não é assustar, mas sim alertar que não se deve, em hipótese alguma, usar o dinheiro do INSS dos funcionários para outro fim. Caso a empresa passe por dificuldades, é preferível buscar um parcelamento do débito junto à Receita do que simplesmente não pagar – a primeira parcela já elimina a configuração de crime (pois mostra intenção de quitar). Em resumo: descontou do colaborador, deve pagar religiosamente.

Em face de todas essas potenciais penalidades, fica evidente que manter os recolhimentos previdenciários em dia é imprescindível. Além de evitar custos adicionais e problemas legais, isso demonstra responsabilidade da empresa com seus trabalhadores e sócios. A Previdência Social desempenha um papel crucial na proteção de todos, e o empreendedor, ao cumprir sua parte, contribui para esse sistema e mantém seu negócio regularizado.

Como a CLM Controller pode ajudar

Cumprir corretamente o recolhimento do INSS dentro do Simples Nacional garante que sua empresa aproveite as facilidades do regime sem abrir mão da segurança previdenciária. Lembre-se de verificar em qual anexo sua empresa se encaixa, recolher o DAS mensalmente e, quando aplicável, fazer os pagamentos extras (pró-labore dos sócios e INSS patronal em separado, no caso do Anexo IV). Com uma rotina organizada, você evita multas, mantém acesso a certidões negativas e assegura que tanto sócios quanto funcionários tenham seus direitos garantidos.

Administrar um negócio envolve muitas obrigações, mas você não precisa fazer isso sozinho. Conte com profissionais de contabilidade ou consultoria para orientá-lo. A CLM Controller contabilidade, por exemplo, pode ajudar desde a escolha do regime tributário mais adequado até a gestão contínua dos tributos e obrigações previdenciárias da sua empresa. Nossa equipe está pronta para auxiliar você a manter tudo em conformidade com a legislação vigente, evitando problemas e permitindo que foque no crescimento do seu negócio.

Está pensando em aderir ao Simples Nacional? Entre em contato com a CLM Controller e descubra como podemos ajudar sua empresa a crescer de forma segura e eficiente!