O que eu devo fazer quando um Auditor Fiscal chegar em minha empresa?                                         

A visita de um Auditor Fiscal à sua empresa é um momento crucial, frequentemente repleto de dúvidas sobre os procedimentos adequados. Com isso em mente, estamos aqui para oferecer algumas orientações valiosas sobre como se comportar ao receber a visita de um fiscal.

[Artigo]: Saiba como se preparar para uma auditoria

É importante criar um ambiente reservado para receber um Auditor Fiscal?

Ao receber o Auditor Fiscal em sua empresa, é fundamental garantir um espaço reservado para a reunião. Evite constrangimentos na frente de clientes e funcionários ao conduzir a conversa em um ambiente privado. Escolha uma sala ou local apropriado onde você ou um representante designado possa discutir as questões de forma discreta.

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É importante ter um representante de confiança para a reunião com o Auditor Fiscal?

Para uma abordagem mais eficiente ao receber um Auditor Fiscal em sua empresa, destaque uma pessoa de confiança para liderar a interação. Esta pessoa pode ser você ou um membro experiente da equipe com conhecimento sólido sobre os assuntos fiscais da empresa, em colaboração com o contador ou advogado tributarista de sua confiança. Certifique-se de obter a autorização do fiscal para que ele possa discutir as questões diretamente com o contador, se necessário. Ter alguém com conhecimento prévio sobre a parte fiscal da empresa é essencial para garantir uma comunicação eficaz durante a visita do Auditor Fiscal.

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Devo solicitar a identificação e o motivo da visita do Auditor Fiscal?

Ao receber o Auditor Fiscal em sua empresa, é crucial pedir sua identificação oficial e questionar o propósito de sua visita. Essa etapa é fundamental para entender a natureza da fiscalização e cooperar de maneira eficaz. Por exemplo, o fiscal pode estar conduzindo uma auditoria relacionada à conformidade dos documentos trabalhistas da empresa, fiscalização estadual vinculada às operações de compra e venda de mercadorias ou até mesmo uma fiscalização municipal para verificar as operações de prestação de serviços.

documentos trabalhistas da empresa, fiscalização estadual vinculada às operações de compra e venda de mercadorias ou até mesmo uma fiscalização municipal para verificar as operações de prestação de serviços.

É importante notar que o fiscal sempre deve apresentar uma intimação de início da fiscalização e fornecer um pedido por escrito, detalhando as informações necessárias para a sua investigação. Como parte das melhores práticas, você pode verificar a validade da intimação nos portais federais, estaduais e em alguns casos municipais para confirmar sua autenticidade. Ter alguém com conhecimento básico sobre as questões fiscais da empresa é crucial para conduzir esse processo com confiança e eficiência.

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E se eu ficar nervoso durante a visita do Auditor Fiscal?

Ao receber o Auditor Fiscal, é essencial manter a serenidade e a calma. Todas as solicitações devem ser feitas por escrito e com prazos definidos. Portanto, é recomendável contar com o apoio de um contador e/ou advogado nesse momento. Lembre-se de que, em caso de autuação, você terá a oportunidade de se defender.

É importante ressaltar que existem situações de falsas fiscalizações, mesmo com identificação e intimação aparentemente legítimas. Muitas vezes, esses golpes envolvem pedidos de vantagens durante o atendimento. Portanto, seja cauteloso e sempre procure orientação do seu contador. Não caia em golpes e proteja os interesses da sua empresa de maneira responsável.

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Posso solicitar um prazo para entrega dos documentos?

Ao lidar com um auditor fiscal, não é obrigatório fornecer todos os documentos imediatamente. Se você estiver em dúvida sobre a necessidade de entregar um documento específico e não tiver acesso ao seu contador, é recomendável solicitar por escrito um prazo razoável para apresentar a documentação.

Lembre-se de que, em casos de autuação, você terá a oportunidade de incluir documentos adicionais como parte do processo de contestação tanto na esfera administrativa quanto, se necessário, na judicial. Portanto, solicitar um prazo para a entrega de documentos pode ajudar a garantir que você forneça informações precisas e completas dentro do prazo estipulado, de acordo com as normas fiscais aplicáveis.

[Leia sobre]: Auditoria especializada CLM Controller

Devo protocolar a entrega dos documentos para o Auditor Fiscal?

É crucial entregar todos os documentos solicitados ao Auditor Fiscal mediante um protocolo formal. Esse protocolo de entrega desempenha um papel fundamental, pois pode servir como prova de que a documentação foi fornecida, caso surjam questionamentos posteriores no auto de infração em relação à ausência ou recusa da empresa em fornecer documentos obrigatórios. Certifique-se de que o protocolo inclua detalhes como data, hora e assinatura do auditor fiscal ou de um representante da empresa, para manter um registro claro e confiável da entrega dos documentos. Isso pode ajudar a evitar problemas futuros e a garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais.

[Artigo]: Obrigações Tributárias de uma empresa

Conclusão

Ao receber a visita de um auditor fiscal em sua empresa, é fundamental seguir esse conjunto de boas práticas para garantir uma interação eficiente e proteger os interesses do seu negócio.

Seguindo essas diretrizes, você estará preparado para enfrentar uma auditoria fiscal com confiança e responsabilidade. Lembre-se de que a colaboração transparente com as autoridades fiscais é fundamental, ao mesmo tempo em que você protege os interesses do seu negócio. Mantenha-se informado e consulte sempre um profissional experiente para orientação adicional em questões fiscais.

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